Gofynion gwirio dogfennau i ymgeiswyr

1. Cyflwyniad

1.1 Mae Prifysgol Caerdydd yn ei gwneud yn ofynnol i ymgeiswyr gyflwyno dogfennau penodol yn rhan o'u proses ymgeisio. Mae'r dogfennau hyn yn hanfodol i wirio dilysrwydd yr wybodaeth a roddir, sicrhau cydymffurfiaeth â safonau cyfreithiol a chynnal uniondeb y broses dderbyn. Mae'r canlynol yn amlinellu'r gofynion ynghlwm wrth wirio dogfennau, gan gynnwys mesurau diogelu data, amserlenni cadw dogfennau, strategaethau atal twyll a chyfrifoldebau ymgeiswyr.

1.2 Dylid darllen y ddogfen hon mewn cysylltiad â:

• Rheoliadau Academaidd Prifysgol Caerdydd
• Polisïau Derbyn Prifysgol Caerdydd gan gynnwys gofynion iaith Saesneg.
• Fframwaith Credydau Cymwysterau Addysg Uwch.

2. Y gofynion ynghlwm wrth gyflwyno dogfennau

2.1 Mae’n rhaid i'r holl ddogfennau a gyflwynir fod yn gopïau cywir gwreiddiol neu ardystiedig. Mae’n rhaid i ymgeiswyr sicrhau bod yr wybodaeth a ddarperir yn gywir a bod modd ei gwirio.

2.2 Fel arfer bydd yn ofynnol i ymgeisydd ddarparu prawf o:

• Ei fanylion adnabod sy’n cadarnhau pwy ydyw: Manylion adnabod a gyhoeddwyd gan y Llywodraeth (pasbort, manylion adnabod cenedlaethol neu drwydded yrru).
• Cofnodion academaidd: Trawsgrifiadau a thystysgrifau gan sefydliadau addysgol blaenorol.
• Preswyliad: Biliau cyfleustodau, cytundebau prydlesu neu ddogfennau swyddogol eraill sy'n dangos y cyfeiriad cyfredol pan fydd angen asesu statws ffioedd.
• Dogfennau ariannol: Datganiadau banc, llythyrau noddi neu brawf o gymorth ariannol, os yw'n berthnasol.

2.3 Gellir cyflwyno dogfennau naill ai ar ffurf ffisegol (copïau caled) neu'n ddigidol drwy borth ceisiadau ar-lein y Brifysgol. Mae’n rhaid i gyflwyniadau digidol fod ar ffurf PDF a bod y sganiau’n glir ac yn ddarllenadwy.

3. Gofynion Fisâu a Mewnfudo’r DU (UKVI)

3.1 Gan mai’r Brifysgol yw un o ddeiliaid Trwydded Noddi Myfyrwyr UKVI, mae gennym ddyletswyddau cadw cofnodion a ddiffinnir yn y Canllawiau i Noddwr Myfyrwyr – Dogfen 2: Dyletswyddau Noddi(tudalen 8 fersiwn 12/2020).

3.1.1 Er mwyn cynnal Trwydded Noddi Myfyrwyr gan UKVI, mae’r Brifysgol yn cadw’r hawl i ofyn i fyfyrwyr newydd sy’n ymrestru ym Mhrifysgol Caerdydd gyflwyno dogfennaeth wreiddiol, gan gynnwys cyfieithiad ardystiedig pan fo angen*, i’r Swyddfa Dderbyn ar ôl cyrraedd y Brifysgol erbyn dyddiad cau a nodir, pan fydd y canlynol yn berthnasol:

• Ni roddwyd dogfennaeth derfynol/gyflawn, neu nid yw'r ansawdd yn ddigonol i fodloni’r gofynion cadw cofnodion.
• Nid yw'r Brifysgol wedi gallu gwirio cymhwyster drwy ddulliau amgen, megis drwy broses ddilysu Corff Dyfarnu.
• Rhoddwyd gwybod i’r Brifysgol fod problem bosibl megis twyll dogfennaeth neu ffugio canlyniadau.
• Pan fydd UCAS, UKVI, neu'r Swyddfa Gartref wedi tynnu sylw'r Brifysgol at risg bosibl mewn perthynas â dogfennaeth neu gymwysterau.

3.1.2 *Mae’n rhaid bod cyfieithiad ardystiedig ynghlwm wrth ddogfennau y gofynna’r Brifysgol amdanynt nad ydynt yn Gymraeg na Saesneg. Dylid rhoi manylion y cyfieithydd, ynghyd â'i ddatganiad swyddogol bod y cyfieithiad yn gywir.

3.2 Bydd y Brifysgol yn cysylltu ag ymgeiswyr y mae'n ofynnol iddynt gyflwyno dogfennaeth wreiddiol wrth gyrraedd, a hynny’n rhan o'r broses cyn cyrraedd i roi gwybod iddynt am y gofyniad hwn. Fel arfer, bydd hyn yn digwydd drwy e-bost.

3.3 Ni fydd cam olaf y broses gofrestru, gan gynnwys casglu cerdyn adnabod, yn digwydd hyd nes bod y dogfennau gwreiddiol, a chyfieithiad ardystiedig pan fo angen, wedi'u cyflwyno a'u gwirio. Os na chyflwynir y dogfennau y mae eu hangen erbyn y dyddiad cau a nodwyd, bydd y Brifysgol yn ystyried nad yw ymgeisydd bellach yn gallu ymgymryd â'r rhaglen astudio a bydd hyn yn arwain at dynnu lle i astudio yn ôl, ynghyd ag adroddiadau priodol i'r UKVI.

4. Diogelu data

4.1 Mae'r Brifysgol wedi ymrwymo i ddiogelu data personol ymgeiswyr. Bydd yr holl ddogfennau a gyflwynir yn cael eu trin yn gwbl gyfrinachol a’u defnyddio at ddibenion asesu cymhwystra mynediad yn unig.

4.2 Bydd data personol yn cael ei brosesu yn unol â deddfau diogelu data cymwys, gan gynnwys y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR).

4.2.1 Mae'n amod derbyn lle yn y Brifysgol bod yr ymgeisydd yn cydnabod y bydd gwybodaeth bersonol, a gafwyd gan y Brifysgol mewn cysylltiad â'r broses dderbyn, yn cael ei chadw am gyfnod penodedig yn unol â'r GDPR. Wrth wneud hynny, mae'r ymgeisydd yn derbyn y gellir defnyddio a rhannu gwybodaeth o'r fath gydag UCAS neu gyrff perthnasol eraill at ddibenion gwirio hunaniaeth, cymwysterau neu eirdaon yr ymgeisydd.

4.2.2 Pan fydd yn gyfreithlon ac yn angenrheidiol, caiff y Brifysgol brosesu data personol ymgeiswyr heb eu cydsyniad, er enghraifft drwy rannu gwybodaeth ag asiantaethau’r DU sydd â dyletswyddau sy’n ymwneud ag atal a chanfod trosedd, dal ac erlyn troseddwyr, casglu treth neu doll neu sicrhau diogelwch gwladol. Gallai hynny gynnwys Arolygwyr Budd-daliadau neu Drethi, yr Heddlu, Is-adran Fisâu a Mewnfudo'r DU (UKVI) y Swyddfa Gartref a’r Swyddfa Dramor a Chymanwlad (FCO).

4.3 Mae cyflwyniadau digidol yn cael eu storio mewn cronfa ddata ddiogel sydd wedi'i hamgryptio, a dim ond aelodau awdurdodedig o’r staff gaiff ei chyrchu. Caiff dogfennau ffisegol eu digideiddio a'u dychwelyd wedyn at yr ymgeisydd neu eu dinistrio'n gyfrinachol. Ni all y Brifysgol warantu y bydd y ddogfennaeth a anfonir drwy'r post, negesydd neu wasanaethau post yn cyrraedd nac yn cael ei dychwelyd.

4.4 Mae gan ymgeiswyr yr hawl i gyrchu, cywiro neu ofyn am ddileu eu data personol a gedwir gan y Brifysgol, yn amodol ar ofynion cyfreithiol a gweinyddol.

5. Atodlen cadw dogfennau

5.1 Mae'r Brifysgol yn cadw dogfennau ymgeiswyr yn unol ag amserlenni cadw dogfennau'r Brifysgol. Mae'r cyfnodau hyn yn caniatáu i'r Brifysgol fynd i'r afael ag unrhyw ymholiadau neu ofynion cyfreithiol a allai godi ac sy'n gysylltiedig â'r cais.

5.1.1 Mae’n rhaid i'r Brifysgol storio a chadw copi at ddibenion archwilio yr holl ddogfennau a ddefnyddir at ddibenion mynediad i'r Brifysgol yn achos myfyrwyr sy'n dod i mewn ar sail fisa myfyriwr y DU yr ydym yn sefydliad noddi ar ei chyfer.

5.2 Ar ôl y cyfnod cadw perthnasol bydd dogfennau digidol yn cael eu dileu'n barhaol o systemau'r Brifysgol i atal mynediad anawdurdodedig.

5.3 Yn yr achosion hynny sy’n destun rhwymedigaethau cyfreithiol neu reoleiddiol, caiff y Brifysgol gadw dogfennau am gyfnod hirach. Bydd ymgeiswyr yn cael gwybod os yw eu data yn destun cadw estynedig.

6. Atal twyll

6.1 Mae'r Brifysgol wedi ymrwymo i sicrhau bod ymgeiswyr yn cael eu derbyn ar sail arferion derbyn teg ac na fyddant yn cael eu derbyn i'r Brifysgol ar sail gwybodaeth ffug, anghywir neu gamarweiniol.

6.2 Bydd y Brifysgol yn gwirio’r holl ddogfennau a gyflwynir yn drwyadl. Mae hyn yn cynnwys croesgyfeirio gwybodaeth â chyrff dyroddi, defnyddio technoleg gwirio dogfennau a defnyddio gwasanaethau gwirio trydydd parti pan fo angen.

6.3 Os oes gan staff y Brifysgol sy’n ymwneud â derbyn myfyrwyr reswm i gredu bod yr wybodaeth a roddwyd mewn cais yn ffug, yn anghywir neu’n gamarweiniol, bydd y Brifysgol yn ceisio dilysu’r wybodaeth a roddwyd, naill ai drwy gysylltu â’r ymgeisydd neu unrhyw berson neu sefydliad arall sy’n gallu tystio i gywirdeb a/neu ddilysrwydd yr wybodaeth a roddwyd.

6.4 Bydd unrhyw ymgais i gyflwyno dogfennau ffug, camarweiniol, anghywir, twyllodrus neu ddogfennau a newidiwyd yn arwain at anghymhwyso’r ymgeisydd ar unwaith o'r broses dderbyn

i) bydd pob cais cyfredol, pan fydd y penderfyniad dewis heb ei gynnal o hyd, yn cael ei wrthod;

ii) bydd unrhyw gynigion derbyn a wnaed eisoes yn cael eu tynnu nôl;

iii) bydd y tîm Achosion Myfyrwyr yn cael eu hysbysu os yw'r ymgeisydd hefyd yn fyfyriwr cyfredol, at ddibenion ymchwiliad pellach yn unol â’r Gweithdrefnau Ymddygiad Myfyrwyr;

6.4.1 Mae'r Brifysgol yn cadw'r hawl i wrthod mynediad mewn cylchoedd derbyn yn y dyfodol.

6.4.2 Caiff y Brifysgol gymryd camau cyfreithiol yn erbyn unigolion sy'n cyflawni twyll.

6.5 Nid oes hawl apelio os tynnir cais yn ôl neu ei wrthod ar sail twyll. Os yw cais wedi ei wrthod neu os bydd cynnig derbyn wedi'i dynnu nôl o fewn cwmpas y polisi hwn a bod yr ymgeisydd yn gallu cyflwyno gwybodaeth ychwanegol neu ddogfennaeth wreiddiol sy'n dilysu cynnwys ei gais yr holwyd yn ei gylch, bydd y Brifysgol yn adfer y cais yn amodol ar gymeradwyaeth yr Is-Ganghellor neu ei enwebai, mewn ymgynghoriad â Phennaeth neu Benaethiaid perthnasol yr Ysgol, ac ar yr amod bod lleoedd ar y cwrs ar gael (os yw cwrs yn llawn, bydd y Brifysgol yn gwneud cynnig mynediad gohiriedig).

6.6 Mae'r Brifysgol yn annog ymgeiswyr a'r cyhoedd i roi gwybod am unrhyw weithgareddau amheus sy'n gysylltiedig â chyflwyno dogfennau twyllodrus. Gellir cyflwyno adroddiadau drwy weithdrefn y cwynion yn erbyn ymgeiswyr.

6.7 Os oes gan y Brifysgol sail i gredu bod myfyriwr cofrestredig wedi cael ei le ar sail gwybodaeth ffug, anghywir neu gamarweiniol, ymchwilir i achos y myfyriwr a gwrandewir arno drwy'r Weithdrefn Disgyblaeth Myfyrwyr, gan gynnwys Addasrwydd i Ymarfer pan fo'n berthnasol.

7. Cyfrifoldebau Ymgeiswyr

7.1 Mae ymgeiswyr yn gyfrifol am sicrhau bod yr holl ddogfennau a gyflwynir yn gywir, yn gyflawn ac yn gyfredol. Mae’n bosibl y bydd methu â darparu’r dogfennau sydd eu hangen yn arwain at oedi neu wrthod y cais.

7.2 Mae’n rhaid cyflwyno'r holl ddogfennau erbyn y dyddiadau cau a nodir yn y broses dderbyn. Ni ellir ystyried ceisiadau hwyr, a dim ond o dan amgylchiadau eithriadol y gwneir eithriadau.

7.3 Mae’n rhaid i ymgeiswyr roi gwybod i’r Brifysgol yn brydlon am unrhyw newidiadau yn eu gwybodaeth bersonol, megis newidiadau yn y cyfeiriad neu’r enw cyfreithiol, er mwyn sicrhau bod y cofnodion yn gywir.

7.4 Mae’n rhaid i ymgeiswyr gydweithredu â'r Brifysgol yn ystod y broses ddilysu, gan gynnwys rhoi gwybodaeth neu ddogfennau ychwanegol os gofynnir amdanynt.

7.5 Drwy gyflwyno cais, mae ymgeiswyr yn cydnabod eu bod wedi darllen polisïau gwirio dogfennau'r Brifysgol, eu bod yn eu deall ac yn cytuno i gydymffurfio â nhw, gan gynnwys y rheini sy'n ymwneud â diogelu data ac atal twyll.

8. Myfyrwyr cyfredol

8.1 Yn rhan o brosesau archwilio'r Brifysgol, mae'r Brifysgol yn cadw'r hawl i ofyn i fyfyriwr presennol gyflwyno dogfennaeth a ddefnyddiwyd o'r blaen at ddibenion derbyn os bydd dogfennaeth sydd ei hangen ar goll neu os nad yw o ansawdd digonol i fodloni’r gofynion cadw cofnodion, neu os yw’r Brifysgol yn cael gwybod am ymholiad neu hysbysiad dilynol o achos posibl o dwyll mewn dogfennaeth.

8.2 Bydd y Tîm Derbyn Myfyrwyr, y Tîm Achosion Myfyrwyr neu’r Tîm Cydymffurfiaeth â Fisâu Myfyrwyr yn cysylltu â myfyrwyr cyfredol y mae'n ofynnol iddynt gyflwyno dogfennaeth wreiddiol, drwy eu cyfeiriad ebost Prifysgol Caerdydd, i'w rhybuddio am y gofyniad, y ddogfennaeth y mae ei hangen yn ogystal ag amserlen i gyflwyno’r rhain (fel arfer, cyn pen 28 diwrnod). Mae’n bosibl y bydd methu â darparu dogfennaeth yn ôl yr angen yn arwain at weithdrefnau disgyblu neu dynnu’r myfyriwr yn ei ôl neu ei wahardd.

9. Manylion cyswllt

Os bydd cwestiynau neu bryderon ynghylch gwirio dogfennau, caiff ymgeiswyr gysylltu â thîm derbyn y Brifysgol:

Ffurflen ar y we: Gofyn cwestiwn

E-bost: admissions@caerdydd.ac.uk

Ffôn: +44 (0) 29 20879999

Cyfeiriad: Y Tîm Derbyn Myfyrwyr
Prifysgol Caerdydd
Tŷ McKenzie
30-36 Heol Casnewydd
Caerdydd
CF24 0DE
Y DU