Polisi Buddion Ymddiriedolwyr

1. Treuliau Ymddiriedolwyr

1.1 Ni thelir ymddiriedolwyr Prifysgol Caerdydd am fod yn ymddiriedolwyr.

1.2 Mae gan ymddiriedolwyr yr hawl i’w treuliau rhesymol gael eu talu o gronfeydd yr elusen. Dylid gwneud hawliadau am dreuliau ymhen 60 diwrnod i ddyddiad y gwariant/dyddiad dychwelyd, gan ddefnyddio ffurflen hawlio treuliau’r aelod lleyg a dylid eu hategu gyda biliau neu dderbynebau.  Nid yw slipiau cardiau credyd yn cael eu derbyn fel derbynneb, oni bai am dollau ffyrdd neu ffioedd rheilffordd danddaearol Llundain. Fel arfer, Ysgrifennydd y Brifysgol neu ddirprwy awdurdodedig fydd yn cymeradwyo treuliau ymddiriedolwyr.

1.3 Dylai aelodau gweithwyr y Cyngor a'i bwyllgorau gyflwyno hawliadau treuliau drwy Bolisi Teithio a Threuliau'r Brifysgol.

1.4 Bydd hawliadau am dreuliau’n talu am:

a) Y gost y cytunwyd arni ar gyfer teithio yn ôl ac ymlaen i gyfarfodydd ymddiriedolwyr, ac ar gyfer busnes a digwyddiadau ymddiriedolwyr sydd wedi'u cymeradwyo gan y bwrdd neu awdurdod dirprwyedig y Cadeirydd; gall hyn gynnwys cost defnyddio trafnidiaeth gyhoeddus, prisiau tacsi, hediadau, a lwfansau petrol hyd y lefel y bydd Cyllid a Thollau EM (CThEM) yn ei chaniatáu cyn y daw treth yn daladwy. Cludiant cyhoeddus yw'r dull cludiant a ffafrir lle bo modd.

Cyfraddau treuliau cytunedig y Brifysgol yw:

Milltiredd Blynyddol Cronnol	Car	Beic modur	Beic
Hyd at 10,000	45c	24c	20c
Yn fwy na 10,000	15c	24c	20c

Mae’n rhaid bod gan y gyrrwr y sicrwydd yswiriant cywir ar gyfer defnydd busnes ynghyd â MOT dilys (lle bo hynny'n berthnasol) a gallu dangos y ddogfennaeth berthnasol pan ofynnir iddo.  Ni fydd y Brifysgol yn ad-dalu costau ychwanegol ar gyfer sicrwydd yswiriant defnydd busnes.

Caniateir costau parcio rhesymol sy’n gysylltiedig â mynd i gyfarfodydd neu ddigwyddiadau ymddiriedolwyr neu ar fusnes ymddiriedolwyr a dylid eu hategu gyda derbynneb/prawf prynu. Cewch hawlio treuliau am daliadau tollau ffyrdd a thaliadau tagfeydd, a derbynnir efallai na fydd derbynebau ar gael ar gyfer yr eitemau hyn. Ni fydd y Brifysgol yn ad-dalu dirwyon neu droseddau gyrru.

Rhaid defnyddio tocyn Dosbarth Safonol ar gyfer pob taith trên.  Dim ond o dan amgylchiadau eithriadol neu argyfyngus y caniateir teithio Dosbarth Cyntaf – mewn achosion o'r fath bydd yn rhaid i Ysgrifennydd y Brifysgol gymeradwyo cais. Nid yw’n bosibl rhoi ad-daliad am gardiau rheilffordd.

Rydym yn annog yn erbyn teithio awyr o fewn y Deyrnas Unedig. Rhaid archebu dosbarth economi ar gyfer holl hediadau mewnol y DU a hediadau tramor lle mae'r amser hedfan yn 7 awr neu lai. Gellir hawlio mynediad at lolfa maes awyr am hyd at £40 y tro pan fydd hediadau’n cael eu gohirio am fwy na dwy awr neu pan fydd yr arhosiad rhwng hediadau yn fwy na dwy awr. Ni ellir hawlio cynhaliaeth ar ben mynediad at y lolfa. Ni fydd y brifysgol yn talu am eitemau sy'n cael eu hystyried yn dreuliau dewis personol (e.e. dewis seddi neu fagiau gormodol personol).

b) Ad-daliadau am gost prydau bwyd a gymerir tra ar fusnes yr elusen.

Gall costau gael eu had-dalu hyd at y terfynau isod ar gyfer bwyd a diod wrth deithio ar fusnes y Brifysgol am fwy na 4 awr. Mae'r cyfraddau hyn yn cynnwys cildyrnau a diodydd. Lwfans fesul diwrnod/rhan o ddiwrnod oddi cartref:

• 4-6 awr £10
• 6-12 awr £25
• 12-24 awr £40

Mae’r holl dipiau ac arian rhodd wedi’u cynnwys yn y cyfraddau cynhaliaeth. Gellir ad-dalu am dipiau hyd at 18%.

c) Cost cludiad post, mynediad at y rhyngrwyd a galwadau ffôn ar fusnes elusennol yn sgîl biliau wedi’u heitemeiddio.

d) Cludiant, cyfarpar neu gyfleusterau arbennig ar gyfer ymddiriedolwr ag anabledd.

e) Cost llety dros nos wrth fynd i ddigwyddiadau Prifysgol Caerdydd – dylid archebu llety dros nos drwy'r Tîm Llywodraethu Corfforaethol. £125 yw’r gyfradd uchaf a roddir fesul noson gan gynnwys brecwast, yr holl drethi a ffioedd yng Nghaerdydd.

2.  Taliadau neu Fuddion i Ymddiriedolwyr

2.1 Ar y sail na ddarperir y rhain at ddefnydd preifat ac y bydd yr ymddiriedolwyr yn cadw at bolisïau Prifysgol Caerdydd ynghylch eu defnydd, caiff Prifysgol Caerdydd drefnu bod eitemau neu wasanaethau ar gael at ddefnydd ymddiriedolwyr pan fydd y rhain yn cefnogi’r ymddiriedolwr wrth gyflawni ei ddyletswyddau.  Ymhlith enghreifftiau o’r rhain y mae (ond heb fod yn gyfyngedig i):

• Darparu cyfarpar TG
• Darparu man gweithio preifat ar y campws ar gyfer gweithgarwch sy’n ymwneud â’r ymddiriedolwyr

2.2  Os penderfynir bod cyfiawnhad drosto ac yn unol â chanllawiau’r Comisiwn Elusennol, ac yn amodol ar gymeradwyaeth gan y Cyngor, gellir darparu rhagor o fuddion i’r ymddiriedolwyr.

3.  Rhoddion a Lletygarwch

3.1 Gall ymddiriedolwyr gadw pob rhodd gwerth £35.00 neu lai gan sefydliadau neu unigolion allanol, p'un a roddir i gydnabod cyflwyniadau neu fel arall. Yn achos rhoddion â gwerth sy’n fwy na £35.00 awgrymir yr opsiynau canlynol:

• Rhannu’r anrheg gyda staff Prifysgol Caerdydd;
• Rafflo’r anrheg i gefnogi Prifysgol Caerdydd fel elusen;
• *Cadw’r anrheg a gwneud rhodd i Brifysgol Caerdydd sy'n adlewyrchu gwerth yr anrheg; neu
• Rhoi’r rhodd i elusen;

3.2 Dim ond os bydd cysylltiad uniongyrchol â threfniadau gweithio y dylid derbyn lletygarwch a gynigir ac y gellir dangos rheswm busnes dilys, er enghraifft:

• Presenoldeb neu siarad mewn cynhadledd, sy'n destun cynhaliaeth ategol,
• Teithio a llety (nid oes angen datgan hyn ar y gofrestr oni fydd rhodd yn cael ei derbyn);
• Mynd i gwrs hyfforddiant am ddim;
• Mynd i ginio neu swper gwaith; a
• Mynd i dderbyniad diodydd er mwyn rhwydweithio.

3.3  Dylai ymddiriedolwyr sy'n derbyn rhoddion neu letygarwch ddatgan hyn cyn gynted ag y bo modd ar ôl cynnig neu dderbyn rhoddion neu letygarwch. Mae’n rhaid i bob datganiad gael ei anfon, drwy e-bost, i'r Tîm Llywodraethu Corfforaethol lle y bydd cofnod o ddatganiadau yn cael ei gadw.  Dogfen flynyddol yw’r gofrestr a fydd yn cael ei chynnal a’i chadw fesul blwyddyn academaidd a bydd adroddiad amdani yn cael ei hanfon bob blwyddyn i'r Pwyllgor Llywodraethu.

3.4 Bydd yn rhaid i'r datganiad gynnwys yr wybodaeth ganlynol:

• Dyddiad cynnig y rhodd neu’r lletygarwch, a dyddiad y digwyddiad pan fo'n berthnasol;
• Enw, teitl y swydd a sefydliad y sawl sy’n derbyn / darparwr;
• Natur a diben y rhodd neu’r lletygarwch a gafodd ei dderbyn neu ei wrthod;
• Enw unrhyw sefydliad arall sy’n gysylltiedig;
• Amcangyfrif o’r gwerth.

3.5 Mae'n dderbyniol i'r Brifysgol roi rhoddion i Ymddiriedolwyr mewn amgylchiadau penodol, er enghraifft, i gydnabod cyfraniad penodol neu pan fyddant yn gadael y Bwrdd, yn unol â Pholisi Treuliau a Theithio’r Brifysgol.

3.6 Mae'n dderbyniol bod Prifysgol Caerdydd yn rhoi lletygarwch gyda chymeradwyaeth y Bwrdd neu'r Cadeirydd ymlaen llaw o ran ciniawau a/neu swperau gwaith ar gyfer llunwyr polisi, aelodau a rhanddeiliaid presennol a phosibl, yn ddarostyngedig i reswm busnes dilys.

3.7 Nid yw’n ofynnol i Ymddiriedolwyr ddatgan lluniaeth, ciniawau neu swperau sy’n cael eu darparu yng nghyfarfodydd y Cyngor, cyfarfodydd Pwyllgor a gweithgareddau cysylltiedig.

4. Taliadau i Ymddiriedolwyr a phersonau cysylltiedig ar gyfer gwasanaethau y tu hwnt i’r rhai bod yn ymddiriedolwr

4.1 Yn unol â Deddf Elusennau 2011, caiff Prifysgol Caerdydd, yn unol â chontract, dalu i ymddiriedolwr (neu berson cysylltiedig) am gyflenwi nwyddau neu wasanaethau y tu hwnt i ddyletswyddau arferol ymddiriedolwyr.

4.2 Mae contract o’r fath yn ddarostyngedig i gymeradwyaeth y Cyngor, gan gytuno’n y lle cyntaf bod angen y nwyddau neu’r gwasanaeth ar y Brifysgol, ei fod yn gyson â’r egwyddorion caffael, a’i fod er budd y Brifysgol y dylid gwneud hyn gyda’r person dan sylw.

4.3 Dylid dilyn gweithdrefn y Brifysgol i adnabod a rheoli gwrthdaro buddiannau os bydd gwrthdaro posibl yn cael ei adnabod.

4.4 Mae'r diffiniad o ' berson cysylltiedig' (connected person) a ddefnyddir at ddibenion y polisi hwn yn unol â geiriad Deddf Elusennau 2011 a. 118.

4.5 Ni fydd cyfanswm nifer yr Ymddiriedolwyr sydd naill ai'n derbyn taliad neu sy'n gysylltiedig â rhywun sy'n derbyn taliad byth yn fwy na lleiafrif.

Atodiad: Deddf Elusennau 2011 a.118 Ystyr “person cysylltiedig” (connected person).

(1) Yn adran 117 (2) ystyr  “person cysylltiedig (connected person) ”, mewn perthynas ag elusen, yw unrhyw berson sy'n perthyn i is-adran (2) -

• (a) ar adeg y drefniadaeth dan sylw, neu
• (b) ar adeg unrhyw gontract ar gyfer y drefniadaeth dan sylw.

• (2) Y personau yw—
• (a) ymddiriedolwr elusen neu ymddiriedolwr dros yr elusen,
• (b) person sy'n rhoddwr unrhyw dir i'r elusen (p'un a roddwyd yr anrheg ar adeg sefydlu'r elusen neu ar ôl hynny),
• (c) plentyn, rhiant, wyres, nain, daid, brawd neu chwaer unrhyw ymddiriedolwr neu roddwr o'r fath,
• (ch) swyddog, asiant neu gyflogai’r elusen,
• (d) priod neu bartner sifil unrhyw berson sy'n perthyn i unrhyw un o baragraffau (a) i (ch),
• (dd) person sy'n cynnal busnes mewn partneriaeth ag unrhyw berson sy'n perthyn i unrhyw un o baragraffau (a) i (d)
• (e) sefydliad sy'n cael ei reoli—
  • (i) gan unrhyw berson sy'n perthyn i baragraffau (a) i (dd), neu
  • (ii) gan ddau neu fwy o bersonau o'r fath gyda'i gilydd, neu
• (f) corff corfforaethol pan fydd gan—
  • (i) unrhyw berson cysylltiedig sy'n perthyn i unrhyw un o baragraffau (a) i (e) fuddiant sylweddol, neu
  • (ii) mae gan ddau neu fwy o bersonau o'r fath, gyda'i gilydd, fuddiant sylweddol.

(3) Mae adrannau 350 i 352 (ystyr plentyn, priod a phartner sifil, sefydliad rheoledig a buddiant sylweddol) yn gymwys at ddibenion is-adran (2).