Hysbysiad Preifatrwydd Ehangu Cyfranogiad

Mae Prifysgol Caerdydd yn cynnal mentrau a phrosiectau er mwyn ymgysylltu ag unigolion o wahanol gefndiroedd ac sydd â gwahanol brofiadau a hefyd er mwyn helpu i wneud addysg uwch yn fwy hygyrch. Mae preifatrwydd y rhai sy’n cymryd rhan yn ein gweithgareddau’n bwysig i ni, ac mae’r hysbysiad hwn yn nodi sut a pham y byddwn yn defnyddio eich data personol.

Prifysgol Caerdydd fydd yn rheoli’r data personol a gaiff ei roi gennych. O’r herwydd, mae’n gyfrifol yn gyfreithiol am brosesu data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data. Mae Prifysgol Caerdydd wedi cofrestru â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn Rheolydd Data er mwyn prosesu data personol – rhif cofrestru Z6549747.

Sut y bydd eich data personol yn cael ei ddefnyddio?

Rydym yn casglu data personol er mwyn asesu a ydych yn gymwys i gymryd rhan yn ein gweithgareddau a hefyd er mwyn cynnal y gweithgareddau hynny (gan gynnwys rhoi gwybod amdanynt a cheisio adborth arnynt) a sicrhau bod y cymorth priodol ar gael i’r rhai sy’n cofrestru i gymryd rhan ynddynt. Byddwn yn defnyddio eich manylion cyswllt i roi gwybod i chi am ein gweithgareddau.

Byddwn yn defnyddio data personol hefyd er mwyn gwerthuso ein gweithgareddau, gan gynnwys monitro eu heffeithiolrwydd a'u dibenion, a hynny i weld a yw’r rhai sy’n cymryd rhan ynddynt yn mynd ymlaen i gael addysg uwch. Bydd yr ymchwil hon yn ein helpu i sicrhau ein bod yn rhyngweithio â myfyrwyr o ystod eang o gefndiroedd, gan gynnwys gwerthuso effeithiolrwydd ein rhaglenni.

Pa ddata personol y byddwn yn ei gasglu?

Manylion y sawl sy’n cymryd rhan

Enw
Dyddiad geni
Manylion cyswllt (cyfeiriad cartref, cyfeiriad ebost, rhif fffôn)
Gwybodaeth monitro cyfle cyfartal
Yn geisiwr lloches? (lle bo hynny'n berthnasol)
Ysgol (lle bo hynny'n berthnasol)
Athro (lle bo hynny'n berthnasol)

Manylion y rhieni/gofalwr

Enw
Manylion cyswllt mewn argyfwng
Perthynas â'r sawl sy’n cymryd rhan

Manylion yr athro

Enw
Sefydliad a rôl
Manylion cyswllt (cyfeiriad ebost/rhif ffôn)

Gwybodaeth am y rhai sy’n cymryd rhan

Yn ogystal â’r uchod, pan fydd unigolion yn cymryd rhan mewn gweithgareddau wyneb-yn-wyneb, efallai y byddwn yn casglu’r data canlynol, hefyd:

Gofynion o ran hygyrchedd
Gofynion dietegol
Gwybodaeth am gyflyrau iechyd
Enwau cyswllt mewn argyfwng
Ffotograffau a recordiadau sain/fideo (pan na fyddwch wedi optio allan)

Mae'r Brifysgol yn casglu'r data hwn mewn gwahanol ffyrdd. Er enghraifft, efallai y byddwn yn casglu eich data personol yn uniongyrchol gennych chi pan fyddwch yn gwneud cais i gymryd rhan yn ein gweithgareddau, neu efallai y bydd rhywun arall yn rhoi eich data personol i ni gan mai chi yw ei bwynt cyswllt mewn argyfwng.

Byddwn hefyd yn cynnal arolygon i geisio eich barn a’ch adborth ar ein gweithgareddau.

Gallwn ni hefyd gael gwybodaeth gan bartneriaid y rhaglen (e.e. Ymddiriedolaeth Sutton) pan fyddwch chi wedi cyflwyno ffurflen gais i fynd i un o’u rhaglenni, fel y nodir yn eu gweithdrefnau preifatrwydd.

Beth yw’r sail gyfreithiol dros brosesu eich data personol?

Mae angen prosesu eich data personol er mwyn cyflawni tasg sydd er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y Brifysgol.

Pan fyddwn yn prosesu data categori arbennig (e.e. gwybodaeth am iechyd neu ethnigrwydd), byddwn yn gwneud hyn ar sail amodau budd cyhoeddus sylweddol cyfle a thriniaeth gyfartal, gofynion rheoleiddiol a diogelu plant ac unigolion sy’n agored i niwed yn unol ag Atodlen 1 o Ddeddf Diogelu Data 2018.

Pwy sy’n gallu defnyddio eich data personol?

Ni fydd eich data personol yn cael ei ddefnyddio gan neb heblaw aelodau o staff Prifysgol Caerdydd y mae angen iddynt brosesu’r data at ddibenion busnes. Aelodau o staff ar y tîm Ehangu Cyfranogiad fydd yn gwneud hyn yn bennaf. Fodd bynnag, efallai y bydd data personol perthnasol yn cael ei rannu gydag adrannau priodol eraill y Brifysgol (fel yr adrannau Derbyn Myfyrwyr a Bywyd Myfyrwyr) i roi gwybod i chi am gyfleoedd a fydd o fudd i chi, fel cyfleoedd i wneud cais i gael eich derbyn gan Brifysgol Caerdydd ar sail cyd-destun.

Efallai y bydd rhywfaint o’r gwaith prosesu’n cael ei wneud gan sefydliad a gontractiwyd gan y Brifysgol i wneud hynny ar ei rhan. Bydd yn rhaid i sefydliadau sy'n prosesu data personol ar ran y Brifysgol wneud hynny’n unol â deddfwriaeth diogelu data. Er enghraifft, os byddwch yn llenwi ffurflen gais neu’n cymryd rhan mewn arolwg gwerthuso, bydd eich data personol yn cael ei storio gan Jotform, sef sefydliad a gontractiwyd gan y Brifysgol.

Gyda phwy y caiff eich data personol ei rannu y tu allan i'r Brifysgol?

Efallai y bydd rhywfaint o’ch data personol yn cael ei rannu gyda sefydliadau trydydd parti priodol:

Datgelu i	Manylion
Gwasanaeth y Traciwr Mynediad i Addysg Uwch (HEAT) a’i aelodau	Byddwn yn gwneud hyn er mwyn dilyn a monitro cynnydd unigolion tuag at gael addysg uwch. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am sut mae eich data personol yn cael ei ddefnyddio yn ei hysbysiad preifatrwydd.
Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru (CCAUC) a’i asiantau	Ymhlith yr asiantau mae JISC, sef Rheolydd Data’r Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA). Rydym yn rhannu data dienw gyda CCAUC a HESA yn rhan o'n rhwymedigaeth i gyflwyno adroddiadau i asiantaethau llywodraethol a swyddogol.
UCAS	Rydym yn rhannu data dienw gydag UCAS yn rhan o'n rhwymedigaeth i gyflwyno adroddiadau i asiantaethau llywodraethol a swyddogol.
Mentrau a sefydliadau addysg uwch eraill	Ymhlith mentrau eraill mae Ymestyn yn Ehangach, sef prosiect ar y cyd rhwng Prifysgol Metropolitan Caerdydd, Prifysgol De Cymru a Phrifysgol Caerdydd. Mae’r prosiect yn cael ei ariannu gan CCAUC.
Sefydliadau eraill (e.e. Ymddiriedolaeth Sutton, The Brilliant Club, Sefydliad Ymddiriedolaethau Cowrie)	Where you participate in a programme which is delivered collaboratively with the organisation and where an agreement is in place on how they can process personal data.

A yw data personol yn cael ei drosglwyddo y tu allan i'r DU?

Yn gyffredinol, bydd data personol y byddwch yn ei roi i ni’n cael ei storio ar ein serfwyr diogel neu ein systemau cwmwl. Mae’r rhain wedi’u lleoli yn y DU neu mewn gwledydd/ardaloedd yr ystyrir bod ganddynt ddarpariaethau digonol ar gyfer sicrhau preifatrwydd a diogelu gwybodaeth, fel yr AEE.

Fodd bynnag, bydd angen i ni storio data personol y tu allan i'r lleoliadau hyn ar adegau. Pan fydd angen i ni wneud hynny, byddwn yn asesu’r risg trosglwyddo lle bo angen i sicrhau bod mesurau diogelu priodol yn cael eu rhoi ar waith i ddiogelu eich hawliau preifatrwydd. Gallai hyn olygu gosod rhwymedigaethau cytundebol ar dderbynnydd eich data personol os nad oes mesurau diogelu perthnasol eraill i’w cael. Bydd mesurau technegol, fel amgryptio, hefyd yn cael eu hystyried.

Am faint y bydd eich data personol yn cael ei gadw?

Bydd Prifysgol Caerdydd yn cadw eich data personol yn unol â pholisi rheoli cofnodion ac amserlenni cadw cofnodion y Brifysgol.

Bydd data personol unigolion sy’n cymryd rhan mewn gweithgareddau Ehangu Cyfranogiad yn cael ei gadw am o leiaf bum mlynedd ar ôl diwedd y prosiect. Rydym yn adolygu unrhyw ddata personol sydd gennym yn rheolaidd ac yn ei ddileu pan nad oes ei angen mwyach.

Eich hawliau

O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych nifer o hawliau, fel yr hawl i ofyn am gopi o’ch data personol gan y Brifysgol neu ofyn i’r Brifysgol gywiro unrhyw wybodaeth sy’n anghywir yn eich barn chi. I gael gwybod rhagor am eich hawliau a sut y gallwch eu harfer, ewch i'r dudalen Eich hawliau diogelu data.

Manylion cyswllt

Os bydd gennych unrhyw gwestiynau ynghylch sut mae eich data personol yn cael ei ddefnyddio, dylech ebostio outreach@caerdydd.ac.uk n y lle cyntaf.

Os bydd gennych bryderon neu gŵyn, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data Prifysgol Caerdydd drwy ebostio InfoRequest@caerdydd.ac.uk.

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth sy'n gyfrifol am reoleiddio’r maes diogelu data yn y DU. Rydym yn gobeithio y gallwn ateb eich cwestiynau neu fynd i’r afael â’ch pryderon. Fodd bynnag, os byddwch yn anfodlon o hyd, gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.