Polisi Taliadau, Budd-daliadau a Threuliau Ymddiriedolwyr Prifysgol Caerdydd

Pwrpas a Chwmpas

1. Diben y polisi hwn yw nodi ar ba sail y gellir ad-dalu ymddiriedolwyr y Brifysgol (h.y. aelodau o Gyngor y Brifysgol) am dreuliau a gafwyd mewn cysylltiad â'u dyletswyddau neu y gellir derbyn rhoddion a lletygarwch.

2. Mae hefyd yn nodi'r sail y caniateir gwneud taliadau i 'bersonau cysylltiedig' eraill — gweler Atodiad 1 am ddiffiniad.

Perthynas â pholisïau eraill

3. Dylid darllen y polisi hwn ar y cyd â Rheoliadau Ariannol y Brifysgol a Pholisi Teithio a Threuliau'r Brifysgol.

Rolau a Chyfrifoldebau

4. Cyfrifoldeb Ysgrifennydd y Brifysgol yw:

a. sicrhau bod treuliau ymddiriedolwyr ac unrhyw daliad neu fudd-dal arall a roddir gan y Brifysgol i ymddiriedolwr mewn cysylltiad â'u dyletswyddau yn cydymffurfio â thelerau'r polisi hwn;

b. bod pob ymddiriedolwr yn cael ei atgoffa o'u rhwymedigaeth i ddatgan i Ysgrifennydd y Brifysgol unrhyw daliadau, rhoddion neu letygarwch cymwys yn unol â'r weithdrefn hon;

c. cynnal cofrestr o roddion, lletygarwch ac unrhyw daliadau cymwys eraill a ddatganir gan ymddiriedolwyr;

d. dychwelyd gwybodaeth am roddion ymddiriedolwyr, lletygarwch ac unrhyw daliadau cymwys eraill i'r Comisiwn Elusennau yn unol â'u rheoliadau a'u deddfwriaeth gymwys;

e. Sicrhau bod unrhyw daliadau a wneir i bersonau cysylltiedig yn cydymffurfio â thelerau'r polisi hwn.

5. Cyfrifoldeb holl Ymddiriedolwyr Prifysgol Caerdydd yw bod yn ymwybodol o delerau'r polisi hwn a chydymffurfio â hwy.

6. Cyfrifoldeb y tîm Llywodraethu Corfforaethol yw cysylltu â thîm Cyllid y Brifysgol i brosesu hawliadau treuliau ymddiriedolwyr yn unol â'r polisi hwn a Pholisi Teithio a Threuliau'r Brifysgol, i'r graddau y mae'r darpariaethau hynny'n berthnasol i ymddiriedolwyr.

Treuliau Ymddiriedolwyr

7. Ni thelir ymddiriedolwyr Prifysgol Caerdydd am fod yn ymddiriedolwyr.

8. Mae gan ymddiriedolwyr yr hawl i’w treuliau rhesymol gael eu talu o gronfeydd yr elusen. Dylid gwneud hawliadau am dreuliau ymhen 60 diwrnod i ddyddiad y gwariant/dyddiad dychwelyd,  a dylid eu hategu â biliau neu dderbynebau. Nid yw slipiau cardiau credyd yn cael eu derbyn fel derbynneb, oni bai am dollau ffordd neu ffioedd rheilffordd danddaearol Llundain.

9. Dylai aelodau lleyg ddefnyddio'r ffurflen hawlio treuliau Bydd treuliau’r  fel arfer yn cael eu cymeradwyo gan Ysgrifennydd y Brifysgol, neu ddirprwy awdurdodedig.

10. Dylai aelodau gweithwyr y Cyngor a'i bwyllgorau gyflwyno hawliadau treuliau Pholisi Teithio a Threuliau'r Brifysgol, drwy ddefnyddio SAP Concur.

11. Bydd hawliadau am dreuliau’n talu am:

a) Y gost y cytunwyd arni ar gyfer teithio yn ôl ac ymlaen i gyfarfodydd ymddiriedolwyr, ac ar gyfer busnes a digwyddiadau ymddiriedolwyr sydd wedi'u cymeradwyo gan y bwrdd neu awdurdod dirprwyedig y Cadeirydd; gall hyn gynnwys cost defnyddio trafnidiaeth gyhoeddus, prisiau tacsi, hediadau, a lwfansau petrol hyd y lefel y bydd Cyllid a Thollau EM (CThEF) yn ei chaniatáu cyn y daw treth yn daladwy. Cludiant cyhoeddus yw'r dull cludiant a ffefrir lle bo modd.

Cyfraddau treuliau cytunedig y Brifysgol yw:

Rhaid bod gan y gyrrwr y sicrwydd yswiriant cywir ar gyfer defnydd busnes ynghyd â MOT dilys (lle bo hynny'n berthnasol) a gallu dangos y ddogfennaeth berthnasol pan ofynnir iddo.  Ni fydd y Brifysgol yn ad-dalu costau ychwanegol ar gyfer sicrwydd yswiriant defnydd busnes.

Caniateir costau parcio rhesymol sy’n gysylltiedig â mynd i gyfarfodydd neu ddigwyddiadau ymddiriedolwyr neu ar fusnes ymddiriedolwyr a dylid eu hategu gyda derbynneb/prawf prynu. Cewch hawlio treuliau am daliadau tollau ffyrdd a thaliadau tagfeydd, a derbynnir efallai na fydd derbynebau ar gael ar gyfer yr eitemau hyn. Ni fydd y Brifysgol yn ad-dalu dirwyon neu droseddau gyrru.

Mae llogi beic yn draul dderbyniol pan gaiff hyn ei wneud at ddibenion busnes. Derbynnir efallai na fydd derbynebau ar gyfer y teithiau hyn ar gael.

Rhaid defnyddio tocyn Dosbarth Safonol ar gyfer pob taith trên.  Dim ond o dan amgylchiadau eithriadol neu argyfyngus y caniateir teithio Dosbarth Cyntaf – mewn achosion o'r fath bydd yn rhaid i Ysgrifennydd y Brifysgol gymeradwyo cais. Nid yw’n bosibl rhoi ad-daliad am gardiau rheilffordd.

Rydyn ni’n annog yn erbyn teithio awyr o fewn y Deyrnas Unedig. Rhaid archebu dosbarth economi ar gyfer holl hediadau mewnol y DU a hediadau tramor lle mae'r amser hedfan yn 7 awr neu lai. Gellir hawlio mynediad at lolfa maes awyr am hyd at £40 y tro pan fydd hediadau’n cael eu gohirio am fwy na dwy awr neu pan fydd yr arhosiad rhwng hediadau yn fwy na dwy awr. Ni ellir hawlio cynhaliaeth ar ben mynediad at y lolfa. Ni fydd y brifysgol yn talu am eitemau sy'n cael eu hystyried yn dreuliau dewis personol (e.e. dewis seddi neu fagiau gormodol personol).

b) Ad-daliadau am gost prydau bwyd a gymerir tra ar fusnes yr elusen.

Gall costau gael eu had-dalu hyd at y terfynau isod ar gyfer bwyd a diod wrth deithio ar fusnes y Brifysgol am fwy na 4 awr. Mae'r cyfraddau hyn yn cynnwys cildyrnau a diodydd. Lwfans fesul diwrnod/rhan o ddiwrnod oddi cartref:

4-6 awr £10

6-12 awr £25

12-24 awr £40

Mae’r holl dipiau ac arian rhodd wedi’u cynnwys yn y cyfraddau cynhaliaeth. Gellir ad-dalu am gildyrnau hyd at 18%.

c) Cost cludiad post, mynediad at y rhyngrwyd a galwadau ffôn ar fusnes elusennol yn sgîl biliau wedi’u heitemeiddio.

d) Cludiant, cyfarpar neu gyfleusterau arbennig ar gyfer ymddiriedolwr ag anabledd.

e) Cost llety dros nos wrth fynd i ddigwyddiadau Prifysgol Caerdydd – dylid archebu llety dros nos drwy'r Tîm Llywodraethu Corfforaethol. Y gyfradd uchaf fesul noson sy'n cynnwys brecwasta, yr holl drethi a ffioedd yng Nghaerdydd a gweddill y DU (ac eithrio Llundain) yw £125, a £190 yn Llundain.

Taliadau neu Fuddion i Ymddiriedolwyr

12. Ar y sail na ddarperir y rhain at ddefnydd preifat ac y bydd yr ymddiriedolwyr yn cadw at bolisïau Prifysgol Caerdydd ynghylch eu defnydd, caiff Prifysgol Caerdydd drefnu bod eitemau neu wasanaethau ar gael at ddefnydd ymddiriedolwyr pan fydd y rhain yn cefnogi’r ymddiriedolwr wrth gyflawni ei ddyletswyddau.  Ymhlith enghreifftiau o’r rhain y mae (ond heb fod yn gyfyngedig i):

• Darparu cyfarpar TG
• Darparu man gweithio preifat ar y campws ar gyfer gweithgarwch sy’n ymwneud â’r ymddiriedolwyr

13. Os penderfynir bod cyfiawnhad drosto ac yn unol â chanllawiau’r Comisiwn Elusennol, ac yn amodol ar gymeradwyaeth gan y Cyngor, gellir darparu rhagor o fuddion i’r ymddiriedolwyr.

Rhoddion a lletygarwch

14. Gall ymddiriedolwyr gadw pob rhodd gwerth £35.00 neu lai gan sefydliadau neu unigolion allanol, p'un a roddir i gydnabod cyflwyniadau neu fel arall. Yn achos rhoddion â gwerth sy’n fwy na £35.00 awgrymir yr opsiynau canlynol:

• Rhannu’r anrheg gyda staff Prifysgol Caerdydd;
• Rafflo’r anrheg i gefnogi Prifysgol Caerdydd fel elusen;
• Cadw’r anrheg a gwneud rhodd i Brifysgol Caerdydd sy'n adlewyrchu gwerth yr anrheg; neu
• Rhoi’r rhodd i elusen;

15. Dim ond os bydd cysylltiad uniongyrchol â threfniadau gweithio y dylid derbyn lletygarwch a gynigir ac y gellir dangos rheswm busnes dilys, er enghraifft:

• Presenoldeb neu siarad mewn cynhadledd, sy'n destun cynhaliaeth ategol,
• Teithio a llety (nid oes angen datgan hyn ar y gofrestr oni fydd rhodd yn cael ei derbyn);
• Mynd i gwrs hyfforddiant am ddim;
• Mynd i giniawau gwaith; a mynd i dderbyniad diodydd i rwydweithio.

16. Dylai ymddiriedolwyr sy'n derbyn rhoddion neu letygarwch ddatgan hyn cyn gynted ag y bo modd ar ôl cynnig neu dderbyn rhoddion neu letygarwch. Mae’n rhaid i bob datganiad gael ei anfon, drwy e-bost, i'r Tîm Llywodraethu Corfforaethol lle y bydd cofnod o ddatganiadau yn cael ei gadw.  Dogfen flynyddol yw’r gofrestr a fydd yn cael ei chynnal a’i chadw fesul blwyddyn academaidd a bydd adroddiad amdani yn cael ei hanfon bob blwyddyn i'r Pwyllgor Llywodraethu.

17. Bydd yn rhaid i'r datganiad gynnwys yr wybodaeth ganlynol:

• Dyddiad cynnig y rhodd neu’r lletygarwch, a dyddiad y digwyddiad pan fo'n berthnasol;
• Enw, teitl y swydd a sefydliad y sawl sy’n derbyn / darparu;
• Natur a diben y rhodd neu’r lletygarwch a gafodd ei dderbyn neu ei wrthod;
• Enw unrhyw sefydliad arall sy’n gysylltiedig;
• Amcangyfrif o’r gwerth.

18. Mae'n dderbyniol i'r Brifysgol roi rhoddion i Ymddiriedolwyr mewn amgylchiadau penodol, er enghraifft, i gydnabod cyfraniad penodol neu pan fyddan nhw’n gadael y Bwrdd, yn unol â Brifysgol, hyd at werth o £35. Mewn achosion o'r fath, mae’n rhaid i gais gael ei gymeradwyo gan Ysgrifennydd y Brifysgol.

19. Mae'n dderbyniol bod Prifysgol Caerdydd yn rhoi lletygarwch gyda chymeradwyaeth y Bwrdd neu'r Cadeirydd ymlaen llaw o ran ciniawau a/neu swperau gwaith ar gyfer llunwyr polisïau, aelodau a rhanddeiliaid presennol a phosibl, yn ddarostyngedig i reswm busnes dilys.

20. Nid yw’n ofynnol i Ymddiriedolwyr ddatgan lluniaeth, ciniawau neu swperau sy’n cael eu darparu yng nghyfarfodydd y Cyngor, cyfarfodydd Pwyllgor a gweithgareddau cysylltiedig.

Taliadau i Ymddiriedolwyr a phobl gysylltiedig am wasanaethau y tu hwnt i fod yn ymddiriedolwr

21. Yn unol â Deddf Elusennau 2011, caiff Prifysgol Caerdydd, yn unol â chontract, dalu i ymddiriedolwr (neu berson cysylltiedig) am gyflenwi nwyddau neu wasanaethau y tu hwnt i ddyletswyddau arferol ymddiriedolwyr.

22. Mae contract o’r fath yn ddarostyngedig i gymeradwyaeth y Cyngor, gan gytuno yn y lle cyntaf bod angen y nwyddau neu’r gwasanaeth ar y Brifysgol, ei fod yn gyson â’r egwyddorion caffael, a’i fod er budd y Brifysgol y dylid gwneud hyn gyda’r person dan sylw.

23. Dylid dilyn gweithdrefn y Brifysgol i adnabod a rheoli gwrthdaro buddiannau os bydd gwrthdaro posibl yn cael ei adnabod.

24. Mae'r diffiniad o 'berson cysylltiedig' (connected person) a ddefnyddir at ddibenion y polisi hwn yn unol â geiriad Deddf Elusennau 2011 a.118.

25. Ni fydd cyfanswm nifer yr Ymddiriedolwyr sydd naill ai'n derbyn taliad neu sy'n gysylltiedig â rhywun sy'n derbyn taliad byth yn fwy na lleiafrif.

Atodiad: Deddf Elusennau 2011 a.118 Ystyr “person cysylltiedig” (connected person)

(1)  Yn adran 117(2) ystyr “person cysylltiedig (connected person)”, mewn perthynas ag elusen, yw unrhyw berson sy'n perthyn i is-adran (2)-

(a) ar adeg y drefniadaeth dan sylw, neu

(b) ar adeg unrhyw gontract ar gyfer y drefniadaeth dan sylw.

(2)  Y personau yw—

(a) ymddiriedolwr elusen neu ymddiriedolwr dros yr elusen,

(b) person sy'n rhoddwr unrhyw dir i'r elusen (p'un a roddwyd yr anrheg ar adeg sefydlu'r elusen neu ar ôl hynny),

(c) plentyn, rhiant, ŵyr, wyres, nain, daid, brawd neu chwaer unrhyw ymddiriedolwr neu roddwr o'r fath,

(ch) swyddog, asiant neu gyflogai’r elusen,

(d) priod neu bartner sifil unrhyw berson sy'n perthyn i unrhyw un o baragraffau (a) i (ch),

(dd) person sy'n cynnal busnes mewn partneriaeth ag unrhyw berson sy'n perthyn i unrhyw un o baragraffau (a) i (d)

(e) sefydliad sy'n cael ei reoli—

(i) gan unrhyw berson sy'n perthyn i baragraffau (a) i (dd), neu

(ii) gan ddau neu fwy o bersonau o'r fath gyda'i gilydd, neu

(f) corff corfforaethol pan fydd gan—

(ff) unrhyw berson cysylltiedig sy'n perthyn i unrhyw un o baragraffau (a) i (e) fuddiant sylweddol, neu

(ii) mae gan ddau neu fwy o bersonau o'r fath, gyda'i gilydd, fuddiant sylweddol.

3  Mae adrannau 350 i 352 (ystyr plentyn, priod a phartner sifil, sefydliad rheoledig a buddiant sylweddol) yn gymwys at ddibenion is-adran (2).