Cofnodion Pwyllgor Archwilio a Risgiau 16 Mawrth 2022

Cofnodion cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Risgiau Prifysgol Caerdydd a gynhaliwyd ddydd Mercher 16 Mawrth 2022 am 9:30 dros Zoom.

Yn bresennol: Michael Hampson (Cadeirydd), Dónall Curtin, Dr Janet Wademan ac Agnes Xavier-Phillips.

Yn Bresennol: Is-Ganghellor, Eileen Brandreth [Cofnod 999], Jonathan Brown (KPMG), Moeen Essa (KPMG), Rhodri Evans [cofnod 996-67], Clare Eveleigh, Yr Athro Kim Graham [cofnod 992], Laura Hallez, Rashi Jain, Alison Jarvis, Faye Lloyd, Carys Moreland, Claire Morgan [cofnod 996-67], Ruth Robertson, Claire Sanders, Peter Sheppard (TIAA) [Cofnod 999], a Dr Huw Williams [cofnod 993].

986 Croeso a materion rhagarweiniol

Croesawyd y pawb i'r cyfarfod, yn enwedig Jonathon Brown & Moeen Essa o KPMG a oedd yn bresennol yn eu cyfarfod cyntaf.

987 Ymddiheuriadau am absenoldeb

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan Paul Benjamin.

988 Datgan budd

Atgoffodd y Cadeirydd aelodau'r Pwyllgor o'u dyletswydd i ddatgelu unrhyw wrthdaro buddiannau posibl. Ni ddatgelwyd unrhyw ddatganiadau buddiant.

989 Cofnodion y cyfarfod blaenorol

Cadarnhawyd cofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 15 Tachwedd 2021 (21/267C) a 17 Rhagfyr 2021 (21/511C) fel cofnod cywir a gwir a gymeradwywyd y dylai’r Cadeirydd eu llofnodi.

990 Materion yn codi o’r cofnodion

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/522, 'Materion yn Codi'.  Siaradodd y Cadeirydd am yr eitem hon.

Nodwyd

990.1 [Cofnod 967.5] y byddai eglurhad ar rolau'r Pwyllgor a'r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau mewn perthynas ag asesiadau Busnes Hyfyw yn dod i ben drwy'r gwaith parhaus ar y Cynllun Dirprwyo;

990.2 [Cofnod 969.14] y cynigiwyd y byddai gwallau perthnasol mewn ffurflenni TAW yn fwy na £50k yn cael eu hadrodd i'r Pwyllgor ac y byddai unrhyw gosbau a godir hefyd yn cael eu hadrodd i'r Pwyllgor;

990.3 [Cofnod 973.2-4] y byddai adroddiad yn cael ei ddarparu i'r cyfarfod nesaf ar gynllunio olyniaeth a’r sgiliau sydd eu hangen ar gyfer y Pwyllgor;

990.4 [Cofnod 979.2] nad oedd gan y Brifysgol Gytundebau Peidio â Datgelu (NDAs) a’r sefyllfa ddiofyn oedd i beidio â sefydlu NDAs;

990.5 [Cofnod 938.15] y byddai diweddariad yn cael ei gyflwyno mewn perthynas â sero carbon net yn y cyfarfod nesaf.

Penderfynwyd

990.6 bydd unrhyw wallau perthnasol mewn ffurflenni TAW sy’n fwy na £50k yn cael eu hadrodd i'r Pwyllgor;

990.7 i KPMG gyflwyno eu barn ar hyfywedd yn y cyfarfod nesaf.

991 Eitemau gan y Cadeirydd

Nodwyd

991.1 y cynigiwyd cynyddu gofynion cworwm ar gyfer cyfarfodydd y Pwyllgor o ddau aelod i dri aelod; holwyd a ddylid cynyddu aelodaeth y Pwyllgor hefyd a chynigiwyd adolygu hyn ar ôl cwblhau'r adolygiad cynllunio olyniaeth ar gyfer y Pwyllgor; holwyd hefyd a oedd arfer gorau ymhlith Pwyllgorau Archwilio a Risg mewn sefydliadau eraill.

Penderfynwyd

991.2 y bydd KPMG yn adolygu maint a gofynion cworwm Pwyllgorau Archwilio a Risg mewn lleoedd eraill ac yn darparu manylion amdanynt;

991.3 i'r Cadeirydd ac Ysgrifennydd y Brifysgol adolygu'r cynllun olyniaeth ar gyfer aelodaeth o'r Pwyllgor a dod â phapur i'r cyfarfod nesaf; dylid rhannu'r papur gydag aelodau'r Pwyllgor ymlaen llaw i gael sylwadau;

991.4  [Hepgorwyd]

Gadawodd Dónall Curtin y cyfarfod

991.5 bod tymor cyntaf Dónall Curtin yn dod i ben ar 31 Gorffennaf 2022 ac y byddai'n fodlon parhau am ail dymor.

Penderfynwyd

991.6 cefnogi cynnig y bydd y Cyngor yn ail-benodi Dónall Curtin i'r Pwyllgor am ail dymor.

Ail-ymunodd Dónall Curtin â'r cyfarfod.

Nodwyd

991.7 bod y Brifysgol wedi derbyn llythyr drafft ynghylch Adolygu Risg Sefydliadol (IRR) gan CCAUC ac roedd ymateb drafft yn cael ei lunio;

991.8 cadarnhawyd y byddai llythyr terfynol yr IRR ac ymateb y Brifysgol yn cael ei dderbyn gan y Pwyllgor hwn cyn i'r Cyngor ei gymeradwyo.

Penderfynwyd

991.9 sicrhau bod adolygiad o Lythyr IRR CCAUC yn cael ei gynnwys yng Nghylch Gorchwyl y Pwyllgor.

992 Adroddiad Cynghori ar Archwilio Mewnol: 2022_C03 Systemau Data Ymchwil

Ymunodd y Rhag Is-Ganghellor Ymchwil Arloesi a Menter â'r cyfarfod i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd

992.1 y bu problemau gyda systemau data ymchwil ac adrodd a oedd wedi effeithio ar y gallu i wneud penderfyniadau ac i fonitro’r strategaeth yn gyflym ac mewn dull deallus;

992.2 bod map systemau manwl wedi ei gynhyrchu fel rhan o'r archwiliad;

992.3 nad oedd yr adroddiad yn tynnu sylw at y system bresennol yn sicrhau bod data'n cael ei rannu, ei ddadansoddi, ei ddilysu a'i ddefnyddio yn yr un ffordd ar draws y sefydliad, gan ddibynnu ar ddata a gofnodir â llaw nad oedd yn effeithlon; yn dilyn yr adroddiad, awdurdodwyd ffrwd o waith i adolygu opsiynau ac atebion posibl, gan edrych ar systemau, strwythurau a hyfforddiant ar draws y sefydliad gyda’r bwriad o gynhyrchu fframwaith data newydd a fyddai wedi’i alinio ag adrodd dangosfwrdd;

992.4 bod Fframwaith Llywodraethu Data wedi'i sefydlu gyda pherchnogion data ar waith ac roedd gwaith yn y maes hwn yn cael ei ddatblygu fel rhan o Weddnewid Gwasanaethau;

992.5 na fyddai camau o'r adroddiad yn cael eu cynnwys yn y Traciwr Archwilio gan fod y gwaith wedi ei wneud ar sail ymgynghori;

992.6 i'r Rhag Is-Ganghellor estyn diolch i'r Pwyllgor a'r Tîm Archwilio Mewnol am eu cefnogaeth; llongyfarchodd y Pwyllgor y Rhag Is-Ganghellor am eu rôl newydd;

992.7 bod pryder ynghylch sicrhau bod papurau allweddol a gyflwynwyd i REF yn fynediad agored a byddai papur yn cael ei gyflwyno i UEB ar hyn i sicrhau bod papurau allweddol yn cael eu tracio;

992.8  bod trafodaethau'n parhau ynghylch sicrhau bod gwydnwch yn cael ei gynnal mewn perthynas â REF a'r ymdrechion a roddwyd i'r cyflwyno; cyflwynwyd papurau i UEB i nodi'r risgiau a chynnig argymhellion strategol a gweithredol, yr oedd eu gweithredu'n cael ei oruchwylio gan y Grŵp Goruchwylio REF a Grŵp Gweithredol REF.

Penderfynwyd

992.9 am rannu diweddariad ar yr adroddiad gyda'r Pwyllgor ymhen deuddeg mis.

Gadawodd yr Athro Kim Graham, (Rhag Is-Ganghellor Ymchwil, Arloesedd a Menter) y cyfarfod.

993 Diweddariad ar Ymrwymiadau Diwylliannol ynghylch yr Iaith Gymraeg ac ar eu Gweithredu

Ymunodd Deon yr Iaith Gymraeg â'r cyfarfod i gyflwyno'r eitem hon.

Nodwyd

993.1 roedd y Brifysgol wedi gweithredu strategaeth Brifysgol-eang mewn perthynas â'r Gymraeg, a oedd â 5 ymrwymiad allweddol: addysg, cenhadaeth ddinesig, staff a phrofiad myfyrwyr, marchnata, ac ymchwil; y gobaith oedd y byddai darpariaeth Gymraeg yn cael ei hintegreiddio i fyd busnes fel rhan o’r drefn arferol;

993.2 i CCAUC osod targed ar gyfer cofrestriadau ar ddarpariaeth cyfrwng Cymraeg ac roedd hyn ynghlwm wrth Gynllun Ffioedd a Mynediad y Brifysgol; adolygodd y Brifysgol nifer y myfyrwyr oedd wedi cofrestru ar 40 credyd o gyfrwng y Gymraeg yn flynyddol (a oedd yn cyfateb i tua thraean o'u hastudiaethau) ac hefyd wedi cofrestru ar 5 credyd bob blwyddyn;

993.3 roedd y Brifysgol yn syrthio'n fyr o ran cyrraedd y targedau hyn ac roeddent am fynd i'r afael â hyn i ddechrau drwy fodiwl 5-credyd "Dinesydd Caerdydd" fel rhan o ymsefydlu myfyrwyr yn y flwyddyn gyntaf, nod hyn oedd ceisio annog myfyrwyr Cymraeg eu hiaith i ymgymryd â rhai o'u hastudiaethau drwy'r ddarpariaeth hon a'u cysylltu â'r rhwydwaith ehangach;

993.4 roedd y Brifysgol wedi sefydlu Yr Academi Gymreag fel canolbwynt ar gyfer gweithgarwch y Gymraeg ac i ddatblygu nodau Strategaeth y Gymraeg; roedd arolwg wedi'i greu ar gyfer staff a myfyrwyr a'r gobaith oedd defnyddio arolwg hwn ac arolygon eraill yn y dyfodol i olrhain cynnydd a newid diwylliannol yn y maes hwn;

993.5 bod y Strategaeth Gymraeg wedi'i gwreiddio o fewn nodau strategol ehangach y Brifysgol a bod gwaith yn cael ei wneud i wreiddio hyn mewn meysydd a ffrydiau gwaith penodol;

993.6 y byddai'r targedau CCAUC yn ddangosydd da i weld a oedd y camau a gymerwyd yn profi'n effeithiol;

993.7 i'r Is-Ganghellor nodi ei fod o bwys mawr i ddathlu a hyrwyddo'r Iaith Gymraeg a'r diwylliant Cymreig a nodwyd rôl y Brifysgol wrth hyrwyddo hyn o fewn Cymru gyfan;

993.8 i'r diolch hwnnw gael ei estyn i Dr Williams am ei gyflwyniad a'i waith yn y maes hwn.

Penderfynwyd

993.9 i'r Pwyllgor adolygu a ddylai fod gofyniad bod siaradwr Cymraeg yn aelod o'r Pwyllgor.

Gadawodd Dr Huw Williams (Deon y Gymraeg) y cyfarfod.

994 Cofrestr Risgiau’r Brifysgol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/523C, 'Cofrestr Risgiau'.  Siaradodd yr Is-Ganghellor am yr eitem hon.

Nodwyd

994.1 bod y risg o ran Rhyngwladoli wedi cynyddu oherwydd y pandemig a chyfyngiadau teithio cysylltiedig ac roedd y Brifysgol yn monitro hyn yn agos;

994.2 bod risg Lles a Lles Myfyrwyr wedi cynyddu oherwydd effeithiau disgwyliedig amrywiolyn Omicron ond roedd hyn bellach wedi setlo;

994.3 bod y risg yn ymwneud â Gweithredu Diwydiannol wedi cynyddu oherwydd cyhoeddi y cynhelir pleidleisiau pellach;

994.4  bod y Brifysgol wedi torri cysylltiadau ag unrhyw asiantaethau neu gyllid i lywodraeth Rwsia ac roedd y Brifysgol wedi cyfyngu ar gydweithrediadau rhyngwladol ffurfiol â Rwsia; roedd y Brifysgol bellach yn adolygu cysylltiadau gydag unrhyw wladwriaethau neu sefydliadau dibynnol ac roedd yn canolbwyntio ar sicrhau bod cymorth yn cael ei ddarparu i'r holl fyfyrwyr a staff oedd ei angen mewn perthynas â'r gwrthdaro;

994.5 nad oedd unrhyw arwydd o gwmpas canlyniadau REF nac unrhyw effaith gysylltiedig ar gyllid;

994.6 [Hepgorwyd]

994.7 bod y risg o ran partneriaethau a chydweithio wedi cael ei hychwanegu i dynnu sylw at y Brifysgol yn ymwybodol o hyn a byddai'r risg yn parhau i gael ei fonitro; roedd archwiliad wedi'i chynllunio parthed Taith.

995 Digwyddiadau Byw

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/513HC 'Digwyddiadau Byw'.  Siaradodd yr Is-Ganghellor am yr eitem hon.

Nodwyd

995.1 [Hepgorwyd]

996 Fframwaith Sicrwydd Academaidd

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/515HC 'Fframwaith Sicrwydd Academaidd'. Ymunodd y Rhag Is-Ganghellor Addysg a Phrofiad Myfyrwyr a Phennaeth y Gofrestrfa â'r cyfarfod i siarad am yr eitem hon.

Nodwyd

996.1 [Hepgorwyd]

996.2 [Hepgorwyd]

996.3 [Hepgorwyd]

996.4 [Hepgorwyd]

997 Adroddiad Sicrwydd Archwilio Mewnol: 2022_C04 Ymyrraeth CCAUC a Risg NSS

Siaradodd y Rhag Is-Ganghellor Addysg a Phrofiad Myfyrwyr am yr eitem hon.

997.1 bod y canlyniad sicrwydd cyfyngedig yn siomedig ond yn realistig a derbyniwyd y canfyddiadau a'r argymhellion yn llawn;

997.2  roedd amseriad yr adroddiad yn ddefnyddiol, yn dilyn ymlaen o ganlyniadau blaenorol yr NSS;

997.3 bod haenau pellach eleni wedi'u hychwanegu at sut y cafodd yr ardal hon ei monitro a allai fod wedi cyfrannu at ddiffyg cydlynu; roedd fframwaith yn cael ei ddrafftio mewn perthynas â NSS i fynd i'r afael â hyn a'r gobaith oedd bod yn ei le ar gyfer cylch nesaf canlyniadau'r NSS; byddai hyn yn cynnwys gweithredoedd Gwasanaethau Proffesiynol hefyd;

997.4 roedd gwaith hefyd yn cael ei wneud i hyrwyddo'r camau a'r gwaith a gwblhawyd mewn perthynas ag argymhellion Llais y Myfyrwyr;

997.5  i’r Pwyllgor ddiolch am y gwaith a wnaed yn y maes hwn.

Gadawodd Claire Morgan (Rhag Is-Ganghellor Addysg a Phrofiad Myfyrwyr) a Rhodri Evans (Pennaeth y Gofrestrfa) y cyfarfod.

998 Diweddariad Cynnydd ar y Map Rheoli Risgiau

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/516HC 'Diweddariad Map Rheoli Risg'.  Siaradodd Ysgrifennydd y Brifysgol am yr eitem hon.

Nodwyd

998.1  [Hepgorwyd]

998.2  [Hepgorwyd]

998.3  [Hepgorwyd]

998.4  [Hepgorwyd]

998.5 [Hepgorwyd]

998.6 [Hepgorwyd]

Penderfynwyd

998.7 i'r Pwyllgor dderbyn diweddariad mewn cyfarfod yn y dyfodol mewn perthynas â'r risgiau allweddol ar gyfer ystâd y Brifysgol a'r camau gweithredu a'r camau lliniaru a gymerir.

999 Pwyntiau Trafod ar gyfer adroddiadau Archwilio Mewnol

Derbyniwyd ac ystyriwyd i’w drafod bapur dadl 21/510, 'Pwyntiau Trafod ar gyfer Adroddiadau Archwilio Mewnol'. Siaradodd Pennaeth Archwilio Mewnol am yr eitem hon.

bod Peter Sheppard (TIAA) ac Eileen Brandreth (Prif Swyddog Gwybodaeth) wedi ymuno â'r cyfarfod;

TG: Gweithredu Rhyngwyneb Bwrdd Gwaith Rhithwir (VDI) ac atebion mynediad o bell

999.1 bod Peter Sheppard (TIAA) ac Eileen Brandreth (Prif Swyddog Gwybodaeth) wedi ymuno â'r cyfarfod i siarad am yr eitem hon;

999.2 bod angen y system hon i alluogi amgylchedd gweithio o bell sy’n saff ac yn ddiogel i staff addysgu a chefnogi;

999.3 bod y tîm TG wedi cael ei longyfarch am eu gallu i gyflawni hyn ar fyr rybudd yn ystod y pandemig ac roedd ffocws bellach wedi symud i sicrhau isadeiledd aeddfed a chadarn;

999.4 bod TIAA wedi gweithio gyda staff y Brifysgol i ganfod bylchau yn y ddarpariaeth bresennol a hefyd adnabod anghenion y dyfodol;

999.5 yr argymhellion allweddol oedd i system ddilysu aml-ffactor (MFA) gael ei defnyddio ar bob dyfais, ar gyfer cynnal profion treiddio allanol ac am sefydlu cofnod canolog o statws a chydymffurfiaeth clytio; adroddwyd bod nifer o'r argymhellion eisoes wedi'u cwblhau;

999.6 bod TG y Brifysgol yn croesawu’r argymhellion ac iddynt gael eu derbyn; ni fyddai'r Brifysgol yn parhau gyda gwasanaeth RAS o fis Mehefin 2022, ac felly ni fyddai'n rhoi’r argymhellion mewn perthynas â'r 'deunydd lapio gwasanaeth' ar waith ynglŷn â’r elfen honno; roedd cyllideb wedi'i chynnwys ar gyfer profi treiddiad ac roedd MFA yn cael ei gyflwyno;

999.7 bod cefnogaeth wedi bod gan y COO mewn perthynas ag adnoddau a chryfhau'r elfen seiberddiogelwch ond y teimlad oedd y byddai recriwtio a chadw staff TG yn broblem ar gyfer y flwyddyn i ddod;

asesiad fframwaith COBIT (Amcanion rheoli ar gyfer gwybodaeth a thechnolegau cysylltiedig)

999.8 bod yr adroddiad yn adlewyrchu'r risg sy'n gysylltiedig â'r ffordd gymysg newydd o weithio a dwysau pryderon diogelwch;

999.9 bod y fframwaith yn cael ei gydnabod yn rhyngwladol;

999.10 bod cynnydd cadarnhaol wedi bod ers yr adroddiad diwethaf;

999.11 bod hunan-asesiad COBIT hefyd yn gyfle i'r rheolwyr fyfyrio ar y rheolaethau presennol sydd ar waith ac i ystyried meysydd i ganolbwyntio arnynt i wella;

999.12 bod y gostyngiad mewn dangosyddion ar gyfer cytundebau gwasanaeth a reolir yn bennaf oherwydd y pandemig gan fod nifer o fesuriadau canfyddiad wedi'u hatal;

999.13 bod yr elfen risg a reolir yn canolbwyntio ar reoli risg menter (yn hytrach na rheoli risg TG) a'r gobaith oedd y byddai hyn yn agor trafodaethau gyda meysydd eraill y sefydliad;

Penderfynwyd

999.14 y darperir Papur i’r Pwyllgor yn y cyfarfod nesaf ar y polisi clytio a sut mae'n cael ei weithredu;

999.16 er mwyn i ddiweddariad gael ei ddarparu i'r Pwyllgor ynghylch a yw profion efelychu ar gyfer parhad busnes TG yn cael eu cynnal neu a oes bwriad eu cynnal ac unrhyw weithdrefnau mewn perthynas â hyn.

Gadawodd Peter Sheppard (TIAA) ac Eileen Brandreth (y Prif Swyddog Gwybodaeth) y cyfarfod.

Nodwyd

999.17  bod yr adroddiadau Rhyngwladoli a Chydymffurfio â Rheoliadau yn cynnwys proses mapio rheoli risgiau a bu’r adroddiadau hyn yn allbynnau defnyddiol iawn, gyda'r adroddiadau Archwilio Mewnol o bosibl yn cael eu hystyried yn allbwn eilaidd;

999.18 mai mater i Ysgrifennydd y Brifysgol oedd y cyfrifoldeb cyffredinol dros gydymffurfio rheoleiddio ond roedd y gofrestr risgiau wedi nodi bod hyn yn aneglur mewn rhai meysydd; byddai'r gwaith a wnaed i adolygu cydymffurfiaeth reoleiddiol mewn perthynas â'r map rheoli risgiau yn helpu i fynd i'r afael â hyn.

1000 Adroddiad Cynnydd Yn Erbyn Rhaglen Archwilio Mewnol

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/508C, 'Adroddiad Cynnydd yn erbyn Rhaglen Archwilio Mewnol'. Siaradodd Pennaeth Archwilio Mewnol am yr eitem hon.

1000.1 nid oedd unrhyw faterion yn ymwneud â dull cyflwyno ar gyfer y rhaglen 21/22;

1000.2 bod nifer o faterion a themâu tebyg yn cael eu hadnabod a bod dadansoddiad achosion gwraidd yn cael ei wneud;

1000.3 bod y Pwyllgor wedi gweld yr egwyddorion cynllunio ar gyfer rhaglen 22/23 ac y gwnaed archwiliad o ddiwylliant fel rhan o'r cynllun;

1000.4 bod nifer uchel o aseiniadau cynghori yn parhau a pharhaodd y rhain i ddarparu gwerth am arian; byddai hyn yn cael ei drafod gydag UEB i gadarnhau eu bod yn parhau i fod o fudd i'r derbynwyr ac yn cael eu hystyried yn y cyfarfod nesaf.

1001 Diweddariad cynnydd CIC yn erbyn argymhellion ARUP

Fe ymunodd Cyfarwyddwr Rhaglen CIC â'r cyfarfod er mwyn darparu adroddiad ar lafar.

1001.1 mai un argymhelliad allweddol o'r adroddiad oedd penodi Cyfarwyddwr rhaglen ac roedd hwnnw bellach wedi'i gwblhau; un sylw cychwynnol oedd bod y tîm yn gweithio’n dda ac i edrych ar waith y tu allan i'r cyfnod adeiladu;

1001.2  nododd arsylwadau eraill gan Gyfarwyddwr y Rhaglen fod y bwrdd gweithredol yn ymgysylltu'n dda ac yn gefnogol, gyda strwythur adrodd da; nodwyd hefyd bod y broses rheoli newid wedi cael ei reoli'n dda ac roedd ganddi broses risg gadarn;

1001.3  bu angen cynyddu'r ffocws ar waith a thrawsnewid ôl-gwblhau, ac i gwblhau dyluniad yr ystafell lân;

1001.4  cafodd tîm prosiect llawn ei greu a chynhaliwyd cyfarfodydd tîm mwy rheolaidd er mwyn sicrhau bod cyfathrebu'n parhau'n gryf;

1001.5  roedd cynllun gweithredu prosiect manwl wedi'i greu, i gwmpasu'r prosiect cyfan hyd at fusnes yn ôl yr arfer;

1001.6  roedd tîm pwrpasol wedi cael ei ddyrannu i brosiect offer yr ystafell lân a chafodd cofrestr risgiau penodol ei greu ar gyfer yr elfen ystafell lân; yn yr un modd, cafodd tîm pwrpasol ei sefydlu ar gyfer rhan fachu’r prosiect;

1001.7  bod adeilad sbarc bellach wedi'i drosglwyddo, roedd y tîm hwn yn canolbwyntio ar adeilad TRH ac ystafell lân; mae trosglwyddo sbarc wedi rhoi hwb i'r tîm;

1001.8  yn gyffredinol y teimlad oedd bod y risgiau wedi cael eu lliniaru ac yn cael eu rheoli'n dda;

1001.9  nad oedd rhai o argymhellion ARUP yn cyd-fynd â na strwythurau na gweithrediadau'r Brifysgol; roedd y tîm wedi nodi'r rhai y teimlwyd eu bod fwyaf perthnasol a phwysig i symud ymlaen.

Penderfynwyd

1001.10 y bydd adroddiad cryno i'r Pwyllgor yn cael ei gyflwyno ac ymatebodd y pwyllgor i’r argymhellion adroddiad ARUP a nododd pa rai a roddwyd ar waith (mewn perthynas â munud 1001.9).

Gadawodd Cyfarwyddwr Rhaglen CIC (Jan Ponsford) y cyfarfod.

1002 Gwaith Dilynol ar yr Argymhellion â Blaenoriaeth Uchel

Derbyniwyd ac ystyriwyd papur 21/509C, ‘Camau Dilynol ar yr Adroddiad Argymhellion â Blaenoriaeth Uchel’. Siaradodd Pennaeth Archwilio Mewnol am yr eitem hon.

1002.1 bod cynnydd da yn parhau i gael ei wneud ar y traciwr gyda nifer eithaf bach o argymhellion heb eu gwneud o’i gymharu â'r blynyddoedd blaenorol; arhosodd nifer fechan ac roedd yn profi'n anodd eu symud ymlaen; nododd y Pwyllgor y cynnydd sylweddol wrth gau oedd heb eu gwneud;

1002.2 roedd nifer o argymhellion wedi'u dileu lle'r oeddent yn ymwneud â diweddaru'r Rheoliadau Ariannol; roedd y gwaith hwn wedi ei wthio'n ôl ac felly byddai nifer o argymhellion yn cael eu hychwanegu'n ôl i'r traciwr;

1002.3 parhaodd y Grŵp Sicrwydd a Risgiau ac UEB i adolygu camau oedd heb eu gwneud a fyddai yn helpu i sicrhau bod argymhellion oedd heb eu gwneud yn cael eu symud ymlaen;

1002.4 bod cyfarfod wedi ei drefnu gyda'r Prif Swyddog Ariannol a'r GIG i adolygu'r argymhelliad sydd heb eu gwneud ers 2019 mewn perthynas â'r cytundeb lefel gwasanaeth gyda Bwrdd Iechyd y Brifysgol.

Penderfynwyd

1002.5 cael y wybodaeth ddiweddaraf am y camau oedd heb eu gwneud o fis Medi 2019 a mis Hydref 2020 i'w gyflwyno i'r cyfarfod nesaf.

1003 Diweddariad ar yr Adolygiad Ansawdd Allanol ar y Ddarpariaeth Archwilydd Mewnol

Gadawodd Clare Everleigh, Faye Lloyd a Carys Moreland yn y cyfarfod.

Derbyniodd ac ystyriwyd adroddiad ar lafar gan y Prif Swyddog Gweithredu.

Nodwyd

1003.1 bod gwaith wedi'i wneud i gael tri dyfyniad ar gyfer darparwr allanol i gynnal adolygiad ansawdd o'r ddarpariaeth archwilio mewnol; roedd y Sefydliad Siartredig Archwilwyr Mewnol (IIA) wedi darparu dyfynbris cynhwysfawr a oedd yn ymddangos fel pe bai'n diwallu anghenion y Brifysgol ac argymhellwyd y dylid eu penodi;

1003.2 byddai'r IIA yn darparu personél mewnol ar gyfer yr adolygiad hwn;

1003.3 y byddai'r gwaith hwnnw yn cychwyn ar ôl Pasg a'r gobaith oedd adrodd ym Medi 2022;

1003.4 cefnogodd y Pwyllgor benodi IIA ar gyfer y gwaith hwn.

Ail-ymunodd Clare Everleigh, Faye Lloyd a Carys Moreland yn y cyfarfod.

1004 Unrhyw Fater Arall

Nodwyd

1004.1 bod y gostyngiad yn nifer y tudalennau yn llyfr y cyfarfod yn cael ei groesawu;

1004.2 bod y Gadeirydd wedi mynd i seminar dan arweiniad KPMG oedd wedi ymdrin â gwerth am arian (VFM); nodwyd y byddai'n ddefnyddiol i'r Pwyllgor weld sut y byddai'r adroddiad ar VFM yn cael ei strwythuro a pha eitemau y byddai'n ymdrin â nhw;

1004.3 bod archwiliad o ddiwylliant wedi digwydd a thrafodwyd a chadarnhawyd y byddai Diwrnod i Ffwrdd y Cyngor ym mis Mai yn canolbwyntio ar ddiwylliant; nodwyd y gallai fod digwyddiad fyddai o ddiddordeb i'r tîm archwilio mewnol ar sut i archwilio diwylliant.

Penderfynwyd

1004.4 i KPMG i rannu manylion y seminar a gwybodaeth neu offer hyfforddi posibl eraill ar sut mae pwyllgorau eraill yn ymdrin â VFM;

1004.5 i'r Pwyllgor weld fformat drafft ar gyfer adroddiad blynyddol VFM aer mwyn iddo gael sylwadau;

1004.6 am i fanylion y seminar gael eu rhannu gyda'r tîm archwilio mewnol;

1004.7 ar gyfer i’r camau nesaf archwilio diwylliant gael eu trafod yn y cyfarfod nesaf;

1005 Adolygu risgiau sydd wedi'u nodi yn y gofrestr risgiau

Nodwyd

1005.1 nad oedd angen diweddariadau pellach i'r Gofrestr Risgiau o ganlyniad i fusnes y cyfarfod.

Penderfynwyd

1005.2 argymell i'r Cyngor gymeradwyo Cofrestr Risgiau’r Brifysgol.

1006 Eitemau a Dderbyniwyd er Gwybodaeth

Nodwyd

Anghysondebau Ariannol

1006.1  nad oedd unrhyw Anghysondebau Ariannol i'w hadrodd i'r Pwyllgor;

1006.2  Nododd y Pwyllgor y papurau canlynol:

• Papur 21/514HC Adroddiad Digwyddiadau Difrifol
• Papur 21/524C Adroddiad Chwythu'r Chwiban

1007 Cyfarfod yn y dirgel

Yn dilyn cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Risgiau, cynhaliwyd cyfarfod yn y dirgel. Dim ond aelodau'r Pwyllgor Archwilio a Risg, y Pennaeth Archwilio Mewnol, yr archwilwyr allanol ac Ysgrifennydd y Brifysgol oedd yn bresennol.