Cofnodion Pwyllgor Archwilio a Risg 10 Hydref 2024

Cofnodion cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Risg Prifysgol Caerdydd a gynhaliwyd ddydd Iau 10 Hydref 2024 am 9:00 yn ystafell 1.22, Tŷ’r Wyddfa, Gorllewin Parc y Mynydd Bychan a thrwy Zoom.

Yn bresennol: Dr Robert Weaver (Cadeirydd), Aneesa Ali, Pers Aswani, Dr Nick Starkey a Suzanne Rankin.

Hefyd yn bresennol: Ruth Davies, Clare Eveleigh, Daisy Gandy, Ellie Hetenyi (KPMG), Dr David Langley [cofnod 1276], Yr Athro Wendy Larner, Sian Marshall, Alexander Middleton (KPMG), Carys Moreland, Laura Pendakis (KPMG) [cofnod 1291], Melanie Rimmer [cofnod 1285], Dr Paula Sanderson, Laura Sheridan, Natalie Stewart, Darren Xiberras.

1267 Croeso a materion rhagarweiniol

1267.1 Croesawyd pawb i’r cyfarfod, gan gynnwys y Prif Swyddog Gweithredu ac Ysgrifennydd y Brifysgol a oedd yn mynychu ei chyfarfod cyntaf o’r Pwyllgor.

1267.2 Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau fod y cyfarfod yn cael ei recordio i gynorthwyo’r gwaith o baratoi’r cofnodion.

1268 Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cafwyd ymddiheuriadau gan Agnes Xavier-Phillips a Jonathan Brown (KPMG). Cadarnhawyd bod digon yn y cyfarfod i greu cworwm.

1269 Datgan Buddiannau

1269.1 Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau o’u dyletswydd i ddatgelu unrhyw wrthdaro buddiannau posibl.

Nodwyd

1269.2 Bod Suzanne Rankin wedi datgan buddiant yn yr Ysbyty Deintyddol yn ei rôl fel Prif Weithredwr Bwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a’r Fro; y Bwrdd Iechyd oedd yn rheoli ac yn berchen ar yr Ysbyty.

1269.3 Bod Aneesa Ali yn gweithio i Archwilio Cymru; gallai fod gwrthdaro buddiannau anuniongyrchol pe bai'r Pwyllgor yn derbyn unrhyw adroddiadau gan Archwilio Cymru fel y nodir yng Nghyfansoddiad y Pwyllgor.

1270 Cofnodion y cyfarfod blaenorol

Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Mehefin 2024 (23/839C) yn gofnod gwir a chywir.

1271 Materion yn codi o’r cofnodion

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/73C, 'Materion yn Codi'. Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hon.

Nodwyd

Cofnod 1237.3

1271.1  Y gofynnwyd i'r Cynghorydd Llywodraethu weithredu fel Ysgrifennydd y Pwyllgor ar gyfer cyfarfod mis Hydref; byddai argymhelliad ar yr unigolyn i fod yn Ysgrifennydd i'r Pwyllgor yn cael ei wneud unwaith y byddai'r Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol a Chyfreithiol / Dirprwy Ysgrifennydd wedi'i benodi; roedd recriwtio ar y gweill ar gyfer y swydd a byddai'r Cadeirydd yn cael diweddariad maes o law.

Penderfynwyd

1271.2 Ychwanegu dyddiadau cwblhau bras ar gyfer y camau gweithredu hynny gyda dyddiad cwblhau arfaethedig wedi’i restru fel “2024-25”.

1271.3 Nodi unrhyw gamau gweithredu perthnasol gyda dyddiadau cwblhau diwygiedig i'w trafod gan y Pwyllgor mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.

1272 Cyfansoddiad ac Aelodaeth

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/74, ‘Cyfansoddiad ac Aelodaeth’. Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hon.

Nodwyd

1272.1 Bod y Cyfansoddiad wedi'i adolygu a nifer o fân newidiadau wedi'u cynnig; roedd hyn yn cynnwys cynnydd i'r trothwy adrodd ar gyfer gwallau perthnasol i £100k.

1272.2 Bod eithriadau i'r trothwy adrodd megis taliadau terfynu a gweithgareddau twyllodrus neu anfoesegol.

Penderfynwyd

1272.3 Argymell i'r Cyngor y Cyfansoddiad diwygiedig i'w gymeradwyo.

1272.4 I'r Cadeirydd a'r Prif Swyddog Ariannol drafod y materion y dylid eu hadrodd i'r Pwyllgor y tu allan i'r trothwy ar gyfer adrodd ar gamgymeriadau.

Ymunodd Pers Aswani â'r cyfarfod.

1273 Eitemau gan y Cadeirydd

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/75, 'Adroddiad Camau Gweithredu’r Cadeirydd'. Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hon.

Nodwyd

1273.1 Bod un cam gweithredu gan y cadeirydd wedi’i adrodd; roedd y Cadeirydd wedi cymeradwyo newid i alinio'r trothwyon adrodd ar gyfer camddatganiadau archwilio ac unrhyw wallau perthnasol mewn treth a ffurflenni eraill ar £100k.

1273.2 Bod y Cadeirydd ac aelodau eraill o'r Cyngor wedi mynychu diwrnod datblygu Cyngor llwyddiannus iawn yn ystod yr wythnos flaenorol; roedd y pynciau'n cynnwys gwersi a ddysgwyd o'r gwersyll, cyflwyno Strategaeth a rhaglen drawsnewid y Brifysgol, ac addysg drawswladol.

1274 Diweddariad ar reoli risg

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/77, 'Diweddariad ar Reoli Risg'.  Siaradodd Prif Swyddog Gweithredu ac Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Nodwyd

1274.1 Bod gwelliannau diweddar a wnaed o ran rheoli risg wedi datblygu dull mwy strwythuredig o ymdrin â risg a diwylliant sy’n fwy ymwybodol o risg; roedd angen datblygu'r dull hwn ymhellach i adlewyrchu'r strategaeth newydd a sicrhau nad oedd y gofrestr risg yn aros yn ddinewid yn y dyfodol.

1274.2 Bod amrywiaeth o weithgareddau wedi'u cynllunio, gan gynnwys ymarfer sganio'r gorwel cynhwysfawr i'w gynnal gyda Bwrdd Gweithredol y Brifysgol dros yr wythnosau nesaf; roedd gwreiddio risg yng Nghynlluniau Gwasanaeth newydd y Cyfarwyddiaethau yn flaenoriaeth i sicrhau bod risg yn dod yn fecanwaith ar gyfer rheoli bygythiadau cyflawni yn weithredol ac fel mater o drefn.

Penderfynwyd

1274.3 Darparu diweddariad ar y cynlluniau gwella rheoli risg yng nghyfarfod mis Mawrth 2025.

1275 Cofrestr Risgiau Strategol

Cafwyd ac ystyriwyd papur 24/76HC, 'Cofrestr Risgiau Strategol'.  Siaradodd Prif Swyddog Gweithredu ac Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Nodwyd

1275.1 [Hepgorwyd]

1275.2 [Hepgorwyd]

1275.3 [Hepgorwyd]

1275.4 [Hepgorwyd]

1275.5 [Hepgorwyd]

1275.6 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1275.7 Argymell y Gofrestr Risgiau Strategol i'r Cyngor i’w chymeradwyo.

1275.8 Edrych yn fanwl ar y cynnydd gyda'r prosiect tabl cynghrair sy’n gysylltiedig â'r risg cynaliadwyedd ariannol ymhen 12 mis.

1276 Astudiaeth Fanwl: Ffurfio Mapiau Ffordd y Rhaglen Drawsnewid

Ymunodd y Prif Swyddog Trawsnewid â'r cyfarfod i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd

1276.1 Mai cynaliadwyedd ariannol oedd y risg fwyaf i'r sefydliad ar y pryd; roedd trawsnewid diwylliannol yn hanfodol ar gyfer cyflawni uchelgeisiau Strategaeth y Brifysgol a'r map ffordd trawsnewid; cafodd y map ffordd ei strwythuro ar draws tri gorwel i alluogi gwella prosesau, strwythurau, ymddygiadau a systemau is-optimaidd cyn creu twf a galluogi ail-leoli yn y dyfodol.

1276.2 Y byddai'r map ffordd yn cyfeirio at y Gofrestr Risgiau Strategol, gan gynnwys lle mae gweithgarwch cyflawni yn helpu i liniaru risg; roedd adolygiad o'r camau lliniaru ar gyfer pob risg strategol wedi'i gynnal i nodi prosiectau map ffordd a restrwyd fel cam lliniarol a byddai perchnogion risg yn cael eu hannog yn ystod adolygiadau risg yn y dyfodol i nodi lle'r oedd camau gweithredu yn rhan o weithgarwch map ffordd; roedd cofrestr risg leol hefyd wedi'i datblygu ar gyfer cyflwyno map ffordd yn gyffredinol.

1276.3 Ei bod yn hollbwysig bod staff yn cael eu grymuso i herio prosesau, strwythurau ac ymddygiadau gwael ac i alluogi arloesi; bod arweinyddiaeth effeithiol yn allweddol i hyn.

1276.4 Bod nodau'r map ffordd yn fwriadol uchelgeisiol a bod angen eu cyflawni'n gyflym; byddai'n her adeiladu capasiti a gallu staff a chael y negeseuon yn gywir i rymuso staff i gyflawni'n gyflym, ond roedd y risgiau o beidio â dilyn y dull hwn yn fwy; byddai staff yn cael eu cefnogi drwy'r broses; byddai gweithdy’n cael ei gynnal yn ystod yr wythnos ganlynol i ystyried sut y gall staff weithio gyda'i gilydd drwy ddull un tîm.

1276.5 Y byddai staff yn y Swyddfa Rheoli Rhaglenni yn canolbwyntio ar gyflawni trawsnewid a'u bod yn brofiadol mewn amrywiaeth o ddulliau a methodolegau rheoli rhaglenni ac y byddent yn defnyddio eu harbenigedd sylweddol i alluogi cyflawni.

1276.6  Yr ystyrir strwythurau llywodraethu ar gyfer y map ffordd trawsnewid yn ddigonol; byddai Bwrdd Gweithredol y Brifysgol yn gweithredu fel y bwrdd cyflawni a byddai’r gwaith o fonitro cynnydd yn cael ei wneud yn erbyn y Strategaeth, y map ffordd a DPAau drwy’r strwythur llywodraethu sefydledig ehangach.

1276.7 Ei bod yn hanfodol i unrhyw rwystrau i gyflawni gael eu hamlygu i Fwrdd Gweithredol y Brifysgol a'r Cyngor cyn gynted â phosibl; y byddai'r berthynas gyda'r Cyngor yn sylfaenol i gynnydd, yn enwedig yn ystod blwyddyn gyntaf y rhaglen.

Gadawodd Dr David Langley y cyfarfod ar ddiwedd yr eitem hon.

1277 Sefyllfa Ariannol Ragarweiniol 2023/24

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/78C, 'Sefyllfa Ariannol Ragarweiniol 2023/24'. Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

1277.1 [Hepgorwyd]

1277.2 [Hepgorwyd]

1277.3 Bod yr Is-bwyllgor Buddsoddiadau a Bancio yn goruchwylio portffolio buddsoddi'r Brifysgol; defnyddiwyd amrywiaeth o gwmnïau rheoli buddsoddiadau, pob un â phroffil risg penodol a chanllaw ar enillion ar fuddsoddiadau; bod targed elw blynyddol o 6% yn ei le i sicrhau ad-daliad llawn o fondiau erbyn 2055; bod y gronfa ad-dalu bondiau'n cael ei monitro'n rheolaidd gyda'r adolygiad llawn nesaf wedi'i gynllunio ar gyfer 2025.

1277.4 Bod y llif arian parod yn cael ei adolygu'n rheolaidd a bod cyfleuster credyd cylchdro gwerth £60m wedi'i roi ar waith gyda HSBC fel clustog yn erbyn unrhyw faterion hylifedd; bod yr Is-bwyllgor Buddsoddiadau a Bancio a'r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau yn cynnig goruchwyliaeth.

1278 Adroddiad Diweddaru Archwilio Allanol a Diweddariad Technegol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/79C, 'Adroddiad Diweddaru Archwilio Allanol a Diweddariad Technegol'.  Siaradodd Eleanor Hetenyi (KPMG) am yr eitem hon.

Nodwyd

1278.1 Bod yr archwiliad yn mynd rhagddo'n dda; roedd hyn wedi'i helpu gan y dilyniant a ddarparwyd gan y Tîm Cyllid; ni ragwelwyd unrhyw broblemau gyda'r amserlen ar y pryd.

1278.2 Bod gweithgor wedi'i sefydlu i ystyried cyfleoedd yn ymwneud â deallusrwydd artiffisial (AI); roedd Daniel Lawrence, y Prif Swyddog Digidol a Gwybodaeth newydd, yn ymuno â’r Brifysgol yn ystod yr wythnos ganlynol a byddai’n dod â phrofiad sylweddol mewn perthynas â thrawsnewid digidol o’r sector AU a’r sector preifat; roedd staff yn cymryd rhan mewn amrywiaeth o drafodaethau ar draws y sector ynghylch AI; roedd archwiliad mewnol o barodrwydd AI wedi’i gynnwys yn rhaglen archwilio 2024-25.

1279 Cynllun Gweithredu i fynd i'r afael ag Argymhellion Archwilio Allanol: Diweddariad

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 24/79C, 'Cynllun Gweithredu i fynd i'r afael ag Argymhellion Archwilio Allanol:  Diweddariad'. Siaradodd Rheolwr Ariannol y Grŵp am yr eitem hon.

Nodwyd

1279.1 Bod y ffocws yn ystod 2023-24 wedi bod ar wella system gyllid y Brifysgol, gan gwblhau prosiect 8 mis i uwchraddio Oracle EBS; byddai hyn yn caniatáu gweithrediad rheolaeth awdurdodi cyfnodolion ar sail systemau; byddai'r gwelliant hwn yn gynnydd sylweddol ond ni fyddai ar waith yn ddigon cynnar i sicrhau bod y cam archwilio yn yr adroddiad ISO260 nesaf yn gallu cael ei gau.

1279.2 Bod gwelliannau wedi'u gwneud i'r Tîm Cyllid; roedd tîm adrodd ariannol cryf bellach yn ei le; roedd gwaith sylweddol wedi'i wneud gydag Ysgolion ac Adrannau i baratoi ar gyfer diwedd y flwyddyn; roedd gwaith i ystyried strwythur cyffredinol y Tîm Cyllid yn cael ei symud ymlaen fel rhan o'r achos busnes trawsnewid cyllid gan gynnwys mynd i'r afael â'r risg person allweddol/gwydnwch a amlygwyd yn yr archwiliad mewnol Rheoli'r Trysorlys; nododd yr Is-Ganghellor yn glir fod angen i’r Tîm Cyllid gael adnoddau digonol i gefnogi’r trawsnewidiad sydd ei angen ac nad oedd cyflawni arbedion byrdymor a fyddai’n arwain at ganlyniadau negyddol yn y tymor canolig i’r hirdymor yn ddymunol.

1279.3 Bod proses recriwtio ar y gweill ar gyfer Pennaeth Cydymffurfiaeth Ariannol parhaol i gymryd lle rôl y Rheolwr Cydymffurfiaeth Ariannol, a oedd wedi bod yn wag ers mis Mehefin; y byddai adnodd dros dro yn cael ei ystyried pe bai bwlch pellach yn dilyn recriwtio.

1279.4 Bod cynnwys gweithgarwch fframwaith rheoli   allweddol o fewn y map ffordd trawsnewid cyllid (fel y nodwyd yn y papur Materion yn Codi) yn dynodi y byddai oedi pellach i'r gwaith hwn, a oedd wedi bod yn mynd rhagddo ers adroddiad ISO260 2022; roedd rhai aelodau’n pryderu nad oedd y gwaith wedi’i symud ymlaen yn ddigon cyflym; roedd yn hollbwysig bod y Brifysgol yn rheoli risgiau'n briodol ac roedd y Pwyllgor yn disgwyl i reolaethau allweddol i reoli a lliniaru risgiau ar draws y Brifysgol gael eu dogfennu; bod rhywfaint o gynnydd wedi'i wneud o ran dogfennu a phrofi rheolaethau ariannol allweddol, ond cynnydd cyfyngedig a wnaed gyda rheolaethau y tu allan i’r adran Gyllid.

1279.5 Bod adroddiad blynyddol yr archwiliad mewnol drafft yn nodi gorddibyniaeth ar brosesau llaw a methiant i ddigideiddio neu systemu; bod mynd i’r afael â’r materion hyn yn flaenoriaeth allweddol i’r map ffordd trawsnewid; roedd y gwaith ar wella prosesau ac adolygu prosesau hefyd yn anelu at ymgorffori rheolaethau allweddol ym mhob gwelliant i brosesau; y byddai nodi a dogfennu rheolaethau allweddol yn rhan o'r gwaith sy'n cael ei wneud ar hyn o bryd.

1279.6 Bod y Pwyllgor yn cydnabod maint yr her sy’n gysylltiedig â symud staff i ffwrdd o brosesau llaw a datrysiadau dros dro sefydledig; roedd yn hanfodol bod amser priodol yn cael ei neilltuo i ddatrys problemau'n briodol i sicrhau na fyddent yn ailgodi a chyda datrysiadau awtomataidd sy’n seiliedig ar systemau lle y bo modd; bod yr amrywiaeth o weithgareddau a gynlluniwyd o dan y map ffordd trawsnewid yn rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor fod cynlluniau ar waith i gryfhau a gwella'r amgylchedd rheoli.

Penderfynwyd

1279.7  I’r Pwyllgor gael ei ddiweddaru’n rheolaidd ar:

1. nodi Rheolaethau Allweddol a Bylchau Rheoli Allweddol;
2. gweithrediad Rheolaethau Allweddol;
3. cynnydd (traciwr %) ar weithgareddau’r fframwaith rheoli allweddol ar gyfer pob rheolaeth (nid Rheolaethau Ariannol yn unig).

1280 Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/81HC, 'Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol'.  Siaradodd y Pennaeth Archwilio Mewnol am yr eitem hon.

Nodwyd

1280.1 [Hepgorwyd]

1280.2 [Hepgorwyd]

1280.3 [Hepgorwyd]

1280.4 [Hepgorwyd]

1281 Adroddiad archwilio mewnol: Rheolaethau Ariannol – Rheoli’r Trysorlys

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/70HC, 'Adroddiad archwilio mewnol:  Rheolaethau Ariannol – Rheoli'r Trysorlys'. Siaradodd y Pennaeth Archwilio Mewnol a'r Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

1281.1 [Hepgorwyd]

1281.2 [Hepgorwyd]

1281.3 [Hepgorwyd]

1281.4 [Hepgorwyd]

1281.5 [Hepgorwyd]

1282 Traciwr Argymhellion Archwilio Mewnol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/82HC, 'Traciwr Argymhellion Archwilio Mewnol'.  Siaradodd y Pennaeth Archwilio Mewnol am yr eitem hon.

Nodwyd

1282.1 [Hepgorwyd]

1282.2 [Hepgorwyd]

1282.3 [Hepgorwyd]

1283 Adroddiad Blynyddol a Barn Archwilio Mewnol Drafft 24-25

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/83HC, 'Adroddiad Blynyddol a Barn Archwilio Mewnol Drafft 24-25'.  Siaradodd y Pennaeth Archwilio Mewnol am yr eitem hon.

Nodwyd

1283.1 [Hepgorwyd]

1283.2 [Hepgorwyd]

1283.3 [Hepgorwyd]

1283.4 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1283.5  I'r Pennaeth Archwilio Mewnol ystyried cynnwys peth gwybodaeth yn yr adroddiad am y cynnydd a wnaed yn ystod y 12-18 mis diwethaf.

1284 Diweddariad Digwyddiadau Mawr a Difrifol

Cafwyd ac ystyriwyd papur 24/84HC, 'Adroddiad Diweddaru Digwyddiadau Mawr a Difrifol'. Siaradodd Prif Swyddog Gweithredu ac Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Nodwyd

1284.1 [Hepgorwyd]

1284.2 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1284.3 Cadarnhau bod yr adroddiad yn rhoi digon o sicrwydd o ran y risgiau yn y maes hwn.

1284.4 Y byddai gwaith manwl ar y risg Diogelwch a Lles Staff yn cael ei ychwanegu at yr amserlen dros dro.

1285 Sicrwydd risg sy’n ymwneud â data a gyflwynir yn allanol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/85C, ‘Sicrwydd risg sy’n ymwneud â data a gyflwynir yn allanol’.  Ymunodd y Cyfarwyddwr Cynllunio Strategol â'r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon.

Nodwyd

1285.1 Bod nifer o newidiadau proses wedi'u gwneud yn 2023-24; roedd y Grŵp Goruchwylio Ffurflenni Allanol (EROG) wedi monitro DPAau ar ffurflenni data’r Cwmni Benthyciadau Myfyrwyr yn dilyn argymhelliad archwilio mewnol ac wedi cadarnhau bod yr holl DPAau wedi'u bodloni.

1285.2 Bod y datganiad HESA myfyrwyr newydd wedi'i gyflwyno'n llwyddiannus y tro cyntaf erbyn y terfyn amser a estynnwyd yn genedlaethol; roedd hyn i'w ganmol o ystyried bod rhai sefydliadau wedi cyflwyno’r datganiad 4-5 mis yn hwyr neu wedi cael cais i ailgyflwyno'r ffurflen fwy nag unwaith.

Penderfynwyd

1285.3  Cymeradwyo bod yr adroddiad yn rhoi lefel briodol o sicrwydd mewn perthynas â data a gyflwynir yn allanol.

Gadawodd Melanie Rimmer y cyfarfod ar ddiwedd yr eitem hon.

1286 Adroddiad a Chynllun Gwella Rheoli Risg Blynyddol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/86HC, 'Adroddiad a Chynllun Gwella Rheoli Risg Blynyddol'.  Siaradodd yr Uwch Reolwr Risg am yr eitem hon.

Nodwyd

1286.1 [Hepgorwyd]

1286.2 [Hepgorwyd]

1286.3 [Hepgorwyd]

1286.4 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1286.5  Cymeradwyo Adroddiad Rheoli Risg Blynyddol 2024 a'r Cynllun Gwella Rheoli Risg.

1286.6 I adran nodau ac amcanion yr adroddiad gynnwys dyddiadau bras yn fersiwn nesaf yr adroddiad.

1287 Adroddiad ar Faterion Cydymffurfiaeth Ariannol

Siaradodd Rheolwr Ariannol y Grŵp am yr eitem hon.

Nodwyd

1287.1 Nad oedd unrhyw faterion cydymffurfiaeth ariannol i'w hadrodd; roedd tri adroddiad gweithgaredd wrthi’n cael eu hadolygu ac roedd un mater Amddiffyn yn Erbyn Gwyngalchu Arian wedi'i gyflwyno i'w ymchwilio.

1287.2 Bod prosesau adrodd yn parhau ar waith tra bod swydd y Pennaeth Cydymffurfiaeth Ariannol yn wag; ar ôl ei benodi, byddai'r Pennaeth Cydymffurfiaeth Ariannol yn cynnal adolygiad ôl-weithredol o 2023-24 i benderfynu a oedd unrhyw faterion heb eu nodi neu eu hadrodd.

1288 Unrhyw Fater Arall

Ni thrafodwyd unrhyw eitemau pellach o fusnes.

1289 Adolygu’r Risgiau a nodwyd ar y Gofrestr Risgiau

Penderfynwyd

1289.1 Bod y gofrestr risgiau yn cynrychioli’r wybodaeth a roddwyd i’r Pwyllgor yn gywir.

1290 Gwerth Am Arian

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/89, ‘Gwerth am Arian’.

Nodwyd

1290.1 Bod yr adroddiad yn darparu tystiolaeth o'r gwaith a wnaed gan y Brifysgol yn ystod 2023/24 i sicrhau gwerth am arian i fyfyrwyr a chyllidwyr.

1290.2 Bod y papur yn rhoi crynodeb defnyddiol o weithgarwch, ond nid oedd yn glir a oedd gwerth am arian wedi'i gyflawni; mai cylch gwaith y Pwyllgor oedd cael sicrwydd ynghylch effeithiolrwydd trefniadau i sicrhau gwerth am arian yn hytrach nag asesu a oedd gwerth am arian wedi'i gyflawni; bod canllawiau i'r sector ar sut i ddangos tystiolaeth o ddarparu gwerth am arian yn gyfyngedig ac roedd yn heriol i sefydliadau ddangos hyn.

1290.3 Bod polisi gwerth am arian yn cael ei ddatblygu ac y byddai'n cael ei rannu gyda'r Pwyllgor mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Penderfynwyd

1290.4 Argymell bod lefel briodol o sicrwydd ynghylch trefniadau sefydliadol ar gyfer cyflawni gwerth am arian wedi'i roi i'r Cyngor i'w gymeradwyo.

1290.5 I'r Pwyllgor adolygu'r polisi gwerth am arian mewn cyfarfod yn y dyfodol.

1291 Diweddariad ESG gan Laura Pendakis, Arbenigwr ESG KPMG

Ymunodd Laura Pendakis o KPMG â'r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon.

Nodwyd

1291.1 Bod ymgysylltu â rhanddeiliaid yn rhan allweddol o wneud penderfyniadau buddsoddi ESG.

1291.2 Bod datgeliadau ESG y Brifysgol yn unol â'r sector yn seiliedig ar feincnodi yn erbyn pedair prifysgol arall, ond bod lle i achub y blaen ar y sector drwy ddatgelu mwy o wybodaeth; gallai hyn fod yn fuddiol o ran enw da'r Brifysgol a gallai gynnig mantais gystadleuol.

1291.3  Bod yr Athro Monjur Mourshed wedi'i benodi'n ddiweddar yn Ddeon Cynaliadwyedd Amgylcheddol; un o'i flaenoriaethau fyddai adolygu datgeliadau a pherfformiad tabl cynghrair y Brifysgol ar fetrigau cynaliadwyedd.

1291.4 Bod Polisi Buddsoddi Cymdeithasol Gyfrifol y Brifysgol wedi'i adolygu yn ystod y flwyddyn flaenorol a bod y portffolio buddsoddi i raddau helaeth wedi’i alinio’n dda â Pholisi; roedd y Polisi yn gwahardd buddsoddi mewn tanwyddau ffosil, lluoedd arfog, arfau a thybaco.

1291.5 Bod gwaith yn cael ei wneud i sicrhau aliniad rhwng prosesau diwydrwydd dyladwy a pholisïau ar ymchwil, datblygu a chysylltiadau cyn-fyfyrwyr; roedd hyn mewn ymateb i adborth gan fyfyrwyr a oedd yn ceisio eglurder ar foeseg buddsoddiadau, partneriaethau a pherthnasoedd y Brifysgol.

Penderfynwyd

1291.6 I'r Prif Swyddog Gweithredu ac Ysgrifennydd y Brifysgol drafod datgeliadau ESG gyda'r Profost a'r Dirprwy Is-Ganghellor a'r Deon dros Gynaliadwyedd Amgylcheddol.

Gadawodd Laura Pendakis y cyfarfod ar ddiwedd yr eitem hon.

1292 Adroddiad Cydymffurfio: Cod Rheoli Ariannol a Thelerau ac Amodau Cyllido CCAUC

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/87, 'Adroddiad Cydymffurfio: Cod Rheoli Ariannol a Thelerau ac Amodau Cyllido CCAUC 2022’.

Penderfynwyd

1292.1 Cymeradwyo bod lefel briodol o sicrwydd wedi’i rhoi o gydymffurfiaeth â Chod Ymarfer Pwyllgorau Archwilio AU CUC ac elfennau archwilio Cod Llywodraethu AU CUC, ac felly y gellid cefnogi cynnwys datganiad cydymffurfiaeth yn yr Adroddiad Blynyddol a’r Datganiadau Ariannol.

1293 Adroddiad Cydymffurfio: Cod Ymarfer Archwilio AU CUC / Cod Llywodraethu AU CUC

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 24/88, 'Adroddiad Cydymffurfio: Cod Ymarfer Archwilio AU CUC / Cod Llywodraethu AU CUC’.

Penderfynwyd

1293.1 Cymeradwyo bod lefel briodol o sicrwydd wedi’i rhoi o gydymffurfiaeth â Chod Ymarfer Pwyllgorau Archwilio AU CUC ac elfennau archwilio Cod Llywodraethu AU CUC, ac felly y gellid cefnogi cynnwys datganiad cydymffurfiaeth yn yr Adroddiad Blynyddol a’r Datganiadau Ariannol.

1293.2 Cymeradwyo'r camau gwella a nodir yn y tabl i gryfhau cydymffurfiaeth.

1294 Adroddiadau chwythu'r chwiban

Nodwyd

Nad oedd unrhyw adroddiadau wedi'u gwneud o dan y Polisi Chwythu’r Chwiban ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor ar 20 Mehefin 2024.

1295 Eitemau a Dderbyniwyd er Gwybodaeth

Nodwyd

1295.1  Y papur canlynol:

24/90C Diweddariad ar Gynllun Gweithredu Ymweliad Sicrwydd Sefydliadol CCAUC

Gadawodd pob Swyddog y cyfarfod ar gyfer yr eitemau a gadwyd yn ôl, ar wahân i'r Pennaeth Archwilio Mewnol a'r Cynghorydd Llywodraethu.

1296 Cyfarfod Cyfrinachol

Ar ôl cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Risg, cynhaliwyd cyfarfod cyfrinachol. Roedd aelodau’r Pwyllgor Archwilio a Risg, yr archwilwyr allanol, y Pennaeth Archwilio Mewnol a’r Cynghorydd Llywodraethu yn bresennol.

Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Hydref 2024 yn gofnod gwir a chywir ac fe'u cymeradwywyd gan y Pwyllgor ar 15 Tachwedd 2024.