Chwaraeon Prifysgol Caerdydd Hysbysiad Preifatrwydd Data

1. Cyflwyniad

1.1 Y cyd-destun

Mae Chwaraeon Prifysgol Caerdydd yn parchu’ch preifatrwydd ac mae wedi ymrwymo i warchod eich data personol. Nod yr hysbysiad preifatrwydd data hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am ba ddata personol y byddwn yn ei gasglu; sut a pham yr ydym yn ei gasglu; am faint o amser y byddwn yn ei storio a sut rydym yn ei storio.

Bydd yr hysbysiad hwn yn esbonio sut rydym yn gofalu am eich data ac yn diogelu eich hawliau yn unol â'r ddeddfwriaeth diogelu data berthnasol. Darganfyddwch fwy o wybodaeth ac arweiniad ar ddull y Brifysgol o ymdrin â gwybodaeth bersonol a'r polisi diogelu data.

Mae’n bwysig bod y data personol rydym yn ei gadw amdanoch chi yn gywir ac yn gyfredol. Rhowch wybod i ni os yw eich data personol yn newid yn ystod eich perthynas â ni.

Byddwn ond yn defnyddio eich data personol chi at y dibenion y'i casglwyd ef ar ei gyfer, oni bai ein bod yn rhesymol yn ystyried bod angen i ni ei ddefnyddio am reswm arall a bod y rheswm hwnnw yn gydnaws â'r pwrpas gwreiddiol. Os bydd angen i ni ddefnyddio eich data personol at ddiben nad yw’n gysylltiedig, byddwn yn rhoi gwybod i chi a byddwn yn esbonio’r sail gyfreithiol sy’n ein galluogi i wneud hynny. Sylwch y gallwn brosesu eich data personol chi heb eich gwybodaeth na’ch caniatâd, yn unol â’r rheolau uchod, pan fo hynny’n ofynnol neu wedi’i ganiatáu gan y gyfraith.

1.2 Data personol yr ydym yn ei gadw

Ystyr data personol, neu wybodaeth bersonol, yw unrhyw wybodaeth am unigolyn y gellir adnabod y person hwnnw ohoni. Nid yw'n cynnwys data lle mae’r manylion adnabod wedi’u dileu (data dienw).

Rydym yn cael yr holl ddata am fyfyrwyr Prifysgol Caerdydd o system cofnodion myfyrwyr y Brifysgol (SIMS), y mae'r myfyriwr yn rhoi'r data arni wrth ymuno â'r Brifysgol. Mae'n bosibl y bydd angen gwybodaeth ychwanegol pan fydd aelod eisiau mynediad at ein cyfleusterau a’n gwasanaethau. Cesglir y wybodaeth hon yn yr un ffordd â myfyrwyr ac aelodau staff nad ydynt yn rhai Prifysgol Caerdydd wrth lenwi ffurflen gais aelodaeth, ffurflenni bwcio a ffurflenni caniatâd rhieni.

Mae categorïau’r data y byddwn o bosibl yn ei gasglu, ei storio a'i ddefnyddio amdanoch chi'n cynnwys (ond nid yn gyfyngedig i):

• Enw, cyfeiriad a rhifau ffôn cyswllt.
• Dyddiad geni a rhyw.
• Rhif Adnabod Myfyriwr neu Staff.
• Cyfeiriad ebost.
• Gwybodaeth am eich cwrs Prifysgol/adran.
• Cyfeiriad gwaith a manylion cyswllt.
• Lluniau gweledol/ffotograffau (gan gynnwys teledu cylch cyfyng).
• Gwybodaeth am daliadau, gan gynnwys manylion ariannol.

2. Deddfwriaeth cydraddoldeb

2.1 Pam rydym yn casglu eich gwybodaeth?

Rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol at y dibenion canlynol:

• Er mwyn eich gadael chi i ddefnyddio cyfleusterau Chwaraeon Prifysgol Caerdydd.
• Er mwyn cynnal rhwymedigaethau cytundebol rhyngoch chi a ni.
• Er mwyn cadarnhau cymhwysedd am gategorïau prisiau ar gyfraddau is.
• Er mwyn rhoi gwybod i chi am newidiadau i'n gwasanaethau.
• Er mwyn rhoi gwybodaeth i chi ar gynnyrch neu wasanaethau y gallwch ofyn amdanynt gennym ni, neu y byddwn o bosibl yn credu bydd o ddiddordeb i chi, a phan byddwch wedi rhoi caniatâd i ni gysylltu â chi at ddibenion o'r fath.
• Er mwyn cofrestru unigolion gyda Chyrff Llywodraethu Cenedlaethol, pan fyddwch wedi rhoi caniatâd i ni basio'r wybodaeth hon ymlaen.
• Er mwyn creu deunyddiau marchnata, megis canllawiau chwaraeon, cynnwys ar y wefan a’r cyfryngau cymdeithasol ar ffurf fideos neu luniau. Bydd data personol gyda lluniau ond yn cael ei ddefnyddio gyda chaniatâd amlwg.
• Er mwyn galluogi trafodiadau ariannol i ni a gennym ni, gan gynnwys gweinyddu nawdd all gynnwys rhannu data personol â darparwyr nawdd trydydd parti.
• Lle bo angen er mwyn cydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol.
• Er mwyn cyflwyno ystadegau rheoli drwy ddadansoddi data aelodau allai gael eu defnyddio gennym ni i wella profiad defnyddwyr.
• At ddibenion diogelwch.
• Er mwyn sicrhau ein bod yn bodloni'n ymrwymiadau statudol, gan gynnwys y rheiny sy'n ymwneud ag amrywiaeth a chyfle cyfartal.

2.2 Gyda phwy byddwn ni'n rhannu eich data y tu allan i Brifysgol Caerdydd?

NID YW Chwaraeon Prifysgol Caerdydd yn gwerthu eich data i drydydd partïon neu sefydliadau eraill. Mae'n bosibl y byddwn yn gallu rhannu eich data personol ar gyfer y canlynol os bydd cais am hyn:

• Materion cyfreithiol a chydymffurfio, megis atal, canfod neu archwilio trosedd.
• Hyfforddwyr a gontractir yn allanol i'r rheiny sy'n cymryd rhan mewn rhaglen Chwaraeon Prifysgol Caerdydd wedi'i threfnu.
• Er mwyn ein galluogi i roi gofal priodol mewn argyfwng.
• Er mwyn sicrhau ysgoloriaeth/cyllid.
• Er mwyn bodloni gofynion archwilio allanol neu lywodraethol.

3. Am ba mor hir byddwn ni'n cadw eich gwybodaeth?

Mae gan y Brifysgol fesurau diogelwch priodol ar waith i atal eich data personol rhag mynd ar goll drwy gamgymeriad, rhag cael ei ddefnyddio neu atal unrhyw un arall rhag cael gafael arno mewn modd anawdurdodedig.

Ni fyddwn yn storio eich data personol am gyfnod hirach na sydd angen, a phan nad oes angen eich gwybodaeth mwyach byddwn yn ei dileu neu’n ei dinistrio. Byddwn hefyd yn sicrhau bod ein partneriaid cyfrifol a'r trydydd partïon penodol yr ydym yn rhannu eich data personol gyda nhw yn gwneud yr un peth yn unol â'r hysbysiad preifatrwydd hwn. Cyfreithiau lleol sy'n pennu cyfnodau cadw data, yn ogystal ag ymrwymiadau cytundebol, a disgwyliadau a gofynion ein testunau data.

4. Gwybodaeth Gyffredinol

NID YW Chwaraeon Prifysgol Caerdydd yn gwerthu eich data i drydydd partïon neu sefydliadau eraill.

O bryd i'w gilydd, mae'n bosibl y bydd Chwaraeon Prifysgol Caerdydd yn defnyddio eich data personol ar gyfer dadansoddiadau fydd yn cynnig gwybodaeth ddefnyddiol a dienw.

O dan rai amgylchiadau, mae gennych hawliau o dan ddeddfau gwarchod data mewn perthynas â’ch data personol/data personol eich plentyn. Mae gennych chi'r hawl i wneud y canlynol:

• Hawl i ddefnyddio. Mae gennych yr hawl i dderbyn copi o’r data personol sydd gennym amdanoch chi.
• Hawl i ddileu. Gallwch chi ofyn inni ddileu data personol pan nad oes rheswm da inni barhau i’w brosesu.
• Hawl i gael gwybod. Mae gan bob defnyddiwr yr hawl i wybod os, pryd a sut y mae sefydliad yn defnyddio eu gwybodaeth bersonol.
• Hawl i gywiro. Yr hawl i wneud newidiadau i’r data os ydych yn darganfod bod y wybodaeth yn anghywir neu’n anghyflawn.
• Hawl i gyfyngu ar brosesu. Gallwch chi ofyn am i’ch gwybodaeth beidio â chael ei phrosesu mwyach er mwyn sefydlu cywirdeb y data.
• Hawl i wrthwynebu. Gallwch wrthwynebu i ddefnyddio data personol at ddibenion marchnata.
• Hawl i drosglwyddo data. Mae hyn yn caniatáu symud data i ddarparwyr gwasanaeth eraill.

Os oes gennych gwestiwn cyffredinol ynghylch sut mae data Chwaraeon Prifysgol Caerdydd yn cael ei ddefnyddio, cysylltwch â ni. Gallwch gysylltu â sport@caerdydd.ac.uk os oes gennych unrhyw bryder neu gŵyn ynghylch y ffordd y mae Chwaraeon Prifysgol Caerdydd yn ymdrin â'ch data.

Os oes gennych ragor o gwestiynau cyffredinol ynghylch diogelu data ym Mhrifysgol Caerdydd, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data Prifysgol Caerdydd - manylion isod.

5. Cysylltwch â ni

Swyddog Diogelu Data

Rhaid i'r Brifysgol fod â swyddog diogelu data y gellir cysylltu â nhw os oes gennych chi unrhyw ymholiadau, pryderon neu gwynion am y ffordd y caiff eich data personol ei brosesu.

Gallwch gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data drwy ysgrifennu at:

Swyddog Diogelu Data
Cydymffurfiaeth a Risg, Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol
Prifysgol Caerdydd
42 Plas y Parc
Cathays, Caerdydd
CF10 3BB

Ebost: inforequest@caerdydd.ac.uk