Datganiad diogelu data i gynfyfyrwyr a chyfeillion Prifysgol Caerdydd

Sut rydym yn rheoli, defnyddio ac yn cadw eich data fel cynfyfyriwr neu gyfaill i Brifysgol Caerdydd.

Fel cynfyfyrwyr neu gyfeillion Prifysgol Caerdydd, byddwn yn defnyddio eich manylion i gysylltu gyda chi drwy'r post, ebost, ffôn, neges destun a/neu'r cyfryngau cymdeithasol. Byddwn yn cydymffurfio gydag unrhyw ddewisiadau rydych wedi mynegi. Gallwch chi hefyd ddewis sut rydym ni'n cysylltu â chi a gallwch chi dad-danysgrifio o unrhyw gyfrwng cyswllt wrth Brifysgol Caerdydd. Rhowch wybod i ni beth sydd yn well gennych. Byddwn yn cysylltu â chi i roi gwybod i chi am unrhyw ddatblygiadau yn hanes Prifysgol Caerdydd, ei myfyrwyr, ei staff a'i chynfyfyrwyr.

Byddwn ni hefyd yn rhoi cyfleoedd i chi i ymgysylltu gyda'r Brifysgol fel llysgennad, cyfaill neu gefnogwr. Gallai hyn gynnwys codi arian, lle byddwn yn gofyn i chi gefnogi cenhadaeth y Brifysgol i greu a rhannu gwybodaeth ac addysgu, er lles pawb.

Mae'ch data yn cael ei gadw'n ddiogel yn unol â'r Ddeddf Gwarchod Data. Ni fydd eich data yn cael ei ddatgelu i unrhyw sefydliadau allanol heblaw am y rhai hynny sy'n gweithredu fel asiantaethau ar ran y Brifysgol ac sydd wedi arwyddo cytundebau cyfrinachedd llym. Nid yw'r data byth yn cael ei 'werthu' i unrhyw elusennau neu gwmnïau eraill.

Mae Prifysgol Caerdydd yn cadw manylion enw, cyfeiriad a gwybodaeth gyswllt arall (os yw'n hysbys) a gwybodaeth am eich cwrs/cyrsiau gradd ym Mhrifysgol Caerdydd (neu sefydliad blaenorol). Efallai byddwn hefyd yn cadw data am gyfraniadau, manylion busnes, cyfeiriadau cyfryngau cymdeithasol, cysylltiadau ffôn ac ebost, a/neu wybodaeth benodol rydych wedi ei rhoi i ni drwy gyfrwng ymatebion arolygon ayyb.

Er mwyn cynnal cywirdeb data, efallai y byddwn yn dod o hyd i ac yn cadw gwybodaeth sydd ar gael o ffynonellau cyhoeddus dibynadwy. Mae codi arian i gefnogi'r Brifysgol yn rhan bwysig o'n gwaith elusennol, felly o bosibl byddwn ni'n cynnal arolygon i ystyried os oes modd i unigolion i gyfrannu.

Datganiad preifatrwydd Datblygu a Chysylltiadau Cynfyfyrwyr

Nod y datganiad preifatrwydd

Mae eich perthynas â Phrifysgol Caerdydd, fel rhywun sydd wedi graddio o Brifysgol Gaerdydd (cynfyfyriwr), cyfaill neu gefnogwr, yn bwysig i ni. Rydym eisiau sicrhau ei bod yn berthynas sy’n seiliedig ar ymddiriedaeth, a bod gennych wybodaeth glir am sut rydym yn casglu, storio, rheoli a diogelu eich data personol. Mae'r datganiad preifatrwydd hwn yn esbonio’r ffordd y mae’r Adran Datblygu a Chysylltiadau Cynfyfyrwyr yn gwneud hynny; mae hefyd yn nodi’r mathau o ddata sydd gennym, a sut rydym yn defnyddio data i gyfathrebu â chi a darparu gwasanaethau ar eich cyfer. Ein nod yw bod yn glir ynghylch pryd y byddwn yn casglu eich gwybodaeth bersonol, ac rydym yn bwriadu gwneud y pethau y byddech yn eu disgwyl yn rhesymol yn unig.

Pwy ydym ni a beth rydym yn ei wneud

Mae Adran Datblygu a Chysylltiadau Cynfyfyrwyr Prifysgol Caerdydd yn rheoli ein perthynas â chynfyfyrwyr a chefnogwyr, trwy roi’r wybodaeth ddiweddaraf am newyddion a gwaith ymchwil Prifysgol Caerdydd; cyhoeddiadau; digwyddiadau; cynnig cyfleoedd gwirfoddoli; a rheoli a hwyluso manteision ar gyfer cynfyfyrwyr. Rydym yn bwynt cyswllt cyntaf i gynfyfyrwyr ymgysylltu â’r Brifysgol, er enghraifft, eich helpu i gael mynediad at eich trawsgrifiad yn ôl yr angen. Mae’r adran hefyd yn codi arian er mwyn cefnogi myfyrwyr, datblygiadau a gwaith ymchwil Prifysgol Caerdydd – trwy roddion, cymynroddion a rhoddion er cof, a digwyddiadau codi arian yn y gymuned, megis trwy Hanner Marathon Caerdydd a chan ddefnyddio JustGiving. Mae’r adran hefyd yn helpu i reoli a datblygu partneriaethau strategol Prifysgol Caerdydd gyda diwydiannau a sefydliadau eraill. Mae gennym gronfeydd data sy'n cynnwys gwybodaeth bersonol am ein cynfyfyrwyr, ein cyfeillion a’n cefnogwyr er mwyn ein galluogi i wneud y gweithgareddau hyn.

Sut rydym yn casglu data

Caiff gwybodaeth am fyfyrwyr ei throsglwyddo i’r Adran Datblygu a Chysylltiadau Cynfyfyrwyr pan mae eu hastudiaethau yn dod i ben, yn unol â’r hysbysiad diogelu data ar gyfer myfyrwyr ac ymgeiswyr. Gallwn gasglu data am fyfyrwyr cyn iddynt gwblhau eu hastudiaethau os ydynt yn rhyngweithio â’r adran, er enghraifft fel rhai sy’n codi arian, mynd i ddigwyddiadau neu sy’n derbyn ysgoloriaeth rydym yn gyfrifol amdani. Yn bennaf, chi sy’n darparu’r data sydd gennym. Yn ogystal, os ydych yn rhyngweithio ag adrannau, colegau neu ysgolion eraill yn y Brifysgol, mae’n bosibl y byddwn hefyd yn cael data gan y meysydd hynny. Gallwn hefyd gael gwybodaeth gan grwpiau neu gymdeithasau cydnabyddedig yn y Brifysgol. Gall Undeb Myfyrwyr Prifysgol Caerdydd hefyd roi gwybodaeth i ni am eich aelodaeth â chymdeithas i fyfyrwyr, cyrsiau neu gyflawniadau sy’n cael eu cydnabod ar eich Adroddiad Cyflawniad Addysg Uwch (HEAR), neu ynghylch llywodraethu myfyrwyr neu swyddi a oedd efallai gennych.

Os ydych yn rhyngweithio â Phrifysgol Caerdydd trwy drydydd parti (er enghraifft, ein cefnogi drwy dudalen JustGiving neu ymgysylltu â ni drwy ein platfform rhwydweithio cynfyfyrwyr), yna gallwn gasglu gwybodaeth amdanoch gan y trydydd parti hwnnw. Mae derbyn data gan yr adran yn y modd hwn yn amodol ar bolisi preifatrwydd y trydydd parti ei hun. Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth ddaearyddol (dinas/gwlad) ynghylch ble mae rhyngweithio electronig yn digwydd (er enghraifft, darllen ebost). Gellir cael rhestr o’r partïon rydym yn cysylltu â nhw yn y modd hwn ar gais. Nid yw’r data a gesglir yn y modd hwn yn cael ei drin yn wahanol i unrhyw ddata arall sydd gan yr Adran Datblygu a Chysylltiadau Cynfyfyrwyr, ac mae’n cael ei gadw yn unol â thermau’r datganiad preifatrwydd hwn cyn gynted ag y mae’n dod i law.

Gallwn ychwanegu data gan ein partneriaid a data sydd ar gael yn gyhoeddus at y data sydd gennym gan y Brifysgol. Rydym yn defnyddio chwiliadau wedi'u targedu ar y rhyngrwyd, a gallwn chwilio gwefannau er mwyn cael gafael ar y data, a chynnal pa mor fanwl ydyw. Mae'r canlynol yn enghreifftiau o'r ffynonellau a ddefnyddiwn:

Ffynonellau cyhoeddus ar gyfer cwmnïau (er mwyn dod o hyd i ddata personol gweithwyr y cwmnïau hynny, ac ati.):

• Tŷ’r Cwmnïau ac adnoddau eraill sy'n ymwneud â byd busnes (rhad ac am ddim a thrwy danysgrifio) ar gyfer cwmnïau'r DU
• Gwarantau'r UD a Chomisiwn Cyfnewid ar gyfer cwmnïau'r UD
• Gwefannau cwmnïau

Ffynonellau cyhoeddus ar gyfer elusennau (er mwyn dod o hyd i ddata gweithwyr, ymddiriedolwyr ac ati'r elusennau hynny, a dod o hyd i wybodaeth am gyfraniadau a chefnogaeth):

• Y Comisiwn Elusennau a ffynonellau eraill ar y rhyngrwyd ar gyfer sefydliadau nid-er-elw'r DU
• GuideStar US ar gyfer sefydliadau nid-er-elw'r UD

Ffynonellau cyhoeddus ar gyfer unigolion:

• Sunday Times Rich List
• Rhestr Anrhydeddau'r Frenin
• LinkedIn, i wirio manylion busnes
• Cronfa ddata cenedlaethol y Post Brenhinol am unrhyw newid cyfeiriad (NCOA).

Cyn ceisio neu dderbyn rhoddion sylweddol, mae'n ofynnol i ni gynnal diwydrwydd dyladwy, sy’n cynnwys adolygu data personol sydd ar gael yn gyhoeddus sy'n ymwneud ag euogfarnau troseddol a throseddau'r rhoddwr. Mae'r canlynol ymhlith y ffynonellau a ddefnyddir:

• Nexis UK
• DDIQ

Sylwer hefyd y gallai rhywfaint o'r data personol a broseswn gynnwys yr hyn a elwir yn ddata 'categori arbennig' neu 'sensitif' amdanoch, er enghraifft, gwybodaeth am eich tarddiad ethnig neu gredoau gwleidyddol, athronyddol neu grefyddol. Byddwn ond yn prosesu gwybodaeth o'r fath pan mae'n berthnasol o ran ein perthynas barhaus gyda chi, a'ch bod naill ai wedi rhoi'r wybodaeth hon i ni'n uniongyrchol, neu'ch bod wedi peri iddi fod ar gael yn gyhoeddus.

Ein cyfrifoldebau a seiliau cyfreithiol ar gyfer prosesu eich data

Mae’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol, ac ar gyfer y gweithgareddau a amlinellir yn y datganiad preifatrwydd hwn, yn nodi ei fod yn angenrheidiol gwneud hynny er ein buddion cyfreithlon. Mae gennym gyfrifoldeb dros drin eich data yn ddiogel, gan gadw a defnyddio’r hyn sydd ei angen yn unig. Nid oes unrhyw ofyniad statudol neu gytundebol arnoch i roi unrhyw ddata personol i ni.

Rydym hefyd yn gyfrifol am ddefnyddio eich data ar y cyd â thasgau cyhoeddus, er enghraifft, lle mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol i roi rhywfaint o’ch gwybodaeth i’r Llywodraeth. Enghraifft o hyn yw’r arolwg Ymadawyr Addysg Uwch (DLHE), a elwir bellach yn yr Arolwg Deilliannau Graddedigion.

Y data sydd gennym

Mae Prifysgol Caerdydd yn cadw gwybodaeth am eich enw, cyfeiriad a manylion cyswllt eraill (os ydynt yn hysbys) yng nghronfa ddata’r Adran Datblygu a Chysylltiadau Cynfyfyrwyr, yn ogystal â gwybodaeth am eich cwrs/cyrsiau gradd ym Mhrifysgol Caerdydd (neu sefydliadau blaenorol). Efallai y byddwn hefyd yn cadw data am roddion a wnaed i’r Brifysgol, manylion busnes, cyfeiriadau ar y cyfryngau cymdeithasol, cysylltiadau ffôn ac ebost, a/neu unrhyw wybodaeth benodol arall rydych wedi’i rhoi i ni trwy ddulliau megis ymatebion i arolygon.

Mae archwiliad data llawn o’r mathau o wybodaeth a gedwir ar gael ar gais yn ôl gofynion Deddf Diogelu Data 2018.  Dyma enghraifft o’r data sydd gennym:

• Gwybodaeth bersonol
  • Enw(au), rhyw, dyddiad geni
  • Statws Priodasol, Manylion eich Priod a pherthnasoedd teuluol eraill
  • Dyfarniadau er anrhydedd
• Manylion cyswllt
  • Cyfeiriad
  • ebyst
  • Rhifau ffôn
  • Dolenni ar gyfer y cyfryngau cymdeithasol
• Cofnod academaidd
  • Pwnc a astudiwyd
  • Blwyddyn astudio
  • Dyfarniad
• Cofnodion o'n rhyngweithiadau gyda chi
  • Nodiadau o unrhyw gyfarfodydd gyda chi
  • Gohebiaeth rydym wedi'i hanfon, neu ohebiaeth sydd wedi dod i law oddi wrthych chi
  • Gwahoddiad i ddigwyddiadau ac unrhyw ddigwyddiadau y buoch iddynt
• Cofnod o'ch rhyngweithiadau gyda ni
  • Digwyddiadau yr aethoch iddynt
  • Gohebiaeth sydd wedi dod i law oddi wrthych chi
  • Yr hyn rydych wedi'u hagor a chlicio drwyddynt mewn gohebiaeth rydym wedi'i hanfon atoch
• Gwybodaeth Busnes
  • Swydd
  • Diwydiant
  • Cyflogaeth
  • Gwybodaeth Gyswllt
  • Uchafbwyntiau gyrfaol
• Cofnod o roddion
  • Dyddiad y rhodd
  • Swm
  • Achos a fwriedir
  • Statws Rhodd Cymorth (fel sy'n ofynnol gan CThEM)
  • Caiff y manylion banc a ddefnyddiwyd ar gyfer prosesu debydau uniongyrchol eu storio gan drydydd parti dibynadwy, o dan y cynllun Gwarant Debyd Uniongyrchol.
• Cysylltiadau allai fod gennych â chynfyryrwyr eraill a chefnogwyr y Brifysgol.
• Meysydd
  • Ddiddordeb
  • Gwirfoddoli – ar gyfer Prifysgol Caerdydd a sefydliadau eraill
  • Rhoddion dyngarol i sefydliadau eraill
• Gwybodaeth ariannol
  • Asesiad o'ch incwm ac a fyddai apeliadau penodol am gyllid o ddiddordeb i chi.
• Gwybodaeth sy'n gysylltiedig â digwyddiadau
  • Gofynion dietegol
  • Gofynion mynediad

Sut rydym yn defnyddio eich data

Gellir defnyddio eich data yn rhan o’r gweithgareddau codi arian ac ymgysylltu â chynfyfyrwyr a chyfeillion rydym yn eu cynnal. Efallai y byddwn yn anfon deunyddiau cyfathrebu a marchnata drwy’r post, ebost, dros y ffôn neu’r cyfryngau cymdeithasol, gan gynnwys:

• Cyhoeddiadau gan Brifysgol Caerdydd (e.e. Cyswllt Caerdydd, ein cylchgrawn i gynfyfyrwyr a
  chyfeillion)
• E-gylchlythyrau
• Hysbysiadau am newyddion diweddaraf Prifysgol Caerdydd
• Gwahoddiadau i ddigwyddiadau
• Deunyddiau hyrwyddo cyfleoedd gwirfoddoli, recriwtio myfyrwyr a chyfleoedd gyrfa i fyfyrwyr
• Hyrwyddo gwasanaethau ar gyfer cynfyfyrwyr
• Prosesu hawliadau Rhodd Cymorth gyda Chyllid a Thollau EM
• Asesu eich gwybodaeth, wrth ystyried derbyn rhoddion sylweddol, fel rhan o oblygiadau cyfreithiol Prifysgol Caerdydd i atal llwgrwobrwyo a thwyll

Mae modd i aelodau o staff y Brifysgol – y mae eu swyddi’n gofyn iddynt gwblhau tasgau y mae’n ofynnol iddynt ddefnyddio eich data ar eu cyfer – fynd at y wybodaeth sydd gennym.

Er mwyn sicrhau bod y ffyrdd rydym yn cysylltu â chi, a’r pethau rydym yn cysylltu â chi yn eu cylch, yn addas ac wedi’u teilwra ar eich cyfer, mae’n bosibl y byddwn yn cynnal dadansoddiad o’r data. Gallwn hefyd ddefnyddio partneriaid trydydd parti i gefnogi'r gweithgareddau hyn. Gweler "Sut rydym yn casglu data" i gael enghraifft o'r ffynonellau data.

Codi arian

Gallwn hefyd gynnal gweithdrefnau arfarniadau er mwyn ystyried potensial unigolyn i wneud rhoddion, i'n helpu i ddeall a ydych â’r gallu i roi rhoddion neu fel arall, cefnogi’r Brifysgol yn ariannol, fel bod modd i ni ganolbwyntio ein hymdrechion codi arian cyfyngedig ar bobl a sefydliadau sydd â’r gallu mwyaf i roi cymorth. I wneud hyn, efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth o ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd, megis Tŷ’r Cwmnïau, y Gofrestr Etholiadol, y rhyngrwyd a’r cyfryngau.

Rydym hefyd yn defnyddio gwybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus, er mwyn cynnal diwydrwydd dyladwy ar roddwyr a darpar roddwyr, yn unol â pholisi’r Brifysgol am gyllidwyr, ac er mwyn bodloni rheoliadau gwyngalchu arian. Gweler "Sut rydym yn casglu data" i gael enghraifft o'r ffynonellau data.

Updating your contact details

Gallwch ddiweddaru eich manylion cyswllt yma https://www.cardiff.ac.uk/cy/alumni/contactus/diweddarwch-eich-manylion ar unrhyw adeg. Efallai y byddwn hefyd yn ceisio darganfod manylion cyswllt cywir ar gyfer cynfyfyrwyr sydd wedi colli cysylltiad â’r Brifysgol, er mwyn helpu’r Brifysgol i gadw mewn cysylltiad â chynifer o’i chynfyfyrwyr ag sy’n bosibl.

Os ydych yn rhoi manylion cyswllt i ni ar gyfer dull penodol o gyfathrebu, byddwn yn cymryd yn ganiataol eich bod caniatáu i ni ddiweddaru eich cofnod a chyfathrebu â chi gan ddefnyddio’r wybodaeth hon, oni bai eich bod wedi dweud wrthym fel arall.  Bydd manylion cyswllt rydych yn eu rhoi yn uniongyrchol yn diweddaru unrhyw ddewisiadau blaenorol o ran y sianel hon, oni fyddwch yn rhoi gwybod i ni fel arall.  Os ydych wedi cofrestru gyda’r Gwasanaeth Dewis Ffôn (TPS) neu’r Gwasanaeth Dewis Post (MPS), ond eich bod yn rhoi manylion cyswllt i ni, byddwn yn cymryd yn ganiataol bod gennym eich caniatâd i gysylltu â chi gan ddefnyddio’r wybodaeth honno.

Diogelu eich data

Caiff eich data ei gadw’n ddiogel ac yn unol â’r Ddeddf Diogelu Data. Rydym yn defnyddio mesurau diogelu a argymhellir gan y diwydiant a’r Llywodraeth, yn ogystal â Pholisïau Diogelu Gwybodaeth y Brifysgol.

Ni fydd eich data yn cael ei ddatgelu i unrhyw sefydliadau allanol, ac eithrio’r rhai hynny sy’n gweithredu fel asiantaethau ar gyfer y Brifysgol, oni bai fod gennym rwymedigaeth gyfreithiol i wneud hynny. Mae’n rhaid i bob endid allanol yr ydym yn rhannu gwybodaeth ag ef, lofnodi cytundeb cyfrinachedd data. Nid yw data byth yn cael ei werthu neu ei rhoi i elusennau neu gwmnïau eraill.

Pan mae data’n cael ei anfon y tu allan i’r AEE, ac nid i wlad y mae’r UE wedi penderfynu bod ganddi lefel ddigonol o ddiogelwch, neu drwy gytundeb swyddogol megis "Privacy Shield" (UE–UD), yna gellir trosglwyddo data trwy fabwysiadau cymalau cytundebol safonol y Comisiwn, neu drefniadau diogelu eraill sydd wedi’u rhwymo a awdurdodwyd gan Oruchwyliwr Diogelu Data Ewropeaidd.  Fel arall, gellir trosglwyddo data drwy randdirymiadau, megis unigolyn yn rhoi ei ganiatâd er mwyn i’w ddata gael ei drosglwyddo.  Ar hyn o bryd, ni anfonir unrhyw ddata i wledydd nad yw’r UE wedi penderfynu bod ganddynt lefel ddigonol o ddiogelwch neu gytundeb "Privacy Shield" (UE–UD).

Eich dewisiadau

Rydym yn gwneud ymdrech i sicrhau bod y data sydd gennym amdanoch yn gywir, yn gyfredol ac nad oes gormod ohono.

Rydym yn parchu eich dewisiadau, ac yn hapus i ateb unrhyw gwestiynau a allai fod gennym am eich data, neu’r ffordd y caiff eich data ei oruchwylio.

Mae croeso i chi gysylltu â ni ar unrhyw adeg. Efallai y byddwch yn dymuno gwneud y canlynol:

• Diweddaru, diwygio neu gywiro’r data sydd gennym amdanoch;
• Dweud wrthym sut yr hoffech i ni gyfathrebu â chi yn y dyfodol;
• Dweud wrthym os nad ydych yn dymuno i dîm Datblygu a Chysylltiadau Cynfyfyrwyr Prifysgol Caerdydd gysylltu â chi ar gyfer rhai pethau, neu beidio â chysylltu o gwbl
• Gofyn am gopi o’r data sydd gennym amdanoch; a/neu
• Ein gwrthod rhag prosesu eich gwybodaeth ar gyfer unrhyw un o’r dibenion a amlinellwyd uchod, neu gyfyngu ar ein gallu i wneud hyn

Os ydych yn rhoddwr neu’n codi arian, mae gennych hefyd hawliau fel yr amlinellir yn ein polisi polisi Hawliau i Gyllidwyr

Newidiadau yn y dyfodol

O bryd i’w gilydd, mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth at ddibenion newydd nad ydynt yn cael eu disgrifio ar hyn o bryd yn y datganiad preifatrwydd hwn. Os bydd ein harferion o ran casglu gwybodaeth yn newid ar ryw adeg yn y dyfodol, byddwn bob amser yn cyhoeddi’r newidiadau i’r polisi ar y dudalen hon.

Cysylltu â ni

Mae tîm Datblygu a Chysylltiadau Cynfyfyrwyr Prifysgol Caerdydd yn hapus i ateb unrhyw gwestiynau sydd gennych ynglŷn â sut defnyddir eich data.

Gallwch gysylltu wyneb yn wyneb drwy ymweld â:

Datblygu a Chysylltiadau Cyn-fyfyrwyr
Prifysgol Caerdydd
5ed Llawr McKenzie House
30-36 Heol Casnewydd
Caerdydd
CF24 0DE