Cofnodion Cyd-bwyllgor Archwilio a Risg a Chyllid ac Adnoddau 15 Tachwedd 2024

Cofnodion cyfarfod Cyd-bwyllgor Archwilio a Risg a Chyllid ac Adnoddau Prifysgol Caerdydd a gynhaliwyd ddydd Gwener 15 Tachwedd 2024 am 13:00 dros Zoom

Yn bresennol:  Dr Robert Weaver (Cadeirydd), Aneesa Ali, Pers Aswani, Beth Button, Chris Jones, yr Athro Urfan Khaliq, yr Athro Wendy Larner, Suzanne Rankin, David Selway, John Shakeshaft, Dr Nick Starkey, yr Athro Damian Walford Davies, Jennifer Wood, Agnes Xavier-Phillips a Pat Younge

Hefyd yn bresennol:  Anita Edson, Jonathan Brown (KPMG), Katy Dale, Ruth Davies, Anita Edson, Clare Eveleigh, Ellie Hetenyi (KPMG), yr Athro Wendy Larner, Sian Marshall, Carys Moreland, Melanie Rimmer, Dr Paula Sanderson, Laura Sheridan, Natalie Stewart, Darren Xiberras

09 Croeso

09.1 Croesawyd pawb i'r cyfarfod.

09.2 Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau fod y cyfarfod yn cael ei recordio, a fydd o gymorth wrth baratoi’r cofnodion.

10  Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cafwyd ymddiheuriadau gan Daisy Gandy, Madison Hutchinson a Micaela Panes. Cadarnhawyd bod cworwm yn y cyfarfod.

11 Datganiadau o fuddiant

Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau o’u dyletswydd i ddatgelu unrhyw wrthdaro posibl o ran buddiannau. Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

12 Cysoni’r Rhagolwg Alldro yn erbyn y Datganiadau am y Flwyddyn sy’n Dod i Ben

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 24/211C, 'Cysoni'r Rhagolwg Alldro yn erbyn y Datganiadau am y Flwyddyn sy’n Dod i Ben'.  Soniodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

12.1 [Hepgorwyd]

12.2 [Hepgorwyd]

12.3 [Hepgorwyd]

12.4 Bod neges i'r Brifysgol ehangach yn esbonio maint yr heriau ariannol yn cael ei pharatoi i'w rhannu'r wythnos nesaf.

13 Rhagolwg C1

Cafwyd ac ystyriwyd papur 24/212C, 'Rhagolwg C1'. Soniodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

13.1 [Hepgorwyd]

13.2 [Hepgorwyd]

13.3 [Hepgorwyd]

13.4 [Hepgorwyd]

13.5 [Hepgorwyd]

14 Dyfarniadau ac Amcangyfrifon ar gyfer y Datganiadau Ariannol (gan gynnwys Busnes Gweithredol)

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 24/213C, 'Dyfarniadau ac Amcangyfrifon ar gyfer y Datganiadau Ariannol (gan gynnwys Busnes Gweithredol)’.  Soniodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

14.1 [Hepgorwyd]

14.2 Bod yr asesiad yn nodi y byddai angen newid strategaeth ariannol y Brifysgol yn sylweddol er mwyn sicrhau bod asesiad busnes gweithredol boddhaol yn cael ei gynnal yn ystod y flwyddyn nesaf; bod pryder ynghylch y dull arfaethedig o ddefnyddio’r gronfa ad-dalu bondiau i fynd i’r afael â’r diffyg mewn arian parod gweithredol; er bod y senario hon yn dderbyniol, nad oedd yn cael ei hystyried yn gyson â dull a negeseuon cyfredol y Brifysgol, a chais yr aelodau oedd bod yr adran yn cael ei dileu.

14.3 Bod lefelau arian parod yn cael eu monitro'n rheolaidd ond nad oeddent yn cael eu hadrodd wrth y Cyngor bob mis gan yr ystyriwyd bod hyn yn rhy aml i fonitro allbynnau'r gwaith sy'n cael ei wneud ar hyn o bryd yn briodol; bod y Prif Swyddog Ariannol yn fodlon rhoi trosolwg i’r aelodau yn unigol ar unrhyw agwedd, yn ôl yr angen.

14.4 Bod angen diweddaru'r tabl ar dudalen 26 y llyfr cyfarfod er mwyn sicrhau bod yr holl ffigurau negyddol wedi'u rhestru'n gywir.

Wedi'u datrys

14.5 Cymeradwyo'r Dyfarniadau a'r Amcangyfrifon terfynol ar gyfer 23/24, yn amodol ar ddileu’r adran ar y gronfa ad-dalu bondiau a chywiro'r tabl ar dudalen 26 i sicrhau bod y cromfachau’n cynnwys y manylion cywir.

14.6 Rhagor o oruchwyliaeth mewn perthynas â monitro busnes gweithredol.

15 Llythyr Cynrychiolaeth: Tystiolaeth o Sicrwydd

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 24/214, 'Llythyr Cynrychiolaeth': Tystiolaeth o Sicrwydd'. Soniodd Rheolwr Ariannol y Grŵp am yr eitem hon.

Nodwyd

15.1 Bod y llythyr wedi’i ddarparu yn ôl yr arfer gan KPMG ac nad oedd yn cynnwys unrhyw sicrwydd anarferol; bod y llythyr yn ddrafft, a byddai Crynodeb o Gamddatganiadau Heb eu Cywiro yn cael ei gynnwys yn y fersiwn derfynol os bydd unrhyw gamddatganiadau heb eu haddasu wedi eu nodi.

Wedi'u datrys

15.2 Cymeradwyo cynnwys y papur, yn amodol ar unrhyw hysbysiadau am newidiadau perthnasol.

16  Adroddiad Blynyddol Drafft a Datganiadau Ariannol F2

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 24/215C, 'Adroddiad Blynyddol Drafft a Datganiadau Ariannol F2’. Soniodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

16.1 Bod y mwyafrif o'r pwyntiau a oedd yn weddill wedi eu cwblhau erbyn hyn; bod y fersiwn derfynol o’r cyfrifon yn cael eu paratoi i'w hystyried gan y Cyngor; y byddai’r Pwyllgor yn cael gwybod am unrhyw newidiadau sylweddol.

Wedi'u datrys

16.2  Argymell yr Adroddiad Blynyddol a'r Datganiadau Ariannol i’r Cyngor yn amodol ar gael gwybod am unrhyw newidiadau sylweddol yn y fersiwn derfynol.

16.3  Y tîm Cyllid i weithio ar y cyd â KPMG i leihau nifer y pwyntiau sy’n weddill ar gyfer cyfarfod 2025-26 y Cyd-bwyllgor.

17  Polisi Cronfeydd Wrth Gefn

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 24/216C, 'Polisi Cronfeydd Wrth Gefn'. Soniodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

17.1  Nad oedd gan y Brifysgol bolisi cronfeydd wrth gefn ffurfiol ers dod yn elusen; bod y Comisiwn Elusennau wedi argymell bod gan bob elusen bolisi cronfeydd wrth gefn ar waith; bod y polisi wedi dod â datganiadau polisi blaenorol gwahanol ynghyd i greu un ddogfen ac wedi amlinellu’r cronfeydd anghyfyngedig sydd ar gael i’w defnyddio a dibenion y cronfeydd sy’n weddill.

17.2  Bod y polisi’n pennu lefel ddisgwyliedig o “cronfeydd anghyfyngedig", sef £100m, a oedd yn cynrychioli tua dau fis o wariant yn y Brifysgol; er mai dymunol oedd cynyddu hyn i 3-6 mis o wariant yn y Brifysgol, nad oedd hyn yn gyraeddadwy ar hyn o bryd ac y byddai’n rhaid i’r Cyngor gyfyngu’n sylweddol ar wariant ar waith ymchwil, profiad y myfyrwyr, addysgu a’r ystâd yn y byrdymor.

Wedi'u datrys

17.3  Argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo’r Polisi Cronfeydd Wrth Gefn.

Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Tachwedd 2024 yn gofnod gwir a chywir ac fe'u cymeradwywyd gan y Pwyllgor ar 8 Rhagfyr 2024.