Cofnodion cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Risg 14 Tachwedd 2023

Cofnodion cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Risg Prifysgol Caerdydd a gynhaliwyd ddydd Mawrth 14 Tachwedd 2023 am 9.30 yn ystafelloedd 1.24/1.25, Canolfan Bywyd y Myfyrwyr ac ar Zoom.

Yn Bresennol: Dr Robert Weaver (Cadeirydd), Pers Aswani a Suzanne Rankin.

Hefyd yn bresennol:    Jonathan Brown (KPMG), Clare Eveleigh, Ellie Hetenyi (KPMG), Rashi Jain, Yr Athro Wendy Larner, Sian Marshall, Alex Middleton (KPMG), Carys Moreland, Claire Morgan [cofnod 1204], TJ Rawlinson [cofnod 1210], Melanie Rimmer [cofnod 1204], Claire Sanders, Laura Sheridan, Natalie Stewart, Yr Athro Damian Walford Davies [cofnod 1210], Darren Xiberras.

1195   Croeso a Materion Rhagarweiniol

1195.1 Croesawyd pawb i'r cyfarfod.

1195.2 Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau fod y cyfarfod yn cael ei recordio i gynorthwyo’r gwaith o baratoi’r cofnodion.

1196  Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Cafwyd ymddiheuriadau gan Agnes Xavier-Phillips.

1197 Datgan Buddiannau

Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau o’u dyletswydd i ddatgelu unrhyw wrthdaro posibl mewn buddiannau. Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

1198 Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol

Cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Hydref 2023 (23/243C) yn gofnod gwir a chywir, ac fe'u cymeradwywyd i gael eu llofnodi gan y Cadeirydd.

1199  Materion yn Codi o’r Cofnodion

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/259C, 'Materion yn Codi'. Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hon.

Nodwyd

Cofnodion 1188.5, 1188.6: Adroddiad Blynyddol ar Dwyll, Llwgrwobrwyo a Materion Eraill sy’n Ymwneud â Chydymffurfiaeth Ariannol

1199.1 Nad oedd unrhyw staff wedi cael eu nodi fel rhai a gyflogir drwy gwmnïau gwasanaeth personol; bod pob cyflenwr newydd yn destun proses sefydlu, a oedd yn cynnwys asesiad o statws cyflogaeth pob gweithiwr, contractwr ac ymgynghorydd; y byddai hyn yn nodi unrhyw drefniadau o fewn IR35 er mwyn gallu eu rheoli'n briodol drwy'r gyflogres neu drwy asiantaeth; nad oedd modd gwirio cyflenwyr yn ôl-weithredol, ond adolygir pob cyflenwr ar ôl dwy flynedd o anweithgarwch.

1199.2 Awgrymwyd y dylid monitro cyfran y cyflenwyr a wiriwyd er mwyn rhoi syniad o lefel yr hyder y gellir ei chynnal.

1199.3 Bod derbyn ffioedd dysgu yn un o nifer o weithgareddau lle bu'n rhaid i'r Brifysgol ystyried effaith sancsiynau masnach ac ariannol; bod modd derbyn taliadau ffioedd dysgu yn uniongyrchol i'r cyfrif banc, wedi eu talu â cherdyn credyd neu drwy ein partner talu rhyngwladol Convera (Western Union); bod derbyniadau trwy Convera yn destun adolygiad yn erbyn rhestrau o sancsiynau, ond ni chafodd derbyniadau cerdyn credyd a banc eu hadolygu’n allanol; bod y tîm incwm wedi mabwysiadu ymagwedd sy'n seiliedig ar risg wrth adolygu taliadau ffioedd dysgu a bod y tîm wrthi'n adolygu'r holl daliadau ffioedd dysgu a dderbyniwyd gan fyfyrwyr o Rwsia ac Iran yn y cyfnod cofrestru hwn.

1199.4 Bod canllawiau arferion gorau BUFDG yn argymell bod darparwyr AU yn (i) mabwysiadu polisi ysgrifenedig ar gydymffurfio â sancsiynau ac yn rhoi cyhoeddusrwydd iddo; (ii) sicrhau bod staff addysgu ac ymchwil yn ymwybodol o'u rhwymedigaethau unigol a’u bod yn cael adroddiadau ganddynt; a (iii) cefnogi eu hymdrechion unigol i gydymffurfio; y byddai'r Rheolwr Cydymffurfiaeth Ariannol dros dro yn gyfrifol am adolygu'r gofynion hyn ac yn asesu'r risg sy’n weddill mewn perthynas â ffioedd dysgu.

1200 Eitemau gan y Cadeirydd

Nodwyd

1200.1 Y derbyniwyd llythyr gan CCAUC ar 7 Tachwedd 2023 ynghylch datganiad ymddiswyddiad Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol; nododd y llythyr nad oedd angen rhagor o wybodaeth ar hyn o bryd a bod y mater ar gau.

1200.2 Bod Dónall Curtin wedi ymddiswyddo o'r Pwyllgor yn weithredol o 13 Tachwedd 2023 oherwydd pryderon ynghylch annibyniaeth y Pwyllgor; bod y Cadeirydd wedi cwrdd â Dónall i drafod y pryderon cyn ei ymddiswyddiad.

1201 Adroddiad ar Archwiliad Allanol Diwedd y Flwyddyn (gan gynnwys Llythyr y Rheolwyr)

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 23/260C 'Adroddiad ar Archwiliad Allanol Diwedd y Flwyddyn (gan gynnwys Llythyr y Rheolwyr)'. Siaradodd Jon Brown ac Ellie Hetenyi o KPMG am yr eitem hon.

Nodwyd

1201.1 Bod yr archwiliad wedi'i gynnal yn unol â'r cynllun; nad oedd wedi'i gwblhau eto ond bod y gwaith maes ar fin dod i ben; bod KPMG yn hyderus y byddai'r archwiliad yn cael ei gwblhau er mwyn gallu cyflwyno'r Adroddiad Blynyddol a'r Datganiadau Ariannol i CCAUC erbyn y dyddiad cau, sef 30 Tachwedd 2023.

1201.2 Bod yr adroddiad yn cynnwys dau argymhelliad rheoli ‘blaenoriaeth tri’ newydd ac yn rhoi diweddariad ar y cynnydd o ran y 13 argymhelliad a godwyd yn rhan o adroddiad 2022; bod KPMG o'r farn bod cynnydd da wedi'i wneud a bod llawer o'r argymhellion wedi arwain at leihau’r risg sy'n gysylltiedig; bod rhagor o waith i'w wneud i fynd i'r afael â'r berthynas gyda'r ysgolion gan fod hyn yn effeithio ar yr amgylchedd rheoli mewn rhai meysydd.

1201.3 Bod rhywfaint o waith i’w wneud o hyd, ond rhagwelwyd y bydd barn lân mewn perthynas â'r holl risgiau archwilio mawr a’r rhai eraill; bod un addasiad archwilio posibl wedi'i nodi mewn perthynas â dosbarthiad adeilad Sbarc.

1201.4 Bod rhai camddatganiadau datgelu wedi'u nodi a bod y Rheolwyr yn eu diweddaru.

1201.5  Bod bwriad i ddod â Phenaethiaid Cyllid y Coleg dan reolaeth uniongyrchol y Prif Swyddog Ariannol, a bod disgwyl i hynny roi goruchwyliaeth a pherthynas well gyda'r Ysgolion.

1201.6  Barn y Pwyllgor fod y Tîm Cyllid wedi gweithio'n galed i wneud cynnydd da o ran rhoi'r argymhellion ar waith yn ystod y flwyddyn; y byddai'r Pwyllgor yn parhau i fonitro cynnydd yn rheolaidd i wneud yn siŵr bod yr amgylchedd rheoli yn gadarn ac yn effeithiol; yr hoffai’r Pwyllgor weld mwy o gynnydd o ran yr argymhellion ynghylch awdurdodi cyfnodolion a gorchmynion prynu ôl-weithredol yn ystod y cyfnod nesaf.

Penderfynwyd

1201.7  Bydd adroddiadau gan KPMG yn y dyfodol yn mynegi’n fwy eglur y cynnydd a gyflawnwyd o ran yr argymhellion o'r flwyddyn flaenorol.

1202  Crynodeb o’r penderfyniadau o'r Cyfarfod ar y Cyd gyda’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau (F&RC)

Nodwyd

1202.1 Dywedodd y Cadeirydd fod cyfarfod ar y cyd wedi'i gynnal gydag aelodau'r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau i adolygu'r papurau canlynol:

• 23/256C Cysoni’r Rhagolwg Alldro yn erbyn y Datganiadau ar gyfer y Flwyddyn a Ddaeth i Ben
• 23/257C Rhagolwg Ch1
• 23/271C Dyfarniadau ac Amcangyfrifon ar gyfer Datganiadau Ariannol y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Gorffennaf 2023
• 23/255C Llythyr Cynrychiolaeth Tystiolaeth o Sicrwydd
• 23/255C Adroddiad Blynyddol a Datganiadau Ariannol

1202.2 Gwahoddodd y Cadeirydd yr aelodau i godi unrhyw gwestiynau neu bryderon am y penderfyniadau a wnaed mewn egwyddor gan y Pwyllgor yn rhan o'r cyfarfod ar y cyd; ni chodwyd unrhyw gwestiynau neu bryderon.

Penderfynwyd

1202.3  Cadarnhau'r penderfyniadau ynglŷn â'r papurau a restrir yn 1202.1 (lle bo angen penderfyniad) fel a ganlyn:

1. Cymeradwyo’r Dyfarniadau a'r Amcangyfrifon terfynol ar gyfer 22/23 o dan awdurdod dirprwyedig gan y Cyngor;
2. Cymeradwyo'r Llythyr Cynrychiolaeth Tystiolaeth o Sicrwydd;
3. Argymell i'r Cyngor yr Adroddiad Blynyddol a'r Datganiadau Ariannol yn amodol ar y diwygiadau canlynol:
   1. Cynnwys yr alldro a'r gymhariaeth â pherfformiad a gafwyd y flwyddyn gynt mewn perthynas â metrig allweddol o berfformiad ariannol EBIDA;
   2. Nodi bonws perfformiad terfynol yr Is-Ganghellor blaenorol a phecyn tâl llawn yr Is-Ganghellor newydd.

1203 Barn Flynyddol Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/244HC, 'Barn Flynyddol Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol'.  Siaradodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Dros Dro am yr eitem hon.

Nodwyd

1203.1 [Hepgorwyd]

1203.2 [Hepgorwyd]

1203.3 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1203.4 Argymell Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol i'r Cyngor i'w gymeradwyo.

1204 Adroddiad Monitro’r Cynllun Ffioedd a Mynediad (FAP)

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/236C 'Adroddiad Monitro’r Cynllun Ffioedd a Mynediad (FAP)’. Ymunodd y Rhag Is-Ganghellor Addysg a Phrofiad y Myfyrwyr a'r Cyfarwyddwr Cynllunio Strategol â'r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon.

Nodwyd

1204.1 Bod CCAUC wedi’i gwneud yn ofynnol i'r Brifysgol gyflwyno nifer o ddatganiadau sicrwydd yn rhan o'r Ffurflen Sicrwydd Blynyddol a bod y papur yn rhoi tystiolaeth i ategu'r datganiadau hyn.

1204.2 Bod buddsoddiad y Brifysgol mewn Ffioedd a Mynediad yn 2022-23 wedi cyrraedd trothwy CCAUC, sef 15% o incwm israddedigion amser llawn o’r DU; bod y gwariant gwirioneddol, sef 15.3%, yn uwch na beth ydoedd yn 2021-22, fodd bynnag, roedd yn is na lefel y gwariant a gynlluniwyd oherwydd effaith Covid-19 ar weithgareddau a gynlluniwyd ac am fod llai o fyfyrwyr yn cael bwrsariaethau.

1204.3 Bod disgwyl i'r gofynion rheoleiddio gynyddu o ganlyniad i sefydlu'r Comisiwn Addysg Drydyddol ac Ymchwil (CTER).

1204.4 Bod gwaith yn cael ei wneud i werthuso effaith y Strategaeth Ehangu Cyfranogiad gan gynnwys gwariant yn ystod y flwyddyn ac yn ôl gwahanol nodweddion myfyrwyr, sef rhywbeth nad oedd wedi'i wneud o'r blaen, ac y byddai'n arwain at welliannau yn ymagwedd y Brifysgol; y byddai monitro gwariant yn ystod y flwyddyn yn galluogi mwy o ystwythder o ran y strategaeth a chamau unioni pe bai'r gwariant yn is na'r targed.

1204.5  Ei bod yn anodd deall a dehongli’r wybodaeth feincnodi; y byddai'n ddefnyddiol ystyried dangos y wybodaeth ar ffurf graffiau yn fersiwn nesaf yr adroddiad.

1204.6  Bod gwaith yn cael ei wneud ar nodweddion myfyrwyr ac mai’r bwriad yw cyflwyno hyn i'r Cyngor yng ngwanwyn neu haf 2024; y bwriad wedi hynny fyddai i Ffioedd a Mynediad fod yn un agwedd ar y gwaith hwn o ran sut byddai'r cyllid yn cael ei ddyrannu.

Penderfynwyd

1204.7 Cadarnhau datganiadau'r Datganiad Sicrwydd Blynyddol:

(i) Nid oes unrhyw ffioedd cwrs rheoledig wedi mynd y tu hwnt i'r terfyn ffioedd cymwys fel y nodir yn y Cynllun Ffioedd a Mynediad;

(ii) Mae'r sefydliad wedi cymryd pob cam rhesymol i gydymffurfio â gofynion cyffredinol y Cynllun Ffioedd a Mynediad (nodwyd yn 4.2.4);

(iii) Mae'r sefydliad wedi cymryd pob cam rhesymol i gynnal y lefelau buddsoddi blaenorol, gan gynnwys cynnal y modd y rhennir y buddsoddiad rhwng cynnig cyfle cyfartal a hyrwyddo addysg uwch yn ogystal â’r buddsoddiad mewn cymorth i fyfyrwyr (nodwyd yn 3.4).

1204.8 Argymell y ddogfen i'r Cyngor i'w chymeradwyo.

1204.9 I fersiwn nesaf yr adroddiad esbonio’r dadansoddiad i’r manteision o ran Ffioedd a Mynediad.

Gadawodd y Rhag Is-Ganghellor Addysg a Phrofiad y Myfyrwyr a’r Cyfarwyddwr Cynllunio Strategol y cyfarfod ar ddiwedd yr eitem hon.

1205 Adroddiad Cwynion Blynyddol: Myfyrwyr, Staff a Thrydydd Partïon

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 23/258HC, 'Adroddiad Cwynion Blynyddol: Myfyrwyr, Staff a Thrydydd Partïon’.  Siaradodd y Prif Swyddog Gweithredu am yr eitem hon.

Nodwyd

1205.1 [Hepgorwyd]

1205.2 [Hepgorwyd]

1205.3 [Hepgorwyd]

1205.4 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1205.5 Cymeradwyo bod yr adroddiad yn rhoi sicrwydd o ran i ba raddau y mae prosesau digonol ac effeithiol ar gyfer ymdrin â chwynion wedi’u rhoi ar waith.

1205.6 Rhoi rhagor o wybodaeth i'r Pwyllgor am yr amserlen ar gyfer cyflwyno system rheoli achosion.

1206 Diweddariad ar Ddigwyddiadau Mawr a Difrifol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/245HC, 'Diweddariad ar Ddigwyddiadau Mawr a Difrifol'. Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol a'r Prif Swyddog Gweithredu am yr eitem hon.

Nodwyd

1206.1 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1206.2 Cadarnhau bod yr adroddiad yn rhoi digon o sicrwydd o ran y risgiau yn y maes hwn

1207 Adroddiad Cydymffurfio: Côd Rheolaeth Ariannol CCAUC

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/247 'Adroddiad Cydymffurfio: Côd Rheolaeth Ariannol CCAUC'. Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Nodwyd

1207.1 Bod y papur yn rhoi sicrwydd a chrynodeb o gydymffurfiaeth ag elfennau ariannol ac archwilio'r Côd Rheoli Ariannol (FMC) a Thelerau ac Amodau Cyllido 2023-24; bod yr adroddiad yn nodi pedwar maes i’w gwella; bod y Pwyllgor Llywodraethu wedi adolygu a chymeradwyo elfennau llywodraethu'r ddwy ddogfen ar 7 Tachwedd 2023.

1207.2 Bod y Pwyllgor wedi gwneud argymhelliad i'r Cyngor yn flaenorol mewn perthynas â chydymffurfio ag adran 139: bod y pennaeth archwilio mewnol yn ddigamsyniol rydd i weithredu mewn modd annibynnol wrth fynd ar drywydd ei waith proffesiynol ac nad oedd wedi'i lyffethair o ran cwmpas ei waith na’i adroddiadau; nad oedd unrhyw dystiolaeth bellach wedi'i chyflwyno na'i nodi, a oedd yn nodi y dylid ystyried safbwynt arall.

Penderfynwyd

1207.3 Cymeradwyo’r  adroddiad i gynnwys datganiad cydymffurfiaeth yn yr Adroddiad Blynyddol a'r Datganiadau Ariannol.

1207.4 Ailgadarnhau barn y Pwyllgor mewn perthynas â chydymffurfio ag adran 139: bod y pennaeth archwilio mewnol yn ddigamsyniol rydd i weithredu mewn modd annibynnol wrth fynd ar drywydd ei waith proffesiynol ac nad yw'n cael ei rwystro o ran cwmpas ei waith na’i adroddiadau.

1208 Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Risg 2022-23

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/252C, 'Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Risg 2022-23'. Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hon.

Nodwyd

1208.1 Y byddai'r adroddiad yn cael ei ddiweddaru i adlewyrchu ymddiswyddiad Dónall Curtin o'r Pwyllgor ac i grynhoi'r casgliadau mewn perthynas â'r Adroddiad Archwilio Allanol; y byddai'r Cadeirydd yn adolygu'r fersiwn derfynol cyn cyflwyno'r adroddiad i'r Cyngor.

Penderfynwyd

1208.2 Cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Risg, gan gynnwys unrhyw newidiadau sydd eu hangen i adlewyrchu cofnod 1208.1 uchod.

1209 Diweddariad ar Reoli Risg

Derbyn ac ystyriwyd papur 23/250HC, 'Diweddariad ar Reoli Risg'.  Siaradodd y Rheolwr Risg am yr eitem hon.

Nodwyd

1209.1  [Hepgorwyd]

1209.2 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1209.3 Ystyried cynnwys mesuriad ariannol o risg yn y cynllun gwella rheoli risg a rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor maes o law.

1210 Pwyntiau Trafod ar gyfer Adroddiadau Sicrwydd Archwilio Mewnol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/246HC, 'Pwyntiau Trafod ar gyfer Adroddiadau Sicrwydd Archwilio Mewnol'.  Siaradodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Dros Dro am yr eitem hon. Ymunodd y Dirprwy Is-Ganghellor a'r Cyfarwyddwr Datblygu a Chyn-fyfyrwyr â'r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon.

Nodwyd

1210.1 [Hepgorwyd]

Nodwyd

1210.2 [Hepgorwyd]

1210.3 [Hepgorwyd]

1210.4 [Hepgorwyd]

1210.5 [Hepgorwyd]

Gadawodd y Dirprwy Is-Ganghellor a'r Cyfarwyddwr Datblygu a Chyn-fyfyrwyr y cyfarfod ar ddiwedd yr eitem hon.

1211 Gwaith Dilynol ar yr Argymhellion â Blaenoriaeth Uchel

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/249HC, ‘Gwaith Dilynol ar yr Argymhellion â Blaenoriaeth Uchel’.  Siaradodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Dros Dro am yr eitem hon.

Nodwyd

1211.1  [Hepgorwyd]

1211.2 [Hepgorwyd]

1211.3 [Hepgorwyd]

1211.4 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1211.5 Y byddai’r Pennaeth Archwilio Mewnol Dros Dro yn ystyried cyflwyno'r adroddiad mewn ffordd fwy gweledol, gan gynnwys defnyddio siartiau neu wybodlenni.

1212 Strategaeth Archwilio Fewnol a Chynllun Blynyddol 2023/24

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/248HC, 'Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Blynyddol 2023/24'.  Siaradodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Dros Dro am yr eitem hon.

Nodwyd

1218.1 [Hepgorwyd]

1218.2  [Hepgorwyd]

1218.3 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1218.4 Cymeradwyo'r rhaglen archwilio fewnol sy’n seiliedig ar risg ar gyfer 2023-24 gyda chytundeb i ailasesu'r rhaglen sy'n weddill ar ôl cynnal adolygiad o'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

1213 Unrhyw Fater Arall

Ni thrafodwyd unrhyw fater arall.

1214 Adroddiadau chwythu'r chwiban

Siaradodd y Prif Swyddog Gweithredu am yr eitem hon.

Nodwyd

1220.1 Na chafwyd unrhyw adroddiadau o dan y Polisi Datgelu er Lles y Cyhoedd (Chwythu’r Chwiban) ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor.

1215 Eitemau a Dderbyniwyd er Gwybodaeth

Nodwyd

1221.1 Y papur canlynol:

• 23/254 Cyfarwyddyd Cyfrifon

Gadawodd yr holl Swyddogion ar wahân i Ysgrifennydd y Brifysgol a’r Pennaeth Archwilio Mewnol Dros Dro y cyfarfod ar gyfer yr eitemau a gadwyd yn ôl.

1216  Adroddiad Ymgyfreitha

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 23/251HC, 'Adroddiad Ymgyfreitha'. Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Nodwyd

1216.1 [Hepgorwyd]

1217  Cyfarfod Cyfrinachol

Yn dilyn cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Risg, cynhaliwyd cyfarfod cyfrinachol. Roedd aelodau'r Pwyllgor Archwilio a Risg, y Pennaeth Archwilio Mewnol, yr archwilwyr allanol ac Ysgrifennydd y Brifysgol yn bresennol.

Gadawodd Suzanne Rankin y cyfarfod ar ddiwedd yr eitem hon.

1218  Cyngor cyfreithiol ynghylch sylwadau cyn-aelod o staff

Rhoddodd y Cadeirydd adroddiad llafar o dan yr eitem hon.

Nodwyd

1218.1  [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

1218.2 [Hepgorwyd]

1218.3  [Hepgorwyd]