Datganiad Annibyniaeth ar gyfer yr Aelodaeth Leyg

Datganiad Annibyniaeth ar gyfer yr Aelodaeth Leyg

Cyflwyniad

Yn unol â Cham Gweithredu 5 Siarter Lywodraethu'r Prifysgolion yng Nghymru, mae'r Brifysgol wedi mabwysiadu'r diffiniad canlynol o annibyniaeth a'r canllawiau canlynol ar gyfer gweithredu dull cadarn o nodi a rheoli gwrthdaro buddiannau.

1. Diffiniad o Annibyniaeth

Mae annibyniaeth yn nodwedd y gall unigolion feddu arni ac yn elfen hanfodol o broffesiynoldeb ac ymddygiad proffesiynol. Mae'n cyfeirio at osgoi bod dan ormod o ddylanwad buddiant breiniedig a bod yn rhydd rhag unrhyw gyfyngiadau a fyddai'n atal cymryd camau gweithredu cywir. Mae’n golygu gallu ‘sefyll draw’ o ddylanwad amhriodol a bod yn rhydd rhag dylanwad rheolwyr, a gallu gwneud y penderfyniad cywir ar fater dan sylw heb iddo gael ei lygru.

2. Canllawiau ar Ddiffinio Annibyniaeth

Nodiadau

• Mae Statudau a Ordinhadau Prifysgol Caerdydd yn cyfeirio at lywodraethwyr annibynnol fel 'Aelodau Lleyg' [Statud I].  Mae'r canllawiau hyn yn defnyddio'r term 'llywodraethwyr annibynnol' i ddisgrifio Aelodau Lleyg.
• Mae'r canllawiau hyn yn atodol i'r darpariaethau presennol yn Statudau ac Ordinhadau’r Brifysgol sy'n ymwneud â diffiniadau o Aelodau Lleyg a rheoli gwrthdaro buddiannau. Fe'i dehonglir yn y cyd-destun hwnnw.
• Mae Prifysgol Caerdydd yn elusen gofrestredig ac felly mae llywodraethwyr hefyd yn ymddiriedolwyr. Defnyddir y term llywodraethwr yn y canllawiau hyn i olygu ymddiriedolwr hefyd.
• Ysgrifennydd a Chwnsler Cyffredinol y Brifysgol sy'n dal rôl Clerc y corff llywodraethu ym Mhrifysgol Caerdydd.  Dehonglir cyfeiriadau at y Clerc yn y canllawiau hyn fel Ysgrifennydd a Chwnsler Cyffredinol y Brifysgol.
• Er mai diben y canllawiau hyn yw rhoi arweiniad i lywodraethwyr annibynnol, bydd rhai agweddau hefyd yn berthnasol i staff etholedig a myfyrwyr-lywodraethwyr, er enghraifft datgan gwrthdaro buddiannau.

Diffinio Annibyniaeth

2.1  Dylai llywodraethwyr wneud cyfraniad creadigol i'r Bwrdd drwy ddarparu goruchwyliaeth annibynnol, arweiniad strategol a her adeiladol i’r rheolwyr gweithredol.

2.2  Rhaid i Lywodraethwyr beidio â chaniatáu iddynt eu hunain gael eu dal neu ddod dan ddylanwad gormodol pobl eraill sydd â buddiannau breiniedig neu sy’n gysylltiedig â’r Brifysgol fel y weithrediaeth neu reolwyr canol, neu’r undebau llafur. Mae angen i lywodraethwyr allu herio'n effeithiol ac yn adeiladol ac ni allant wneud hynny os oes ganddynt fuddiant breiniedig mewn mater sy'n cael ei drafod.

2.3  Mewn prifysgolion ystyr llywodraethwr annibynnol yw unrhyw berson a benodir i'r corff llywodraethu nad yw'n fyfyriwr cofrestredig nac yn aelod o staff y Brifysgol, nac yn berson o awdurdod lleol etholedig.  [Statud I]

2.4  Mae'n ofynnol i lywodraethwyr annibynnol ffurfio'r rhan fwyaf o'r corff llywodraethu fel y nodir yn nogfennau llywodraethu’r brifysgol. [Ordinhad 4]

2.5  Gan fod llywodraethwyr annibynnol yn allweddol i ennyn ymddiriedaeth y cyhoedd mewn Prifysgolion, mae cyfrifoldeb arnynt i fod yn dryloyw a dangos eu hannibyniaeth, er mwyn osgoi sgandalau a chyhuddiadau o weithredu er eu budd eu hunain.

3.Egwyddorion Annibyniaeth

3.1  Mae sawl amgylchiad a allai atal person rhag cael ei benodi'n aelod annibynnol (o gorff llywodraethu). Bydd angen i Bwyllgor Enwebiadau'r Corff Llywodraethu neu gorff cyfatebol, sydd â throsolwg o’r broses benodi, ystyried  y  ffactorau hyn.

3.2  Mae amgylchiadau o'r fath yn cynnwys pan fo person:

a. yn gyflogai i'r brifysgol neu i un o'i his-gwmnïau ar hyn o bryd neu yn ystod y 5 mlynedd diwethaf;

b. â neu wedi bod â pherthynas fusnes berthnasol â'r brifysgol o fewn y 3 blynedd diwethaf, naill ai'n uniongyrchol neu fel partner, cyfranddaliwr, cyfarwyddwr neu uwch weithiwr  i gwmni sydd â pherthynas o'r fath â'r brifysgol;

c. eisoes wedi gwasanaethu ar y corff llywodraethu o'r blaen;

d. yn cynrychioli rhanddeiliad arwyddocaol;

e. wedi derbyn neu'n derbyn tâl ychwanegol gan y brifysgol ar wahân i gydnabyddiaeth ariannol aelodau annibynnol (os yw'n berthnasol) a threuliau cyfreithlon;

f. yn cymryd rhan yng nghynllun cyflog y brifysgol sy'n gysylltiedig â pherfformiad;

g. yn derbyn pensiwn prifysgol;

h. sydd â chysylltiadau teuluol agos  gydag unrhyw un o gynghorwyr y brifysgol, aelod (o'r corff llywodraethu) neu uwch gyflogai i'r Brifysgol [h.y. aelod o Fwrdd Gweithredol y Brifysgol];

i. â chysylltiadau proffesiynol, masnachol neu bersonol sylweddol ag aelod arall (o'r corff llywodraethu); neu

j. yn penderfynu cynnal ymgynghoriaeth â thâl mewn busnes sy'n ymwneud mewn unrhyw ffordd â'r brifysgol yn ystod y cyfnod y bydd yn aelod (o'r corff llywodraethu);

3.3  Mae sawl amgylchiad, a nodir fel arfer gan ddogfennau llywodraethu prifysgol, sy'n atal person yn awtomatig rhag cael ei benodi'n aelod annibynnol (o gorff llywodraethu). Enghreifftiau yw staff cyfredol, myfyrwyr presennol a chyn ymddiriedolwyr sydd wedi gwasanaethu eu tymor hwyaf.

3.4  Pan fydd amgylchiadau o'r fath yn codi ar ôl i aelod annibynnol gael ei benodi, dylai ddatgan y rhain ar unwaith i Glerc y corff llywodraethu yn y lle cyntaf, a fydd yn rhoi cyngor ar unrhyw gamau i'w cymryd. (Gweler datgan buddiant isod ym mharagraff 4.2).

3.5  Pan fo unrhyw rai o'r amgylchiadau hyn neu amgylchiadau perthnasol eraill yn gymwys, ond bod y corff llywodraethu serch hynny o'r farn bod y llywodraethwr yn annibynnol, dylid rhoi esboniad clir.

4.Sicrhau Annibyniaeth

4.1.  Recriwtio a hyfforddi

4.1.1  Caiff llywodraethwyr annibynnol eu recriwtio trwy ddefnyddio prosesau sy'n glir ac yn dryloyw. Gellir targedu recriwtio yn unol ag anghenion penodol y corff llywodraethu (er enghraifft mewn perthynas â sgiliau a phrofiad, ac amrywiaeth) ond ym mhob achos bydd paneli recriwtio yn ymwybodol o'r angen i sicrhau bod llywodraethwyr newydd yn bodloni'r diffiniad o annibyniaeth a nodir ym mharagraff ... uchod.

4.1.2  Wrth ystyried ceisiadau a chyfweld â darpar lywodraethwyr newydd, bydd paneli recriwtio yn penderfynu a oes gan yr unigolyn unrhyw berthnasoedd neu statws a allai arwain at wrthdaro buddiannau neu deyrngarwch, fel y'u diffinnir yn yr Egwyddorion Annibyniaeth gan gynnwys bod yn gysylltiedig ag unrhyw uwch gyflogai i sefydliad sy'n cael mantais ariannol gan y Brifysgol (gweler troednodiadau 2 a 4).

4.1.3  Dylai paneli recriwtio ofyn am dystiolaeth bod unigolion:

a. yn dangos anhunanoldeb, uniondeb, gwrthrychedd, atebolrwydd, bod yn agored, gonestrwydd ac arweinyddiaeth;

b. yn mynd i allu herio'n effeithiol ac yn adeiladol;

c. yn mynd i allu 'sefyll draw' oddi wrth ddylanwad amhriodol a bod yn rhydd rhag cael eu dal gan reolwyr;

d. yn rhydd o fandadau ac unrhyw gyfyngiadau a fyddai'n atal camau gweithredu cywir.

4.1.4  Ar ôl cael eu penodi, bydd llywodraethwyr annibynnol newydd yn cael cyfnod ymsefydlu sy'n cynnwys ffocws ar bwysigrwydd annibyniaeth a gwrthrychedd, ac archwilio dulliau profi a herio. Wedi hynny, bydd gweithgareddau hyfforddi a datblygu yn cynnwys rhoi sylw pellach i'r themâu hyn fel y bo'n briodol.

4.2.  Datgan buddiannau

4.2.1  Mae prifysgolion hefyd yn elusennau ac mae eu llywodraethwyr yn ymddiriedolwyr elusennol. Yn ôl y gyfraith, mae'n ofynnol i Ymddiriedolwyr weithredu er budd gorau eu helusen yn unig. Gall cysylltiadau personol a phroffesiynol y Llywodraethwr, er y gallent fod yn dod â manteision i waith y brifysgol, arwain at wrthdaro buddiannau, y mae'n rhaid i lywodraethwyr ymateb iddo yn effeithiol.

4.2.2  Diffinnir gwrthdaro buddiannau gan y Comisiwn Elusennau fel unrhyw sefyllfa lle gallai buddiannau neu deyrngarwch personol ymddiriedolwr atal yr ymddiriedolwr rhag gwneud penderfyniad er budd gorau’r elusen yn unig. Mae gwrthdaro buddiannau fel arfer yn codi os oes budd ariannol neu fesuradwy posibl yn uniongyrchol i ymddiriedolwr, neu'n anuniongyrchol drwy berson cysylltiedig; neu os yw dyletswydd ymddiriedolwr i'r elusen yn cystadlu â dyletswydd neu deyrngarwch sy'n ddyledus ganddo i sefydliad neu berson arall.

4.2.3  Diffinnir gwrthdaro teyrngarwch gan y Comisiwn Elusennau fel gwrthdaro buddiannau sy'n codi oherwydd er nad yw'r ymddiriedolwr yr effeithir arno yn mynd i gael unrhyw fudd, gallai ei fuddiannau eraill ddylanwadu ar benderfyniadau'r ymddiriedolwr yn yr elusen. Gellir defnyddio'r term 'deuoldeb buddiannau’ hefyd i ddisgrifio'r sefyllfa hon. Yn unol â chanllawiau'r Comisiwn Elusennau, os nad yw gwrthdaro buddiannau o'r fath yn peri unrhyw risg neu risg isel i wneud penderfyniadau er budd gorau'r elusen, gall ymddiriedolwyr benderfynu y gall yr ymddiriedolwr yr effeithir arno gymryd rhan yn y broses o wneud penderfyniadau, ar ôl datgan y buddiant .

4.2.4  Rhaid i bob llywodraethwr, boed yn annibynnol neu wedi'i benodi o blith staff neu fyfyrwyr y brifysgol, geisio osgoi rhoi ei hun mewn sefyllfa lle mae gwrthdaro (gwirioneddol neu botensial) rhwng ei fuddiannau personol neu broffesiynol a'i deyrngarwch a'i ddyletswyddau i'r corff llywodraethu neu ei bwyllgorau. Ni ddylai ganiatáu i unrhyw wrthdaro buddiannau na theyrngarwch godi a allai ymyrryd ag ymarfer ei farn annibynnol.

4.2.5  I'r perwyl hwn, disgwylir i lywodraethwyr:

a. wneud datganiad blynyddol o fuddiannau i'r brifysgol ar ddechrau pob blwyddyn academaidd, gan ddarparu'r manylion y gofynnir amdanynt a defnyddio'r fformat a ragnodir gan y Clerc;

b. ceisio cymeradwyaeth ysgrifenedig gan y Cadeirydd cyn cymryd rhan mewn unrhyw weithgaredd allanol neu ddatblygiad busnes newydd a allai effeithio, naill ai'n uniongyrchol neu'n anuniongyrchol, ar waith y brifysgol;

c. hysbysu'r Clerc am unrhyw newidiadau i'w hamgylchiadau yn ystod y flwyddyn sy'n effeithio ar eu datganiad o fuddiannau;

d. ar ddechrau pob cyfarfod, nodi a hysbysu'r aelodau'n rhagweithiol am unrhyw eitem benodol y gall eu buddiannau datganedig gael effaith arni ac, os yw'n ofynnol gan y Cadeirydd, beidio â chymryd rhan yn y drafodaeth neu'r penderfyniadau perthnasol, neu adael y cyfarfod ar yr adeg briodol;

e. ar ddiwedd pob cyfarfod, datgan unrhyw fuddiannau sy'n gwrthdaro neu deyrngarwch nas rhagwelwyd sydd wedi codi yn ystod y drafodaeth;

4.2.6  Ym mhob achos pan fydd gwrthdaro wedi'i nodi mewn cyfarfod, bydd cofnodion y drafodaeth yn cofnodi'r broses a ddilynwyd a lefel y cyfranogiad a ganiatawyd.

4.2.7  Caiff cofrestr flynyddol o fuddiannau ei llunio gan y Clerc a'i chyhoeddi ar wefan y brifysgol.

4.3  Rôl y Clerc

4.3.1  Yn unol â Chod CUC, dylai pob llywodraethwr fod â mynediad annibynnol at gyngor a gwasanaethau Clerc sy’n gorfod sicrhau bod aelodau'r corff llywodraethu yn gwbl ymwybodol o'r rheolau, y rheoliadau a'r gweithdrefnau priodol. Dylai'r Clerc fod ar lefel ddigon uchel i sicrhau bod y corff llywodraethu a'r weithrediaeth yn gweithredu mewn ffordd sy'n cydymffurfio â rheoliadau'r brifysgol, ac yn ddigon annibynnol i roi her pan nad yw hynny’n wir.

4.3.2  Mae'r Clerc yn atebol am dynnu sylw'r Cadeirydd at faterion sy'n ymwneud ag annibyniaeth neu â gwrthdaro.

4.3.4   Yn unol â disgwyliadau Cod Rheolaeth Ariannol CCAUC, os oes gan y Clerc gyfrifoldebau sylweddol ar lefel uwch dîm gweithredol yn y brifysgol, mae'n rhaid i'r corff llywodraethu adolygu, o leiaf bob tair blynedd, a yw annibyniaeth safle’r Clerc mewn perygl o gael ei gyfyngu ac, os felly, a ddylid trosglwyddo'r rôl i rywun arall neu ychwanegu mesurau diogelu digonol i’r trefniadau presennol.

4.4  Adrodd blynyddol ar annibyniaeth

4.4.1 Bydd y brifysgol yn adrodd yn flynyddol, drwy ei hadroddiad blynyddol, ar sut y mae annibyniaeth ei llywodraethwyr annibynnol wedi'i dilysu a'i sicrhau.

4.5  Is-gwmnïau

4.5.1  O bryd i'w gilydd gall prifysgol benodi llywodraethwr i weithredu fel cyfarwyddwr un o'i his-gwmnïau , i gynrychioli buddiannau'r Brifysgol fel aelod neu gyfranddaliwr y cwmni hwnnw. Os yw'r cwmni hefyd yn elusen, bydd y cyfarwyddwr yn un o ymddiriedolwyr yr elusen. Mewn achosion o'r fath, gellir gweld bod gan yr aelod wrthdaro o ran teyrngarwch.

4.5.2  Yn ogystal â chyfraith elusennau, mae Deddf Cwmnïau 2006 yn nodi'r gyfraith sy'n ymwneud â gwrthdaro buddiannau sy'n effeithio ar gyfarwyddwyr. Mae'r gweithdrefnau cyffredinol ar gyfer rheoli gwrthdaro buddiannau (gweler uchod, paragraff 4.2) yn galluogi cyfarwyddwyr a benodir gan brifysgolion i gydymffurfio â'u dyletswyddau tuag at y brifysgol. Fodd bynnag, mae gan gyfarwyddwr a benodir gan brifysgol ddyletswydd statudol hefyd o dan gyfraith cwmnïau i osgoi sefyllfa lle ceir, neu lle y gall fod buddiant uniongyrchol neu anuniongyrchol sy'n gwrthdaro, neu o bosibl yn gwrthdaro, â buddiannau'r cwmni.

4.5.3  Mae gan lawer o gwmnïau eu codau ymarfer neu ymddygiad eu hunain, sy'n cynnwys polisïau i alluogi eu cyfarwyddwyr i gydymffurfio â'u dyletswydd statudol i osgoi gwrthdaro. Disgwylir i unrhyw gyfarwyddwr a benodir gan brifysgol naill ai gydymffurfio â pholisi'r cwmni y mae’n gyfarwyddwr arno; neu, os nad yw polisi o'r fath yn bodoli neu'n annigonol, i hysbysu’r brifysgol yn unol â hynny.

4.5.4  O dro i dro gall y dyletswyddau sydd gan gyfarwyddwr a benodir gan y brifysgol i'r brifysgol wrthdaro â'r dyletswyddau sy'n ddyledus i'r cwmni. Os yw cyfarwyddwr a benodwyd gan y brifysgol yn ansicr a yw sefyllfa benodol yn gyfystyr â gwrthdaro buddiannau, dylai drafod y mater gyda'r Clerc a, lle y bo'n berthnasol, ysgrifennydd y cwmni. Yn eithriadol, gellir ceisio cyngor cyfreithiol, ac efallai y bydd yn ofynnol i gyfarwyddwr a benodir gan y brifysgol ymddiswyddo fel cyfarwyddwr os na ellir rheoli'r dyletswyddau sy'n gwrthdaro er budd y brifysgol a'r cwmni.