Dogfen

Trwydded set ddata Prifysgol Caerdydd ar gyfer Ystorfa Ddata Ymchwil

Diweddarwyd ddiwethaf: 09/09/2024

Caiff Trwydded Set Ddata Prifysgol Caerdydd ei chymhwyso i setiau data sydd â rhyw fath o sensitifrwydd, ac felly na all fod ar gael yn agored.

Bydd angen i drydydd partïon sy'n dymuno cyrchu un o'r setiau data hyn lenwi ffurflen gais am set ddata, sydd ar gael ar dudalen cofnod y set ddata unigol yn yr Ystorfa Data Ymchwil, a dilyn proses ymgeisio. Os yw'r cais yn llwyddiannus, bydd angen i lofnodwyr sefydliadol y ddau barti lofnodi Cytundeb Trosglwyddo Data.

Gellir gwneud newidiadau a/neu ychwanegiadau i destun sylfaenol y cytundeb yn dibynnu ar natur a gofynion mynediad y set ddata unigol.

Peidiwch â defnyddio'r dudalen hon fel ffurflen gais set ddata.

Mae'r dudalen hon yn gopi hygyrch a digidol o'r cytundeb trosglwyddo data safonol, ac fe'i bwriedir ichi gyfeirio ati yn unig. Mae'n cadw geiriad y ddogfen wreiddiol wrth newid y fformatio i fod yn briodol i ddefnyddwyr y wefan.

Os bydd cais am set ddata yn llwyddiannus, bydd Prifysgol Caerdydd yn anfon fersiwn ddiwygiedig o'r cytundeb hwn at y trydydd parti i'w lofnodi.

Model cytuno trosglwyddo data

Model 1: trosglwyddo data, mynediad at ddata, rhannu data

Nid yw’r cytundeb trosglwyddo data hwn:

MAS
yn gydweithrediad bychan
yn ddarostyngedig i GDPR.

Ni fydd unrhyw ddata personol yn cael ei ddarparu.

Testun y cytundeb trosglwyddo data

Crynodeb

Cytundeb trosglwyddo data (nid cydweithrediad bychan, dim darpariaeth data personol) at ddibenion ymchwil yn unig.

Gwneir y cytundeb hwn ar [insert day] [insert month] [year], sef "y Dyddiad Dod i Rym" rhwng

(1) PRIFYSGOL CAERDYDD a sefydlwyd dan Siarter Brenhinol, elusen gofrestredig gyda'r rhif elusen 1136855, y mae ei swyddfeydd gweinyddol yn 30-36 Heol Casnewydd, Caerdydd CF24 0DE (“Caerdydd”); a

(2) [ENW'R SEFYDLIAD] o [CYFEIRIAD](“y Derbynnydd”).

Cyfeirir at Gaerdydd a'r Derbynnydd yn unigol fel "y Parti" ac ar y cyd fel "y Partïon".

Y Cefndir

Mae'r Derbynnydd, drwy'r Prif Ymchwilydd fel y nodir yn yr Atodlen a'i dîm/thîm o ymchwilwyr ("y Tîm Ymchwil") yn ymgymryd â phrosiect fel y'i disgrifir yn fanylach yn Atodlen 1 ("y Prosiect").
Mae gan Gaerdydd fynediad at ddata fel y'i disgrifir yn fanylach yn Atodlen 1 i'w defnyddio yn y Prosiect ("y Data").
Mae Caerdydd yn fodlon ac yn alluog naill ai i ddarparu'r Data a'u trosglwyddo i'r Derbynnydd a/neu ddarparu mynediad at y Data i'r Derbynnydd fel y nodir yn Atodlen 1 i'w defnyddio yn y Prosiect.
Bydd Caerdydd yn trosglwyddo, a/neu'n darparu mynediad at y Data i'r Derbynnydd neu ar gyfer y Derbynnydd ar y telerau ac amodau a nodir isod i'w defnyddio o'r dyddiad a nodir yn Atodlen 1 fel Dyddiad Dod i Rym hyd at y Dyddiad Terfynu fel y'i nodir yn Atodlen 1.

Mae'r Partïon yn cytuno fel a ganlyn:

1. Cyflenwad data

1.1. Mae Caerdydd yn fodlon darparu'r Data i'r Derbynnydd at ddibenion y Prosiect yn unig, ac yn ddarostyngedig bob amser i delerau ac amodau'r Cytundeb hwn.

1.2. Bydd Caerdydd yn darparu'r Data i'r Derbynnydd gan ddechrau ar y Dyddiad Dod i Rym tan y Dyddiad Terfynu ("y Tymor"). Os bydd angen y Data ar y Derbynnydd ar ôl i'r Tymor ddod i ben, bydd yn cyflwyno cais ysgrifenedig pellach i Gaerdydd. Mae'r Derbynnydd yn cydnabod bod unrhyw estyniad i'r Tymor yn ôl disgresiwn Caerdydd yn unig.

1.3. Mae Caerdydd yn cadarnhau bod yr holl Ddata a ddarperir i'r Derbynnydd wedi cael eu casglu neu byddant yn cael eu casglu, eu storio a'u trosglwyddo a/neu eu gwneud yn hygyrch, pa un bynnag sy'n gymwys, i'r Derbynnydd yn unol â'r holl gyfreithiau, rheoliadau a chanllawiau perthnasol.

1.4. Os yw'r Data yn ymwneud ag unigolion, mae Caerdydd yn cadarnhau bod yr holl ddata a ddarperir i'r Derbynnydd:

wedi cael, neu byddan nhw’n cael eu casglu, eu storio a'u trosglwyddo a/neu eu gwneud yn hygyrch, pa un bynnag sy'n gymwys, i'r Derbynnydd yn unol â chydsyniad priodol y rhoddwr ar gyfer defnyddio ei g/wybodaeth yn y Prosiect; ac
os yw'r Data yn ymwneud ag unigolion, cân nhw eu darparu'n ddienw fel na all y Derbynnydd adnabod unigolion sy'n darparu'r Data a/neu y mae'r Data yn ymwneud â hwy yn rhesymol.

1.5. Yn y Cytundeb hwn, ystyr "Deddfwriaeth Diogelu Data" yw (i) yr holl gyfreithiau cymwys sy'n llywodraethu prosesu data personol, gan gynnwys GDPR y DU (fel y'i diffinnir yn adran 3(10) Deddf Diogelu Data 2018), Deddf Diogelu Data 2018, a Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig (Cyfarwyddeb y CE) 2003, fel y gellir eu diwygio, eu hailddeddfu neu eu hamnewid o bryd i'w gilydd; (ii) yr holl ganllawiau a chodau ymarfer a gyhoeddir gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth neu gorff rheoleiddio arall sy'n berthnasol i brosesu data personol o dan y cytundeb hwn. Pan fo'r Data yn ymwneud ag unigolion, mae'r Derbynnydd yn cydnabod bod y Data yn cael eu darparu'n ddienw ac yn cytuno na fydd yn ceisio adnabod unrhyw gyfranogwr unigol o'r Data ac os bydd yn adnabod unrhyw gyfranogwr unigol, y byddai hyn yn cael ei ystyried yn doriad materol o'r Cytundeb hwn ac y byddai'r Ddeddfwriaeth Diogelu Data yn gymwys a byddai Cymal 7.2 yn berthnasol.

1.6. Ac eithrio fel y nodir yng Nghymal 1.4 uchod, i'r graddau mwyaf a ganiateir gan y gyfraith, mae Caerdydd yn eithrio unrhyw warantau a fyddai'n ymhlyg fel arall, gan gynnwys gwarantau o farchnadwyedd neu addasrwydd at ddiben penodol. Mae Caerdydd yn darparu'r Data 'fel y mae' ac nid yw'n atebol am unrhyw golled a achosir gan y Derbynnydd am eu defnydd o'r Data.

2. Defnyddio

2.1. Bydd y Derbynnydd yn defnyddio'r Data at ddibenion y Prosiect yn unig. Ni fydd y Derbynnydd ddefnyddio'r Data at unrhyw ddiben masnachol nac ar gyfer ymchwil a noddir yn fasnachol heb sicrhau caniatâd ysgrifenedig Caerdydd ymlaen llaw.

2.2. Mae'r Derbynnydd yn cadarnhau bod yr holl gymeradwyaethau neu hepgoriadau moesegol angenrheidiol wedi’u sicrhau (lle bo hynny'n berthnasol) ar gyfer y Prosiect ac ar gyfer defnyddio'r Data, a bydd yn darparu tystiolaeth o hynny i Gaerdydd ar gais rhesymol. Mae Caerdydd yn cadw'r hawl i beidio â throsglwyddo’r Data os bydd y dystiolaeth o gymeradwyaethau moesegol ar gyfer y Prosiect yn annigonol.

2.3. Mae'r Derbynnydd yn gwarantu y bydd y Data yn cael eu cadw a'u defnyddio'n ddiogel ar safle'r Derbynnydd yn unig ac yn unol â'r holl gyfreithiau, rheoliadau a chanllawiau perthnasol at ddibenion y Prosiect a thrwy gydol y Prosiect.

2.4. Pan fo'r Data yn cael eu trosglwyddo, bydd y Derbynnydd yn derbyn y Data ac, ym mhob amgylchiad, cân nhw eu defnyddio dan gyfarwyddyd y Prif Ymchwilydd ac ni chân nhw eu trosglwyddo, eu dosbarthu, eu rhyddhau na'u datgelu gan y derbynnydd i unrhyw sefydliad arall heb sicrhau caniatâd ysgrifenedig Caerdydd ymlaen llaw.

2.5. Mae'r Partïon yn cydnabod y bydd angen i'r Tîm Ymchwil gael mynediad at y Data at ddibenion cyflawni'r Prosiect yn unig a bydd y Prif Ymchwilydd yn sicrhau bod y Tîm Ymchwil yn ymwybodol o ddarpariaethau'r Cytundeb hwn, er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth y Tîm Ymchwil â darpariaethau'r Cytundeb hwn.

2.6. Os nad yw aelod o'r Tîm Ymchwil yn gyflogedig gan y Derbynnydd, ni fydd gan y cyfryw aelod o'r Tîm Ymchwil fynediad at y Data heb gydsyniad ysgrifenedig Caerdydd ymlaen llaw a bod y cyfryw aelod o'r Tîm Ymchwil yn ymrwymo i gytundeb gyda'r Derbynnydd yn gyntaf mewn termau sydd o leiaf mor llym â'r telerau a nodir yn y cytundeb i'r graddau y gallai'r Cytundeb hwn fod yn berthnasol i aelod o'r Tîm Ymchwil.

2.7. Bydd gan y Derbynnydd fesurau priodol ar waith i sicrhau cyfrinachedd y Data yn ei feddiant ac ni fydd yn ceisio cael gwybodaeth sy'n adnabod yr unigolion sydd wedi darparu’r Data.

3. Cyfrinachedd

3.1. Mae’r Partïon yn cytuno i drin yr holl wybodaeth a geir gan y Parti arall mewn cysylltiad â’r Cytundeb hwn, neu drwy ei natur y dylid pennu ei bod yn gyfrinachol, yn gyfrinachol (“Gwybodaeth Gyfrinachol”). Ni fydd hyn yn berthnasol i wybodaeth:

sydd yn cael ei sicrhau'n gyfreithlon, yn rhydd rhag unrhyw ddyletswydd cyfrinachedd ac eithrio'n uniongyrchol neu'n anuniongyrchol gan y Parti arall; neu
sydd yn y parth cyhoeddus neu'n dod i mewn iddo'n ddiweddarach heb unrhyw fai ar y Parti sy'n derbyn ac eithrio fel achos o dorri'r Cytundeb hwn; neu
sydd eisoes ym meddiant y Parti sy'n derbyn cyn cael ei derbyn oddi wrth y Parti sy'n datgelu ac y gall y Parti sy'n derbyn ddangos hynny o gofnodion ysgrifenedig yn ei feddiant ac eithrio o ganlyniad i dorri'r Cytundeb hwn; neu
sydd wedi'i datgelu gyda chaniatâd ysgrifenedig penodol ymlaen llaw y Parti arall; neu
sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith ei bod yn cael ei datgelu i gorff barnwrol neu weinyddol cymwys ar yr amod y bydd y Parti sy'n derbyn yn rhoi rhybudd ysgrifenedig rhesymol i'r Parti sy'n datgelu am unrhyw ddatgeliad gofynnol o'r fath ac y bydd yr wybodaeth y mae'n ofynnol ei datgelu a'r Wybodaeth Gyfrinachol yn cael ei datgelu at y diben hwnnw yn unig ac yn dilyn unrhyw ddatgeliad o'r fath bydd yn cael ei thrin yn unol â darpariaethau'r Cytundeb hwn.

4. Cyhoeddi

4.1. Caniateir i'r Derbynnydd gyhoeddi a datgelu gwybodaeth sy'n ymwneud â defnydd y Derbynnydd o'r Data neu o ganlyniad i’r defnydd hwnnw ar yr amod:

y bydd y Derbynnydd yn darparu copi o'r cyhoeddiad arfaethedig i Gaerdydd o fewn amser rhesymol i'w gyhoeddi; ac
y bydd pob cyhoeddiad o'r fath yn cydnabod cyfraniad Caerdydd fel ffynhonnell y Data drwy gyd-awduraeth fel y bo'n briodol, yn amodol ar ddarpariaethau Cymal

4.2. Bydd unrhyw gyhoeddiadau a gynhyrchir gan y Derbynnydd o ganlyniad i ddefnyddio'r Data at ddibenion y Prosiect a/neu sy'n cyfeirio at y canlyniadau, y data a'r wybodaeth a gynhyrchir o berfformiad y Prosiect neu mewn cysylltiad â hynny ("y Canlyniadau") yn cydnabod Caerdydd fel ffynhonnell y Canlyniadau ac yn cyfeirnodi'r cyfraniad a wnaed gan Gaerdydd yn yr adrannau "Deunyddiau a Dulliau" a "Cydnabyddiaeth" ac os na cheir adrannau â'r teitlau hynny, mewn adran briodol yn y cyhoeddiad. Dylai unrhyw gydnabyddiaeth mewn unrhyw gyhoeddiad sy'n deillio o'r Prosiect fod yn y fformat a nodir yn Atodlen 1, os caiff ei nodi yno neu fel arall fel y cytunwyd arno rhwng y Partïon.

4.3. Er mwyn osgoi amheuaeth, ni fydd y Derbynnydd yn cyhoeddi unrhyw Wybodaeth Gyfrinachol oni ddilynir y gweithdrefnau yn y Cymal 4 hwn.

4.4. Ac eithrio mewn unrhyw gydnabyddiaeth sy'n ofynnol yn unol â'r Cymal 4 hwn, ni chaiff y naill Barti na'r llall ddefnyddio enw'r Parti arall mewn unrhyw gyhoeddusrwydd, deunydd marchnata neu hysbyseb heb sicrhau cydsyniad ysgrifenedig y llall ymlaen llaw.

5. Canlyniadau

5.1. Bydd y Derbynnydd yn darparu Canlyniadau i Gaerdydd mewn fformat o'r math ac ar yr adegau y gallai fod eu hangen yn rhesymol ar Gaerdydd. Mae'r Derbynnydd yn derbyn y gallai Caerdydd ddymuno cynnal dadansoddiad ystadegol o'r cyfryw Ganlyniadau a bydd yn cydweithredu yn ddidwyll ag unrhyw geisiadau neu gyfarwyddiadau rhesymol mewn perthynas â hynny.

5.2. Bydd y Derbynnydd yn darparu Canlyniadau i Gaerdydd mewn fformat o'r math ac ar yr adegau y gallai fod eu hangen yn rhesymol ar Gaerdydd. Mae'r Derbynnydd yn derbyn y gallai Caerdydd ddymuno cynnal dadansoddiad ystadegol o'r cyfryw Ganlyniadau a bydd yn cydweithredu yn ddidwyll ag unrhyw geisiadau neu gyfarwyddiadau rhesymol mewn perthynas â hynny.

5.3. Mae'r Parti sy'n berchen yn rhoi i'r Parti arall drwydded barhaol ddi-freindal nad yw'n unigryw i ddefnyddio'r holl Ganlyniadau a ddarperir i'r cyfryw Barti dan y Cytundeb hwn at ddibenion academaidd, addysgu ac ymchwil anfasnachol y Parti hwnnw yn unig. Lle bo'n briodol, bydd y Parti sy'n derbyn yn cydnabod cyfraniad y Parti arall yn unol ag arfer academaidd da.

6. Perchnogaeth a dim gwarant

6.1. Mae'r Data yn eiddo i Gaerdydd yn unig, a byddan nhw’n parhau i fod felly bob amser, a bydd yr holl Ddata nad ydyn nhw wedi’u defnyddio, gan gynnwys yr holl gopïau, dyblygiadau a dogfennau neu ffeiliau sy'n cynnwys yr un peth, boed hynny ar ffurf copi caled neu gopi electronig, yn cael eu dychwelyd ar unwaith i Gaerdydd (neu os yw Caerdydd yn galw am hynny, yn cael eu dinistrio) yn achos y cynharaf o’r canlynol:

y Cyfnod yn dod i ben; neu
ar gais Caerdydd.

Er mwyn osgoi amheuaeth, rhaid i'r Derbynnydd ysgwyddo unrhyw gostau sy'n gysylltiedig â'r Cymal 6.1 hwn.

6.2. Mae'r Derbynnydd yn cydnabod ac yn derbyn nad yw Caerdydd yn gwneud unrhyw warantau datganedig nac ymhlyg o gwbl mewn perthynas â'r Data. Yn benodol, ond heb gyfyngiad i'r uchod, nid yw Caerdydd yn darparu unrhyw warant na chynrychiolaeth:

nad yw neu na fydd meddiant a/neu ddefnydd y Derbynnydd o'r Data yn torri unrhyw batentau neu hawliau unrhyw berson;
bod y data o ansawdd fasnachol neu foddhaol neu'n addas at unrhyw ddiben penodol neu'n hyfyw, yn ddiogel neu'n ddiwenwyn.

7. Atebolrwydd ac indemniadau

7.1. I'r graddau mwyaf a ganiateir dan y gyfraith berthnasol, ni fydd gan Gaerdydd unrhyw atebolrwydd i'r Derbynnydd, boed hynny mewn contract, camwedd neu fel arall mewn perthynas â chyflenwi, cadw diogel, defnyddio'r Data at ddibenion ac am hyd y Prosiect, gan y Derbynnydd neu gan unrhyw berson arall neu ganlyniadau hynny.

7.2. Bydd y Derbynnydd yn indemnio ac yn cadw Caerdydd, ei gweithwyr a'i asiantau wedi'u hindemnio rhag ac yn erbyn unrhyw hawliad, achos, atebolrwydd, colled, difrod, costau (gan gynnwys costau cyfreithiol) neu gost sy'n deillio o ddefnyddio, trin neu storio'r Data gan y Derbynnydd, neu mewn cysylltiad â hynny, gan gynnwys gweithwyr ac asiantau'r Derbynnydd, yn cynnwys pob aelod o'r Tîm Ymchwil.

8. Cyffredinol

8.1. Bydd Derbynwyr yn talu costau sy'n gysylltiedig â phrosesu, trosglwyddo a sicrhau bod unrhyw ran o'r Data ar gael. Gall ffioedd prosesu amrywio yn ôl y Data y gofynnwyd amdanynt ond bydd Caerdydd a'r Derbynnydd yn cytuno arnyn nhw cyn gweithredu'r Cytundeb Trosglwyddo Data.

8.2. Nid yw'r Cytundeb hwn yn creu unrhyw hawl y gellir ei orfodi gan unrhyw berson nad yw'n barti iddo.

8.3. Bydd cymalau 2.7, 3 i 5, 6.1, 7 yn goroesi terfynu'r Cytundeb hwn sut bynnag yr achosir hynny.

9. Cyfraith lywodraethol

9.1. Caiff y Cytundeb hwn ei lywodraethu a'i ddehongli yn unol â chyfreithiau Cymru a Lloegr a bydd yn ddarostyngedig i awdurdodaeth unigryw llysoedd Cymru a Lloegr.

Cytundeb a chydnabyddiaeth

Cytunwyd gan y Partïon drwy eu llofnodwyr awdurdodedig:

Dros ac ar ran Prifysgol Caerdydd

Enw:

Teitl:

Llofnod:

Dyddiad:

Dros ac ar ran y Derbynnydd

Enw:

Teitl:

Llofnod:

Dyddiad:

Cydnabuwyd a derbyniwyd gan y Prif Ymchwilydd

Enw:

Teitl:

Llofnod:

Dyddiad:

Atodlen 1

Disgrifiad o'r Data

[DESCRIPTION]

Y Prosiect

Teitl:

Prif Ymchwilydd:

Trosglwyddo data: Ie ☐ Na ☐

Os "ie" uchod, y gofynion diogelwch ar gyfer trosglwyddo:

Mynediad at ddata: Ie ☐ Na ☐

Os "Ie" uchod, gwybodaeth berthnasol i sicrhau mynediad:

Dyddiad Dod i Rym:

Dyddiad Dod i Ben:

Cydnabyddiaeth Ofynnol

[GEIRIAD Y GYDNABYDDIAETH]

Perchnogaeth canlyniadau

Bydd y canlyniadau'n eiddo i:

Brifysgol Caerdydd ☐ Y Derbynnydd ☐ Y ddau ☐

Yn ôl i'r brig