Canllawiau ar gyfer Drafftio Papurau

Canllawiau ar gyfer Drafftio Papurau ar gyfer Bwrdd Gweithredol Y Brifysgol, Y Cyngor, Y Senedd a'u Prif Bwyllgorau

Mae angen rheoli busnes y Cyngor, y Senedd a'u pwyllgorau yn weithredol er mwyn cefnogi goruchwyliaeth a’r broses o wneud penderfyniadau yn effeithiol, a manteisio i’r eithaf ar amser y Cyngor i ganolbwyntio ar faterion strategol.  Datblygwyd y canllawiau canlynol i gefnogi a chynorthwyo awduron papurau ar gyfer y pwyllgorau hyn a Bwrdd Gweithredol y Brifysgol (UEB).  Mae pob cyfeiriad at 'y Pwyllgor' neu'r 'Pwyllgorau' yn cynnwys y Cyngor a'r Senedd oni nodir yn wahanol.

1. Tudalen glawr

1.1 Rhaid i bob papur (ac eithrio'r Materion yn Codi a chofnodion o’r cyfarfod blaenorol) gael tudalen glawr.  A chithau’n awdur papur, fe'ch cynghorir i ddrafftio'r dudalen glawr cyn ysgrifennu'r papur gan y bydd yn diffinio cwmpas eich papur ac yn nodi unrhyw gamau y bydd angen i chi eu cwblhau cyn cyflwyno'r papur. Mae hefyd yn hanfodol er mwyn gwneud yn siŵr bod y papur yn cael ei gyflwyno i'r pwyllgor cywir at y diben cywir, ac i helpu aelodau'r pwyllgor i ddeall yr hyn y gofynnir iddynt ei wneud.

1.2 Neilltuwch ddigon o amser i ddrafftio'r dudalen glawr yn briodol a llenwi'r holl flychau'n llawn.  Os ydych yn ansicr ynghylch unrhyw agweddau ar y llwybr/proses gymeradwyo, cysylltwch â'r tîm Llywodraethu Corfforaethol drwy Committees@caerdydd.ac.uk am gyngor.

1.3 Mae templed y daflen glawr ar gael yma. Diben yr holl destun sydd wedi'i italeiddio yw rhoi arweiniad ac mae’n rhaid ei ddileu neu ysgrifennu drosto.

2. Strwythur a chynnwys y papur

2.1 Cydnabyddir y bydd papurau'n amrywio o ran ehangder y wybodaeth a fydd yn berthnasol ac yn angenrheidiol i'r Bwrdd/pwyllgor ei hystyried, fodd bynnag, ym mhob achos rhaid i bapurau fod mor gryno â phosibl.  Gall gormod o fanylion olygu bod pwyntiau/materion allweddol yn cael eu colli a dylid cofio cadw natur fwy strategol craffu ar y lefel hon.  Argymhellir canllaw o uchafswm o chwe thudalen ar gyfer y prif bapur ac eithrio'r dudalen glawr ac unrhyw ychwanegiadau.

2.2 Cofiwch gynnwys unrhyw wybodaeth dechnegol fanwl neu setiau data mwy o faint sy'n berthnasol ac yn angenrheidiol mewn atodiad (appendix), ac unrhyw ddogfennau cyfeirio annibynnol eraill mewn ychwanegiad (annex), gyda'r pwyntiau allweddol o'r rhain wedi'u nodi yn y prif bapur i helpu i wneud penderfyniadau.

2.3 Osgowch byrfoddau ac acronymau a defnyddiwch nhw’n unig os ydyn nhw eisoes wedi’u deall yn dda (e.e. CCAUC) neu eu sillafu’n llawn pan fyddant yn ymddangos gyntaf yn y testun.

2.4 Dechreuwch gyda chrynodeb gweithredol byr er mwyn i aelodau'r Bwrdd/ pwyllgor ddeall y materion allweddol yn rhwydd cyn eu hastudio'n fanylach, ynghyd â datganiad o'r hyn a ofynnir i'r pwyllgor.

2.5 Nodwch y cyd-destun strategol er mwyn ei gwneud yn glir pam mae hyn yn bwysig i'r Brifysgol ac yn berthnasol ac yn angenrheidiol i'r Bwrdd/ pwyllgor ei ystyried.

2.6 Nodwch y cynigion yn fanylach. Dylai lefel y manylion cefndir gael ei phennu gan y wybodaeth sydd ei hangen ar aelodau'r Bwrdd/ pwyllgor i wneud penderfyniad gwybodus.

2.7 Dylech gynnwys gwybodaeth am ymgynghoriadau arfaethedig a chyfathrebu unrhyw gynigion yn ehangach.

2.8 Dylech gynnwys dadansoddiad o risgiau ac effeithiau (ar staff, ariannol, cydraddoldeb a chynaliadwyedd amgylcheddol) unrhyw gynigion, a diffyg gweithredu.

2.9 Rhowch argymhelliad clir a rhesymegol neu os yw'r papur ar gyfer nodi'n unig, datganiad clir y mae angen i'r Bwrdd/ pwyllgor ei nodi.

2.10 Wrth i bapur symud ymlaen trwy ei lwybr cymeradwyo, addaswch y negeseuon sy'n cyd-fynd â'r papur er mwyn iddynt fod yn briodol ar gyfer y lefel a'r math nesaf o gymeradwyaeth. Yn benodol, dylech gynnwys unrhyw sylwadau allweddol gan unrhyw bwyllgor blaenorol.  Pan fydd angen i un neu ragor o'r pwyllgorau mawr graffu ar bapurau manylach cyn y Cyngor dylech ystyried cynhyrchu fersiwn fwy cryno yn lle hynny ar gyfer y Cyngor. Gall y tîm Llywodraethu Corfforaethol roi cyngor ar hyn.

2.11 Argymhellir defnyddio offer delweddu data megis ffeithluniau ac atgoffir awduron bod cyfathrebu effeithiol hefyd yn cael ei gyflawni drwy gyflwyniadau llafar/PowerPoint cryno.

3. Arddull a Fformatio Tŷ

3.1 Er mwyn sicrhau cysondeb ar draws y llyfr cyfarfodydd, gosodwch yr ymylon i 2cm o gwmpas y testun cyfan, defnyddiwch ffont Calibri (maint dim llai nag 11pt) a'r nodwedd fformatio aliniad chwith (sy'n fwy hygyrch na thestun wedi’i unioni).

3.2 Rhifwch yr adrannau a'r paragraffau er hwylustod i aelodau'r Bwrdd /pwyllgor.

3.3 Wrth gyflwyno dogfen i gyflwyno newidiadau, gwnewch yn siŵr bod y newidiadau yn cael eu dangos yn glir yn y ddogfen, gan ddefnyddio llinell trwodd i nodi tesun i’w ddileu a thestun trwm ac italig ar gyfer testun a fewnosodwyd.  Os ydych yn dymuno defnyddio'r swyddogaeth newidiadau trac yn Word (oherwydd y nifer uchel o newidiadau sydd eu hangen) fe'ch cynghorir i ymgynghori â Swyddfa'r Is-Ganghellor (ar gyfer y Bwrdd) neu'r Tîm Llywodraethu Corfforaethol (ar gyfer Pwyllgorau'r Brifysgol) ar fformatio.

3.4 Dylid cyflwyno papurau a thaflenni clawr ar gyfer y Bwrdd yn eu fformat gwreiddiol (megis Word neu Excel). Lle bynnag y bo'n bosibl dylech gyflwyno un ffeil yn unig.  Os oes mwy nag un ffeil yn cael ei chyflwyno, nodwch yn glir y drefn y mae angen cyflwyno'r papurau a'u henwi'n synhwyrol. Os yw ffeiliau Excel yn cael eu cyflwyno, gwnewch yn siŵr mai dim ond y taflenni gwaith sydd eu hangen sydd wedi'u cynnwys a'u bod yn cael eu gosod yn 'barod i argraffu'.

3.5 Osgowch ddefnyddio ffeiliau cysylltiedig/wedi'u mewnosod, penynnau a throedynnau, tablau pifod mewn taenlenni, a thablau tirwedd eang iawn lle bo'n bosibl gan y bydd papurau'n cael eu trosi i pdf i'w defnyddio yn y llyfr cyfarfodydd.

3.6 Gwnewch yn siŵr fod yr holl destun yn parhau i fod yn weladwy o fewn celloedd unrhyw daenlen neu dabl lle rydych wedi copïo hyn i'r ddogfen o ffynhonnell arall.

3.7 Gwnewch yn siŵr nad oes unrhyw newidiadau trac na sylwadau golygyddol wedi'u gadael yn y ddogfen.

4. Canllawiau a dyddiadau cau ar gyfer cyflwyno

4.1 Rhaid i noddwr y Bwrdd gytuno ar bapurau'r Bwrdd cyn cyflwyno'r fersiwn derfynol. Cyflwynwch yr holl bapurau ar gyfer y Bwrdd i Swyddfa'r Is-ganghellor drwy hayti4@caerdydd.ac.uk ddim hwyrach na chanol dydd ar y dydd Mercher cyn y Bwrdd y mae'r papur wedi'i amserlennu (ni waeth a yw'r Bwrdd yn cyfarfod ddydd Llun neu ddydd Mawrth).

4.2 Os bydd eich papur yn methu dyddiad cyflwyno’r Bwrdd, bydd yn mynd i’r cyfarfod nesaf o’r Bwrdd sydd â lle ar yr agenda.

4.3 Bydd Swyddfa'r Is-Ganghellor yn dyrannu rhif papur swyddogol y Bwrdd ac yn cadw cofnod ffurfiol o bob papur a gyflwynir i'r Bwrdd.

4.4 Cyflwynwch yr holl bapurau ar gyfer y Senedd, y Cyngor a'u prif bwyllgorau i'r tîm Llywodraethu Corfforaethol drwy Committees@caerdydd.ac.uk yn unol â'ch ebost comisiynu papur (mae'r dyddiad cyflwyno rhan amlaf bythefnos cyn y cyfarfod).

4.5 Os na ddisgwylir eich papur eisoes yng nghyfarfod y Pwyllgor, bydd angen i chi wneud yn siŵr eich bod wedi cysylltu â'r tîm Llywodraethu Corfforaethol ymhell cyn i'r agenda gael ei chwblhau bythefnos ymlaen llaw er mwyn i'r Cadeirydd gael caniatâd priodol.

4.6 Bydd y Tîm Llywodraethu Corfforaethol yn dyrannu rhif papur swyddogol y Pwyllgor i'ch papur ac yn cadw cofnod ffurfiol o bob papur a gyflwynir i'r pwyllgor.