Gweithdrefn Cymeradwyo Rhaglenni

Trosolwg sefydliadol

O 1 Awst 2022, mae’r ddogfen hon yn amlinellu gweithdrefn cymeradwyo rhaglenni’r Brifysgol ar gyfer pob rhaglen a addysgir (gan gynnwys cynigion gyda phartneriaid allanol).

Mae’r weithdrefn wedi’u hamlinellu yn erbyn gofynion disgwyliadau Côd Ansawdd y DU (arferion craidd a chyffredin) ochr yn ochr â’r cyngor ac arweiniad ategol ar gyfer Dylunio a Datblygu Cyrsiau, Partneriaethau, Monitro a Gwerthuso, Asesu, Galluogi Myfyrwyr i Gyflawni, Arbenigedd Allanol, Ymgysylltu â Myfyrwyr a Dysgu yn y Gwaith fel y bo’n briodol.

Darperir trosolwg sefydliadol drwy’r Polisi Monitro ac Adolygu a gymeradwyodd y Senedd yn 2020.  Bydd y weithdrefn yn cael ei hadolygu’n rheolaidd i sicrhau ei bod yn parhau i fodloni’r disgwyliadau a’r arferion a nodir yng Nghôd Ansawdd diwygiedig y Deyrnas Unedig ar gyfer Addysg Uwch a’r Safonau a’r Canllawiau ar gyfer Sicrhau Ansawdd yn y Maes Addysg Uwch Ewropeaidd (ESG) 2015.

Rhaglenni wedi'u cymeradwyo'n strategol gyda phartneriaid allanol

Mae sefydlu partneriaethau allanol yn agweddau pwysig ar weithrediad ac uchelgais strategol unrhyw sefydliad addysg uwch. Yng Nghaerdydd, rydym wedi ymgysylltu ag amrywiaeth o bartneriaid allanol gyda’r bwriad o gefnogi’r gwaith o gyflawni ein his-strategaeth addysg a myfyrwyr a’n his-strategaeth ryngwladol. Mae'r rhain yn cynnwys partneriaethau strategol, cytundeb cyfnewid rhyngwladol, cytundebau ynghylch cynnydd a mynegiant a rhaglenni a addysgir sy'n arwain at ddyfarniad Prifysgol Caerdydd.

Mae’r trefniadau llywodraethu ar gyfer sefydlu, datblygu a chynnal yr holl weithgarwch partneriaeth allanol wedi’u mynegi’n glir yn y Polisi Partneriaethau Addysg fel sy’n ofynnol gan Gôd Ansawdd y Deyrnas Unedig ar gyfer Addysg Uwch.  Drwy’r polisi hwn, mae Caerdydd yn defnyddio dull sy’n seiliedig ar risg o ddatblygu a rheoli ei threfniadau, a chaiff y rhain eu nodi yn Nhacsonomeg y Ddarpariaeth Gydweithredol.

Mae cymeradwyaeth yn gofyn am adnoddau ac amser penodol gan fod pob trefniant yn unigol o ran ei natur.  Yr egwyddor gyffredinol yw bod yn rhaid i ansawdd a safonau holl drefniadau darpariaeth gydweithredol Caerdydd fod mor drylwyr, diogel, ac agored i graffu â'r rhai ar gyfer rhaglenni a ddarperir yn gyfan gwbl gan Brifysgol Caerdydd.

Bydd angen i unrhyw gynigion o'r fath barhau i gwblhau pob cam o'r weithdrefn gymeradwyo a nodir yn y ddogfen hon gan gynnwys unrhyw ofynion ychwanegol yn seiliedig ar natur a chymhlethdod y cynnig.

I gael rhagor o gymorth ac arweiniad ar ddatblygu partneriaethau addysg, cysylltwch â’r Tîm Partneriaethau Addysg yn EducationPartnerships@caerdydd.ac.uk ar ddechrau’r broses a chyn i unrhyw drafodaethau ffurfiol gael eu cynnal.

Rhan Un: Cymeradwyaeth Strategol

Mae’r adran hon wedi’i dylunio i’ch cefnogi i ddeall y gwahanol gamau a’r amserlenni ar gyfer datblygu rhaglenni newydd a gwneud newidiadau i raglenni presennol.

Bydd yr holl gynigion (rhaglenni newydd a newidiadau i raglenni presennol) yn cael eu hystyried yn y lle cyntaf, gan Bwyllgor Cam 1 Cymeradwyaeth Strategol eich Coleg.  Ar gyfer raglenni newydd, os caiff eich cynnig ei gymeradwyo gan Bwyllgor eich Coleg, caiff ei argymell i gyfarfod Cam 1 Cymeradwyaeth Strategol y Grŵp Strategaeth Recriwtio a Derbyn Myfyrwyr i'w drafod ymhellach a'i gymeradwyo.

Ar gyfer newidiadau i raglenni presennol, cyfrifoldeb Pwyllgor Cymeradwyaeth Strategol Cam 1 y Coleg yn unig yw cymeradwyo strategol.  Os cewch eich cymeradwyo, byddwch yn gallu symud ymlaen i waith datblygu’r rhaglen yng Ngham 2.

Beth sydd angen i mi ei ystyried wrth gyflwyno cynnig am gymeradwyaeth strategol?

Cynhelir trafodaethau ynghylch blaenoriaethau strategol a datblygu portffolio gyda'ch Ysgol/Coleg drwy gydol y flwyddyn academaidd mewn ymateb i ystod eang o amgylchiadau.  Gall y rhain gynnwys cymharu â’r sector, data arolwg, cyllid allanol, a datblygiadau strategol yng Nghymru / y DU/ yn Rhyngwladol.  Gall cynigion ar gyfer datblygu rhaglenni newydd fod yn gysylltiedig â'r trafodaethau hyn neu efallai eu bod wedi'u datblygu trwy Adolygu a Gwella Blynyddol.

Bydd eich Coleg yn edrych i weld sut mae eich cynnig yn ateb y cwestiynau canlynol:

• A ydym am gynnig y rhaglen hon ac os felly, pam?
• A yw'r cynnig yn gweithio gyda phartneriaid allanol ac os felly, beth yw natur y cydweithio?
• Sut mae'r cynnig yn cyd-fynd â'n blaenoriaethau sefydliadol ac yn eu hymgorffori?
• Sut mae'r cynnig yn paratoi myfyrwyr ar gyfer swyddi'r dyfodol?
• A oes gennym yr adnoddau priodol i gefnogi'r gwaith o ddatblygu a chyflwyno'r rhaglen i gynnig profiad rhagorol i fyfyrwyr?

Gellir ystyried cynigion sy'n nodi meysydd unigryw neu gyfleoedd ariannu allanol sylweddol ond nad oes ganddynt alw amlwg neu sylweddol yn y farchnad. Mae hyn yn arbennig o wir os oes tystiolaeth o ymrwymiad allanol i'r cynnig neu os yw wedi'i nodi'n strategol bwysig i fodloni ac ymgorffori ein blaenoriaethau sefydliadol. Bydd angen rhoi ystyriaeth ofalus i'r buddsoddiad a'r adnoddau sydd eu hangen i gyflawni’r uchelgeisiau strategol.

Datblygwyd templedi i helpu i gasglu'r holl wybodaeth sy'n ofynnol ar hyn o bryd.  Mae cymorth ac arweiniad hefyd ar gael gan dîm Cyfathrebu a Recriwtio eich Coleg (ar asesu hyfywedd marchnad eich newidiadau arfaethedig)  a Swyddog Ansawdd eich Coleg.

Rhan Dau: Amserlenni ar gyfer datblygu rhaglenni

Rhaglenni newydd

Er mwyn sicrhau y gellir recriwtio’n llwyddiannus i bob cynnig am raglen newydd, mae graddfeydd amser clir ar gyfer cymeradwyaeth derfynol gan yr Pwyllgor Safonau ac Ansawdd Academaidd wedi cael eu sefydlu, a chytunir ar y rhain erbyn diwedd cyfarfod Cam 1 y Gymeradwyaeth Strategol gan RASG.

Gan fod pob cynnig yn amrywio o ran maint a chymhlethdod, mae'n bwysig bod gennych amser ac adnoddau priodol trwy gydol pob cam o'r broses.  Gall cynigion sy’n cynnwys partneriaethau allanol gymryd llawer mwy o amser i’w cyflawni os oes angen cymeradwyaeth gan y sefydliad(au) partner brosesau cymeradwyo ychwanegol.

Os na fydd rhaglenni’n barod erbyn y terfynau amser a amlinellir isod, bydd y gweithgareddau recriwtio a marchnata yn cael eu hoedi ar gyfer y rhaglen tan y cylch nesaf.

Ni fydd rhaglenni newydd a gyflwynir yn hwyr yn y cylch recriwtio yn cael eu cefnogi trwy broses Cam 1 y Gymeradwyaeth Strategol gan y bydd hynny’n effeithio ar allu’r Ysgolion i fanteisio i’r eithaf ar weithgarwch recriwtio a marchnata ac i recriwtio’r niferoedd disgwyliedig a nodwyd yn rhan o’u cynllun busnes.

Newidiadau i raglenni presennol

Mae dyddiad cau safonol wedi'i sefydlu ar gyfer cadarnhau gwybodaeth am raglenni ym mis Mai bob blwyddyn i leihau nifer y newidiadau hwyr cyn ac ar ôl cofrestru.  Bydd angen ystyried hyn mewn unrhyw drafodaethau’r Bwrdd Astudiaethau wrth wneud newidiadau arferol i raglenni presennol.

Mae cadarnhad hwyr o raglenni neu newidiadau i wybodaeth rhaglenni yn effeithio'n sylweddol ar ansawdd profiad y myfyriwr (dewis modiwlau a gwybodaeth am amserlennu) yn ogystal â dyblygu ymdrechion Ysgolion a staff yn y Gofrestrfa i ddiwygio'r manylion.

Rhan Tri: Cefnogaeth ar gyfer datblygu rhaglenni

Datblygwyd cyfres o Ddisgwyliadau Sefydliadol ar gyfer strwythur, dyluniad a darpariaeth rhaglenni sy'n amlinellu'r gofynion sylfaenol allweddol a ddylai fod yn rhan o holl raglenni Caerdydd. Mae pob adran yn amlinellu'r disgwyliadau penodol yn ogystal â chyngor ac arweiniad ar sut i archwilio'r pynciau ymhellach.  Ni fyddwch yn cael eich cyfyngu i drafod y gofynion sylfaenol yn unig, ond rhaid iddynt fod yn rhan glir o'r cynnig.  Mae gan yr Academi Dysgu ac Addysgu ystod eang o arbenigedd i gefnogi gyda datblygu eich cynigion y tu hwnt i'r gofynion sylfaenol.

Cymryd agwedd tîm at ddatblygu eich rhaglen

Wrth ddatblygu eich rhaglen newydd neu adolygu'r ddarpariaeth bresennol, mae'n hanfodol i chi sefydlu tîm datblygu. Bydd angen i chi ddefnyddio amrywiaeth o arbenigedd yn dibynnu ar natur y cynnig; fodd bynnag, dylai’r ymgynghoriad ar y cynnig gynnwys o leiaf y canlynol:

• Academi Dysgu ac Addysgu: Mae Academi Dysgu ac Addysgu Caerdydd yn dod ag arbenigwyr ym maes dysgu ac addysgu ynghyd i gefnogi staff i ddarparu profiad atyniadol a chynhwysol i'r holl fyfyrwyr.  Gallant weithio ar y cyd â chi i nodi eich anghenion a'ch dyheadau o ran datblygu cwricwlwm (yn unigolyn neu dîm rhaglen), gan drafod opsiynau wedi'u teilwra ac arferion gorau gyda chi, rhannu enghreifftiau, perthnasol â chi a'ch cyfeirio at ddigwyddiadau ac adnoddau DPP priodol.
• Staff o’r Tîm Dyfodol Myfyrwyr yn arbennig lle bydd rhaglen yn cynnwys darpariaeth cyflogadwyedd/lleoliad, a/neu symudedd rhyngwladol.
• Ystod eang o fyfyrwyr o'ch Ysgol eich hun.  Wrth ddatblygu eich rhaglen, dylech ystyried sut y gall ystod o fyfyrwyr gyfrannu at ddylunio rhaglenni, dulliau cydweithredol o addysgu, asesu ac adnoddau eraill i gefnogi eu dysgu. Gall gweithio mewn partneriaeth â'ch myfyrwyr ddarparu cyfleoedd i gyd-greu dysgu ac addysgu sy'n rhan allweddol o'n hymrwymiad i fyfyrwyr. Wrth wneud newidiadau i raglenni presennol, bydd angen i chi gael ymgynghoriad ehangach gyda myfyrwyr presennol os bydd y newidiadau yn effeithio ar eu hastudiaethau presennol neu yn y dyfodol.
• Cyfaill beirniadol sydd ag arbenigedd yn y maes pwnc a all roi cyngor a chefnogaeth yn uniongyrchol ac yn anffurfiol i'ch tîm datblygu.
• Arbenigedd gwasanaeth academaidd a phroffesiynol allweddol yn eich Ysgol (a'r tu allan os yw'n gynnig ar y cyd) i gynghori ar gynnwys, ar asesu, ar gyflwyno, ac ar unrhyw ofynion corff proffesiynol.
• Bwrdd Astudiaethau: i sicrhau bod cyfleoedd ychwanegol i ystod ehangach o staff wneud sylwadau/trafod cyn iddo gael ei gyflwyno i gael ei gymeradwyo.
• Cynrychiolwyr o Ysgolion eraill sy'n rhannu modiwlau/rhaglenni: Bydd angen i chi ystyried arbenigedd staff ychwanegol yn seiliedig ar yr ystod o ddisgyblaethau sy'n cael eu datblygu e.e., darpariaeth Cydanrhydedd.  Rhaid canolbwyntio ar ddatblygu rhaglen gydlynol sy'n integreiddio'r holl ddisgyblaethau pwnc hyd yn oed os yw myfyrwyr yn eu hastudio mewn gwahanol Ysgolion/adrannau.
• Swyddog Ansawdd a Swyddog Addysg eich Coleg: Byddant yn gallu rhoi cyngor ar unrhyw ofynion rheoliadol gan ei bod yn bwysig bod y rhain yn cael eu cadarnhau cyn iddo gael ei gyflwyno i gael ei gymeradwyo e.e., rheolau dilyniant a dyfarnu.

Cyflwyno'ch cynnig i Banel Sefydlog Rhaglenni a Phartneriaid

Yn rhan o'r broses ddatblygu, bydd gofyn i chi ystyried sut mae eich cynnig yn bodloni (neu'n rhagori) ar bob un o'r gofynion sylfaenol ar gyfer strwythur, dylunio a chyflwyno rhaglenni a amlinellir yn y ddogfen Disgwyliadau Sefydliadol. Byddwch yn gallu defnyddio'r ddogfen hon yn ffordd o 'werthuso' sut y mae pob disgwyliad sefydliadol wedi cael e fodloni wrth baratoi ar gyfer eich cyflwyniad i’r Panel Sefydlog Rhaglenni a Phartneriaid.

Bydd yr un ddogfen hefyd yn cael ei defnyddio gan y Panel Sefydlog Rhaglenni a Phartneriaid i werthuso'ch cynnig, a fydd yn hyrwyddo tryloywder wrth wneud penderfyniadau ac yn cynnig dull gwerthfawr o gyflwyno adborth os oes meysydd i'w hystyried/datblygu ymhellach.

Mae manylion llawn am y dogfennau angenrheidiol ac amserlenni ar gyfer cyflwyno i’r Panel Sefydlog Rhaglenni a Phartneriaid ar gael ar y fewnrwyd gyda chefnogaeth a chanllawiau ar gael gan Swyddog Ansawdd eich Coleg.

Argymhellion Panel Sefydlog Rhaglenni a Phartneriaid.

Ar ôl i'ch cynnig cael ei ystyried gan y Panel Sefydlog Rhaglenni a Phartneriaid, argymhellir un o'r canlyniadau canlynol:

1. dylai’r cynnig gael ei gymeradwyo’n ddiamod gyda neu heb argymhellion.

   Mae'r cynnig yn cael ei anfon i gael Cymeradwyaeth y Pwyllgor Safonau ac Ansawdd Academaidd ar unwaith.

2. dylai’r cynnig gael ei gymeradwyo yn amodol ar fodloni amodau penodol o fewn cyfnod penodol, gyda neu heb argymhellion ychwanegol.

   Pan fydd amodau wedi'u pennu, mae'r rhain yn orfodol, a rhoddir uchafswm o 6 wythnos i'r ysgol eu bodloni.  Ni ellir cymeradwyo cynigion oni bai bod yr holl amodau wedi'u bodloni'n foddhaol.

   Lle mae argymhellion wedi'u gwneud, nid yw'r rhain yn orfodol ond mae'n ofynnol i'r Ysgol eu trafod yn y Bwrdd Astudiaethau a myfyrio ar sut y gellir eu gweithredu yn ddiweddarach neu drwy ailddilysu.

3. dylai’r cynnig gael ei gyfeirio’n ôl i’r Ysgol i roi ystyriaeth fanwl bellach iddo cyn iddo gael ei ailgyflwyno i gyfarfod diweddarach y Panel Sefydlog;

   Os yw'r cynnig wedi'i gyfeirio at yr Ysgol, byddant yn ailgyflwyno'r ddogfennaeth wedi'i diweddaru i Banel gyda'r un aelodau â'r cyflwyniad gwreiddiol (lle bo'n bosibl). Nod hyn yw sicrhau cysondeb a thryloywder wrth wneud penderfyniadau. Yn dibynnu ar natur y cynnig, gellir gwneud hyn drwy gylchrediad, neu efallai y bydd yn ofynnol i'r Ysgol ddychwelyd yr ailgyflwyno'n llawn i gyfarfod o'r Panel.  Caiff hyn ei gadarnhau gan Swyddog Ansawdd eich Coleg pan fyddwch yn cael gwybod am ganlyniad y Panel.

4. dylid cyfeirio'r cynnig at y Coleg

   Rhagwelir y bydd hyn yn digwydd mewn amgylchiadau eithriadol yn unig.  Yn ystod trafodaeth yn y Panel, efallai bydd anawsterau sylweddol gydag adnoddau neu weithredu yn codi, nad oedd yn amlwg yng Ngham 1 y Gymeradwyaeth Strategol. Lle gallai hyn effeithio'n sylweddol ar brofiad y myfyriwr neu weithredu/gweinyddu’r rhaglen, bydd y Panel yn cyfeirio'r cynnig at y Coleg i'w ddadansoddi ymhellach.

   Byddant yn ailgyflwyno'r ddogfennaeth wedi'i diweddaru i Banel gyda'r un aelodau â'r cyflwyniad gwreiddiol (lle bo'n bosibl).  Nod hyn yw sicrhau cysondeb a thryloywder wrth wneud penderfyniadau.

   Yn dibynnu ar natur y cynnig, gellir gwneud hyn drwy gylchrediad, neu efallai y bydd yn ofynnol i'r Ysgol ddychwelyd yr ailgyflwyno'n llawn i gyfarfod o'r Panel.  Caiff hyn ei gadarnhau gan Swyddog Ansawdd eich Coleg pan fyddwch yn cael gwybod am ganlyniad y Panel.

Cymeradwyaeth y Pwyllgor Safonau ac Ansawdd Academaidd

Unwaith y bydd Cadeirydd y Panel Sefydlog Rhaglenni a Phartneriaid wedi cadarnhau bod yr holl amodau wedi cael eu bodloni, gellir gwneud argymhelliad i’r Rhag Is-Ganghellor, Addysg a Phrofiad y Myfyrwyr i’w chymeradwyo ar ran y Pwyllgor Safonau ac Ansawdd Academaidd (ASQC).

Mae ein rhwymedigaethau o dan y Gyfraith Defnyddwyr yn ein hatal rhag hysbysebu unrhyw raglen(ni) hyd nes y rhoddir cymeradwyaeth ffurfiol gan yr ASQC er mwyn sicrhau cywirdeb y wybodaeth sydd ar gael i fyfyrwyr ac ymgeiswyr.

Cyfleu’r canlyniad i fyfyrwyr ac ymgeiswyr (newidiadau i raglenni presennol)

Mae’n bwysig eich bod wedi paratoi cynllun cyfathrebu wedi’i deilwra er mwyn sicrhau y cysylltir â’r holl ymgeiswyr gyda gwybodaeth am unrhyw newidiadau sydd wedi’u gwneud yn unol â thelerau ac amodau cynnig y Brifysgol.

Bydd cyswllt cynnar gyda'r Tîm Derbyn yn helpu i gefnogi’r broses o gysylltu ag ymgeiswyr a’u cynorthwyo i sicrhau eu bod yn ymwybodol o effaith y newidiadau i raglenni ac unrhyw gymorth y gellir ei gynnig i ddod o hyd i ddewisiadau amgen addas yn y Brifysgol.

O ran newidiadau i raglenni israddedig, bydd angen i chi fod yn ymwybodol o derfyn amser UCAS ar gyfer gwneud newidiadau ym mis Ionawr bob blwyddyn, gan y bydd hyn yn lleihau’r opsiynau sydd ar gael i ymgeiswyr os ydynt yn penderfynu eu bod eisiau newid y sefydliad o’u dewis.

Mae rhagor o gyngor a chanllawiau ar gyfrifoldebau’r Brifysgol o dan y gyfraith diogelu defnyddwyr ar gael yn:

Higher education: consumer law advice for providers - GOV.UK (www.gov.uk)