cyfarfod Cyd-bwyllgor Archwilio a Risgiau Prifysgol Caerdydd a’r Pwyllgor Polisïau ac Adnoddau 14 Tachwedd 2023

Cofnodion cyfarfod Cyd-bwyllgor Archwilio a Risgiau Prifysgol Caerdydd a’r Pwyllgor Polisïau ac Adnoddau a gynhaliwyd ddydd Mawrth 14 Tachwedd 2023 am 10:00 yn ystafelloedd 1.24/1.25, Canolfan Bywyd y Myfyrwyr a thros Zoom.

Yn Bresennol: Dr Robert Weaver (Cadeirydd), Angie Flores Acuña, Pers Aswani, Chris Jones, Jan Juillerat, Yr Athro Urfan Khaliq, Yr Athro Wendy Larner, Micaela Panes, Suzanne Rankin, David Selway, John Shakeshaft,  Yr Athro Damian Walford Davies, Jennifer Wood a Pat Younge.

Yn Bresennol: Anita Edson, Jonathan Brown (KPMG), Clare Eveleigh, Rashi Jain, Sian Marshall, Carys Moreland, Melanie Rimmer, Claire Sanders, Laura Sheridan, Natalie Stewart, Darren Xiberras.

01 Gair o groeso

01.1 Croesawyd pawb i'r cyfarfod.

01.2 Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau fod y cyfarfod yn cael ei recordio i gynorthwyo gyda’r gwaith o baratoi’r cofnodion.

01.3 Adroddodd y Cadeirydd y byddai'r penderfyniad i gymeradwyo neu argymell papurau yn cael ei wneud o ran egwyddor a'i gadarnhau gan y Pwyllgor Archwilio a Risgiau yn unol â'r Cynllun Dirprwyo. Bydd y Pwyllgor sy’n gyfrifol yn dilyn unrhyw gamau gweithredu y cytunwyd arnynt.

02 Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cafwyd ymddiheuriadau gan Agnes Xavier-Phillips.

03 Datgan Buddiannau

Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau o’u dyletswydd i ddatgelu unrhyw wrthdaro buddiannau posibl. Ni ddatgelwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

04 Cysoni’r Rhagolwg Alldro yn erbyn y Datganiadau ar gyfer y Flwyddyn sy’n dod i ben

Cyflwynwyd ac ystyriwyd papur 23/256C 'Cysoni'r Rhagolwg Alldro yn erbyn Datganiadau’r Flwyddyn sy’n dod i ben'.  Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

04.1 [Hepgorwyd]

04.2 [Hepgorwyd]

05 Rhagolwg C1

Cafwyd ac ystyriwyd papur 23/257C 'Rhagolwg C1'.  Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

05.1  [Hepgorwyd]

05.2 [Hepgorwyd]

05.2 Yn y papur, ni chyfeirir at ragolwg EBIDA a gafodd ei sefydlu’n fetrig targed allweddol o ran cynaliadwyedd ariannol; bod hynny’n hanfodol i'r Brifysgol gyflawni'r targed i gynnal ei buddsoddiadau a chyflawni ei strategaeth; a bod y diffyg adrodd yn erbyn y metrig yn ei gwneud hi’n anodd i'r Pwyllgor fonitro perfformiad a darparu her effeithiol.

05.3 [Hepgorwyd]

05.4 [Hepgorwyd]

05.5 [Hepgorwyd]

05.6 Byddai angen i'r Cyngor hwnnw ddeall yr heriau ynghylch cynaliadwyedd ariannol a pherfformiad y Brifysgol yn y farchnad fyfyrwyr ryngwladol o'i gymharu â sefydliadau eraill; a cheid angen clir am gymryd camau strategol pendant.

Penderfynwyd

05.7 I gael darparu diweddariad ar y rhagolwg EBIDA.

06 Dyfarniadau ac Amcangyfrifon ar gyfer Datganiadau Ariannol y flwyddyn yn diweddu ar 31 Gorffennaf 2023

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/271C 'Derfyniadau Terfynol ac Amcangyfrifon ar gyfer y Datganiadau Ariannol ar gyfer y flwyddyn sy'n dod i ben 31 Gorffennaf 2023'. Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

06.1 [Hepgorwyd]

06.2 Mae’r gwaith rhagdybiaethau pensiynau wedi'i allanoli ac yn cael ei adolygu'n annibynnol gan Mercer cyn cael ei herio gan KPMG yn rhan o'r archwiliad.

06.3 [Hepgorwyd]

06.4 [Hepgorwyd]

06.5 [Hepgorwyd]

06.6 [Hepgorwyd]

06.7 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

06.8 Mae Dyfarniadau a'r Amcangyfrifon terfynol ar gyfer 22/23 i’w cymeradwyo dan awdurdod dirprwyedig gan y Cyngor.

06.9 Mae profion sensitifrwydd pellach i'w cynnal er mwyn ystyried senarios ynghylch amrywio incwm.

07 Llythyr Cynrychiolaeth - Tystiolaeth o Sicrwydd

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/255C 'Llythyr Cynrychiolaeth - Tystiolaeth o Sicrwydd'. Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

07.1 Darparwyd y llythyr safonol gan KPMG ac nad oedd yn cynnwys unrhyw sicrwydd anarferol; y ffaith mai drafft yw’r llythyr, a byddai’r Atodlen o Wahaniaethau Archwilio heb eu cywiro yn cael ei diweddaru unwaith y byddai'n derfynol.

Penderfynwyd

07.2 Cymeradwyo'r Llythyr Cynrychiolaeth Tystiolaeth o Sicrwydd.

07.3 I fersiwn derfynol o’r llythyr gael ei diweddaru gydag iaith niwtral o ran rhyw.

08 Adroddiad Blynyddol a Datganiadau Ariannol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 23/255C 'Adroddiad Blynyddol a Datganiadau Ariannol'. Siaradodd y Prif Swyddog Ariannol am yr eitem hon.

Nodwyd

08.1 Cyfeiriwyd at y metrig allweddol o berfformiad ariannol EBIDA ond ni fanylwyd ar unrhyw alldro na chymhariaeth â pherfformiad a gafwyd y flwyddyn gynt.

08.2 [Hepgorwyd]

08.3 Cyfeiriwyd at fonws perfformiad terfynol yr Is-Ganghellor blaenorol, ond ni fanylwyd ar y swm a nodir yn y papur.

Penderfynwyd

08.4 Argymell i'r Cyngor yr Adroddiad Blynyddol a'r Datganiadau Ariannol yn amodol ar y diwygiadau canlynol:

1. Cynnwys yr alldro a'r gymhariaeth â pherfformiad a gafwyd y flwyddyn gynt mewn perthynas â metrig allweddol o berfformiad ariannol EBIDA;
2. Cynnwys swm bonws perfformiad terfynol yr Is-Ganghellor blaenorol.