Polisi Ffioedd Gwybodaeth

1. Diben

Diben y polisi hwn yw egluro'r darpariaethau deddfwriaethol ar godi ffioedd, dyrannu cyfrifoldebau a dyletswyddau'n fewnol a darparu fframwaith cyhoeddus i'r ffioedd sy'n debygol o godi.

2. Cwmpas

Mae'n bosibl y bydd y Brifysgol yn codi ffioedd mewn ymateb i geisiadau am wybodaeth yn unol â'r ddeddfwriaeth ganlynol:

• Rheoliad Cyffredinol Diogelu Data y DU
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004

3. Perthynas  â  Pholisïau sydd eisoes yn bodoli

Mae’r polisi hwn yn rhan o’r Fframwaith Diogelwch Gwybodaeth. Dylid ei ddarllen ar y cyd â’r Polisi Diogelwch Gwybodaeth.

Dylid darllen y polisi hwn ar y cyd â'r canlynol:

• Polisi Diogelu Data
• Polisi Rheoli Cofnodion

4. Datganiad Polisi

4.1 GDPR y DU

Fel arfer, dylid sianelu pob cais gan unigolion am fynediad at eu data personol at eu dibenion eu hunain drwy'r weithdrefn Cais ffurfiol am fynediad at ddata gan y testun oni bai bod maint a natur y wybodaeth yn golygu y gellir hwyluso hyn yn lleol. Os ydych yn ansicr, dylech geisio cyngor gan y Tîm Cydymffurfio a Risg, Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol.  Nid oes ffi o dan GDPR y DU am Geisiadau am fynediad at ddata gan y testun, ond gellir codi ffi resymol os yw cais yn amlwg yn afresymol neu'n ailadroddus neu lle gofynnir am gopïau pellach o ddata personol a ddarparwyd eisoes yn ddiweddar. Bydd y ffi hon yn ystyried costau gweinyddol.

4.2 Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000

i) O dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, gallai'r Brifysgol godi ffi am gostau sy'n gysylltiedig â chwilio am wybodaeth, a chael gafael ar wybodaeth nad yw yn y Cynllun Cyhoeddi, lle tybir bod hyn y tu hwnt i'r trothwy priodol. Caiff y trothwy priodol ei ddiffinio yn y rheoliadau ffioedd ategol, a chyfanswm o £450 ydyw ar hyn o bryd, neu 18 awr yn seiliedig ar gyfradd sefydlog o £25 yr awr fesul aelod o staff. Lle amcangyfrifir y bydd yn cymryd mwy na 18 awr i ganfod a/neu gael gafael ar yr holl wybodaeth y gofynnwyd amdani, mae'n bosibl y gofynnir i'r Ysgol/Adran(nau) sy'n rhoi'r amcangyfrif roi tystiolaeth neu ddadansoddiad manwl o'r costau chwilio i'r Tîm Cydymffurfio a Risg, Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol.

ii) Lle mae cais o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn mynd y tu hwnt i'r trothwy priodol, bydd y Tîm Cydymffurfio a Risg, Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol naill ai'n cyhoeddi hysbysiad ffioedd a/neu, ar ôl ymgynghori â'r Ysgol/Adran(nau) berthnasol lle bo angen, yn gwrthod y cais o dan Adran 12, ac yn rhoi cyngor i'r sawl a wnaeth y cais am beth sydd ar gael o dan y trothwy.

iii) Ni all y Brifysgol godi ffi am ryddhau gwybodaeth sydd yn ei Chynllun Cyhoeddi oni bai bod y Cynllun Cyhoeddi yn nodi bod ffi yn gysylltiedig â'r deunydd.  Rhaid i wybodaeth y mae'r Brifysgol yn bwriadu iddi fod ar gael i'r cyhoedd fel mater o drefn, gael ei chynnwys yn y Cynllun Cyhoeddi.  Gall yr Ysgol/Adran sy'n gyfrifol am gyhoeddi'r ddogfen gadw unrhyw ffioedd a godir yn y modd hwn.

4.3 Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004

O dan y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, gallai'r Brifysgol mewn theori godi ffi resymol am ddarparu gwybodaeth ar gais, heb unrhyw drothwy.  Fodd bynnag, bydd y gyfradd sefydlog sy'n berthnasol i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth yn cael ei defnyddio er mwyn sicrhau tryloywder a hwylustod.

4.4 Alldaliadau

Mewn perthynas â cheisiadau a wneir o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth neu'r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, gallai'r Brifysgol godi ffi resymol am alldaliadau.  Er mwyn hwylustod gweinyddol a bod yn gost-effeithiol, ni fydd y Brifysgol yn codi am alldaliadau lle amcangyfrifir eu bod o dan £10.

4.5 Crynodeb o'r Gyfundrefn Ffioedd

5. Cyfrifoldebau

5.1 Mae'n ofynnol i'r Brifysgol sefydlu polisi ffioedd mewn perthynas â'r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, a chyhoeddi'r polisi hwn.

5.2 Yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth yw'r Uwch Swyddog sy'n gyfrifol am gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth a chasglu unrhyw ffioedd cysylltiedig.

5.3 Yn unol â'r Polisi Diogelu Data, bydd yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth yn enwebu Swyddog Diogelu Data a fydd yn gyfrifol am weinyddu'r taliadau perthnasol.

6. Cydymffurfio

6.1 Dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau neu gwynion sy'n deillio o'r polisi hwn yn y lle cyntaf at y Tîm Cydymffurfio a Risg, Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol drwy ebostio inforequest@caerdydd.ac.uk

7. Diffiniadau allweddol

Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth fel y diffinnir ym Mholisi Diogelu Gwybodaeth y Brifysgol.

Rheoliadau Ffioedd fel y disgrifir yn Rheoliadau Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data (Terfyn a Ffioedd Priodol) 2004 http://www.legislation.gov.uk/uksi/2004/3244/contents/made